【Android】交通系ICカードで交通費の精算を行う

freee交通費精算について

「freee交通費精算」は、Suicaなどの交通系ICカードをタッチするだけで交通費の精算ができるAndroidアプリです。

　　

例えば、以下のようなメリットがあります。

• 交通系ICカードから経路・交通費の情報を読み取るため、交通費を自分で調べて手入力する必要がありません。
• ICカードをかざすだけで各従業員のアカウントにログインできますので、共用のAndroid端末を1台用意すれば導入できます。
• 各従業員の端末にインストールすることも可能で、そうすることで場所を選ばずに交通費精算の申請が可能です。

もちろん、申請内容はfreee会計の経費精算機能に自動で連携されますので、従業員に外回りが多くても管理者の方は簡単に経費精算を行うことができます。

※「freee交通費精算」と同様の機能は、2018年9月20日よりAndroid版freee会計アプリ内からもご利用いただけます。

事前に用意するもの

以下のものをご用意いただくことで経費精算をご利用いただけます。

※ ダウンロードはこちらのQRコードを読み取ることでもできます。

交通費精算の手順

ご利用のポイント

基本的に、ICカードは20件までしか利用履歴を保存できませんので、以下の手順で利用することをおすすめします。

1. 利用履歴が20件以上たまる前に、ICカードの利用履歴を読み取る
2. 申請を作成して、下書き保存する
3. ふたたび利用履歴が20件以上たまる前にICカードを読み取り、下書きに申請内容を追加する
4. 3を繰り返す
5. 経費申請の締め切りまでに、下書きを編集・申請する

ICカードの利用履歴を読み取る

1. 「交通費精算」画面を表示します（下の画像はfreee会計アプリからの操作画面）。
   • freee会計アプリの場合：
     freee会計アプリを起動し、画面左側のメニューから「交通費精算」をタップします
   • freee交通費精算アプリの場合：
     freee交通費精算アプリを起動します。
   
   ※ 手順2以降は両アプリともに共通の操作です。
2. 端末のFeliCa読み取り部分に、交通系ICカードを近づけて読み取らせます。
   
   • 通常、読み取り部分は端末の背面にあります。場所がわからない場合は端末の開発元へお問い合わせ下さい。
   • ICカードが金属に接していると読み取りづらい場合があります。
   • 端末がマナーモードではない場合、読み取り開始時に音が鳴りますのでご注意ください。
   • あらかじめ「設定」アプリ等から、Felicaの読み取りがONになっていることをご確認ください。
3. 読み取り中になってからICカードを離さずに数秒待つと、読み取りが完了します。
   
   • 10秒以上経っても読み取りが完了しない場合は、ICカードを端末から離して、もう一度近づけてください。
   • それでも成功しない場合は、一度アプリを終了してから再度お試しください
    
   
4. 今回のICカードを本端末に初めて読み取らせた場合は、画面右下の［ログイン］をタップし、続いて表示される画面にて従業員のメールアドレスとパスワードを入力（またはソーシャルログイン）します。
   「ログイン情報を端末に保存しますか？」メッセージが表示されたときに、［保存］をタップすることで、同じ端末・同じICカードでの次回以降のログイン操作は不要になります。　
   
5. ログインに成功すると、そのICカードの利用履歴が一覧で表示されます。
   
   • ICカードの仕様上、読み取ることのできる利用履歴は20件までです。
     
   • ICカードの仕様上、利用した鉄道路線ごとに新しい利用履歴が記録されるため、乗り換えを行った場合は2つの利用履歴が作成されます
     
   • すでに申請に利用した利用履歴は、二重利用防止のため一覧に表示されません。もし表示させたい場合は、画面右上のメニュー →［申請済みの履歴も表示］チェックボックスにチェックをつけることで表示できます。
6. 各行をタップして、経費として申請したい利用履歴を選択します。（複数選択可）
   

申請を作成する

【Android版 freee会計アプリから操作する場合】

1. 利用履歴を選択した状態で、画面右上の［登録］をタップします。
   
2.  申請タイトル・申請日・申請経路・承認者等の必要事項を入力し、画面右上の［下書き保存］をタップします。
   
3. 一旦、下書き保存した申請内容は、画面左側のメニュー［経費精算］→［下書き］タブに切り替えると確認をすることができます。申請内容を確認の上問題がなければ、画面下部「申請」ボタンをタップして経費申請を行います。
   　

