交通系ICカードで交通費の精算を行う(交通費精算freee)

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対象プラン
  法人    ライト   ✓ ビジネス   ✓ エンタープライズ  
  個人    スターター    スタンダード   ✓ プレミアム  

交通費の精算は、移動経路や電車代を毎回調べる必要があるため煩雑になりがちです。

Androidアプリ「交通費精算freee」を利用すると、SuicaなどのICカードをタッチするだけで利用履歴を読み込み、そのまま経費精算を申請できますので、手間を大きく削減できます。

 

目次

 

交通費精算freeeについて

「交通費精算freee」は、Suicaなどの交通系ICカードをタッチするだけで交通費の精算ができるAndroidアプリです。

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例えば、以下のようなメリットがあります。

  • 交通系ICカードから経路・交通費の情報を読み取るため、交通費を自分で調べて手入力する必要がありません。
  • ICカードをかざすだけで各従業員のアカウントにログインできますので、共用のAndroid端末を1台用意すれば導入できます。
  • 各従業員の端末にインストールすることも可能で、そうすることで場所を選ばずに交通費精算の申請が可能です。

もちろん、申請内容は会計freeeの経費精算機能に自動で連携されますので、従業員に外回りが多くても管理者の方は簡単に経費精算を行うことができます。

 

事前に用意するもの

以下のものをご用意いただくことで経費精算freeeをご利用いただけます。

用意するもの

備考

NFC対応のAndroid端末

Android バージョン4.4 以上が搭載されている端末をご用意下さい。

端末は、会社共用のものでも、各従業員のものでも構いません。

アプリ「交通費精算freee」

ダウンロードはこちらから。

交通系ICカード
(または交通系ICカードがインストールされたモバイル端末)

2017年4月現在、動作を保証しているICカードは以下の通りです。

  • Suica(Apple Pay版を含む、モバイルSuicaを含まない)
  • PASMO
  • ICOCA
  • manaca
  • はやかけん

その他の交通系ICカードについては、動作保証の対象外となります。

従業員の会計freeeアカウント

管理者の方がこちらの手順でアカウントを発行できます。

 ※ダウンロードはこちらのQRコードを読み取ることでもできます。
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交通費精算の手順

ご利用のポイント

基本的に、ICカードは20件までしか利用履歴を保存できませんので、以下の手順で利用することをおすすめします。

  1. 利用履歴が20件以上たまる前に、ICカードの利用履歴を読み取る
  2. 申請を作成して、下書き保存する
  3. ふたたび利用履歴が20件以上たまる前にICカードを読み取り、下書きに申請内容を追加する
  4. 3を繰り返す
  5. 経費申請の締め切りまでに、下書きを編集・申請する

 

ICカードの利用履歴を読み取る

1.交通費精算freeeを起動します。

2.端末のFeliCa読み取り部分に、交通系ICカードを近づけて読み取らせます。

  • 通常、読み取り部分は端末の背面にあります。場所がわからない場合は端末の開発元へお問い合わせ下さい。
  • ICカードが金属に接していると読み取りづらい場合があります。
  • 端末がマナーモードではない場合、読み取り開始時に音が鳴りますのでご注意ください。

3.読み取り中になってからICカードを離さずに数秒待つと、読み取りが完了します。

  • 10秒以上経っても読み取りが完了しない場合は、ICカードを端末から離して、もう一度近づけてください。
  • それでも成功しない場合は、一度アプリを終了してから再度お試しください。

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4.今回のICカードを本端末に初めて読み取らせた場合は、従業員のアカウントIDとパスワードを入力してログインします。

  • この時、「次回からカードでログインする」にチェックを入れたままにしておくことで、同じ端末・同じICカードでの次回以降のログイン操作は不要になります。

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5.ログインに成功すると、そのICカードの利用履歴が一覧で表示されます。

  • ICカードの仕様上、読み取ることのできる利用履歴は20件までです。
  • ICカードの仕様上、利用した鉄道路線ごとに新しい利用履歴が記録されるため、乗り換えを行った場合は2つの利用履歴が作成されます
  • すでに申請に利用した利用履歴は、二重利用防止のため一覧に表示されません。もし表示させたい場合は、「申請済みの履歴も表示する」にチェックを入れることで表示できます。

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6.各行をタップして、経費として申請したい利用履歴を選択します。(複数選択可)
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申請を作成する

1.利用履歴を選択した状態で右下の赤い[+]ボタンをタップし、[申請を作成する]をタップします。
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2.申請日・申請経路・経費科目・承認社・申請タイトル・備考を入力し、下書き保存または申請をします。
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下書きに申請内容を追加する

1.ICカードを読み取り、ログインします。

2.利用履歴を選択した状態で右下の赤い[+]ボタンをタップし、[下書きに追加する]をタップします。
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3.利用履歴を追加したい下書きをタップすると、申請内容が追加されます。
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下書きを編集・申請する

1.ログイン後の画面で[下書き一覧]タブをタップし、編集・申請する下書きを選択します。

  • 下書きは、Web版の会計freeeの[取引]→[経費精算]メニューからも確認・編集できます。

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2.編集画面が開きますので、内容を編集後、以下のいずれかの操作を行います。

  • 下書きを削除する場合は、右上の[削除]ボタンをタップします。
  • 入力内容を申請せずに保存する場合は、右上の[下書き保存]をタップします。
  • 編集した内容で申請する場合は、[申請]ボタンをタップします。

 

操作を完了してログアウトする

操作が完了したら、右上の[完了]をタップし、ホーム画面(ICカードの読み取り画面)に戻ります。

ホーム画面に戻ると、自動的にfreeeからログアウトします。

 

その他の操作

事業所を切り替える

会計freeeにて複数の事業所に所属している場合は、画面上部の事業所名をタップすることで、事業所の切替ができます。
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ICカードとアカウントの連携を解除する

読み取りを行ったICカードとご自身の会計freeeアカウントの紐付けを解除したい場合は、画面左上の三本線アイコンをタップし、[アカウント連携の解除]をタップします。
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freeeサポートデスクに問い合わせる

画面左上の三本線アイコンをタップし、[要望・お問い合わせ・不具合報告]をタップすると、問い合わせの送信画面を開くことができます。
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