【freee交通費精算アプリから操作する場合】

1. 利用履歴を選択した状態で右上の［登録］をタップし、［新規に申請を作成］をタップします。
   
   
2. 件名・申請日・申請経路・備考 等を入力し、右上の「下書き保存」または画面下部の「申請」ボタンをクリックします。
   
   ※ 部門など、freee交通費精算アプリでは入力できない項目について「入力項目の必須化を行う」設定をしていると、申請ができないケースがあります。その場合は下書きで保存して、web画面から再度申請を行っていただきます。

一度下書き保存した申請内容を編集する

下書き保存した交通費は、次のいずれかの方法で編集が可能です。

• WEB版 freee会計を使用する場合：
  操作方法は、「 下書きを編集して申請する場合 」のヘルプページをご覧ください。
• freee会計 アプリを使用する場合：
  操作方法は、本ページの「 【freee会計アプリを使用する場合】 」をご覧ください。
• freee交通費精算 アプリを使用する場合：
  操作方法は、本ページの「 【freee交通費精算アプリを使用する場合】 」をご覧ください。

【freee会計アプリを使用する場合】

1. 画面左側のメニュー［経費精算］→［下書き］タブを開き、編集する経費申請をタップします。
   
   
2. 編集画面が開きますので、内容を編集後、以下のいずれかの操作を行います。
   　※ 申請内容に明細を追加したい場合は画面下部の［経費明細を追加］をタップします。
   
   • 下書きを削除する場合は、画面下部の赤い［申請を削除］ボタンをタップします。
     
   • 入力内容を申請せずに保存する場合は、画面右上の［下書き保存］をタップします。
     
   • 編集した内容で申請する場合は、画面下部の青い［申請］ボタンをタップします。

【freee交通費精算アプリを使用する場合】

1. 利用履歴の画面で［下書き一覧］タブに切り替え、一覧から下書き保存した申請内容をタップすることで内容を編集することができます。
   
   
2. 編集画面が開きますので、内容を編集後、以下のいずれかの操作を行います。
   
   • 下書きを削除する場合は、画面下部の［申請を削除］ボタンをタップします。
     
   • 入力内容を申請せずに保存する場合は、画面右上の［下書き保存］をタップします。
     
   • 編集した内容で申請する場合は、画面下部の［申請］ボタンをタップします。

参考：双方のアプリを同時に使用する場合の申請の取扱いについて

双方のアプリをどちらも使用している場合であっても、「申請」した内容は二重申請（重複）することはありませんので、ご安心ください。

参考：よくある質問

• 読み取った利用明細は絞り込み表示できますか？
  • はい、できます。
    読み取り後の画面 右上の［絞り込み］アイコンから「平日のみ」または「未利用の明細のみ」での絞り込みが可能です。
    
    
• 表示されるはずの利用履歴が表示されなくなりました。
  • 絞り込みが有効になっているため、一部の利用明細が表示されていない可能性があります。
    読み取り後の明細一覧画面 右上の［絞り込み］をタップし、絞り込みを無効にしてみましょう。
• ICカードの履歴のうち読み取り対象となるものは何ですか？
  • 電車、バスの利用履歴のみがfreeeに取り込まれます。
    次の利用履歴は読み取り対象外であったり、正しく読み取れない場合がありますので、ご留意ください。
    • タクシーを利用した場合
    • 物販購入した場合
    • ICカードへのチャージを行った場合
    • 後払い方式を採用している交通系ICカードで後払い利用した場合
      ※ 後払い利用部分は仕様上「0円」の扱いとなるため、正しく交通費精算に利用することができません。
      「 同期対応口座一覧 」に掲載のある交通系ICカードの場合、代わりに明細を同期させて取引登録することが可能です。
      
      
• 同日で複数の利用履歴があった場合は合算して取り込まれますか？
  • いいえ、1履歴ごとに経費明細が作成されます。そのため、同日の利用履歴が複数存在する場合であっても、合算して取り込まれることはありません。
    
    
• 複数の利用明細を取り込んだときに、経費科目を利用明細ごとに個別指定することはできますか？
  • いいえ、取り込んだ複数の利用明細に対しては単一の経費科目のみ設定可能です。