顧問先の仕訳編集をロックする(アドバイザー確認)

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顧問先が記帳した内容をチェックする際、その仕訳に「アドバイザー確認済み」という印をつけておくことで、顧問先の編集をロックすることができます。

これにより、記帳内容を確認している間に記帳内容が変わっていたということがなくなるため、確実・効率的に確認作業をすることができます。

※「アドバイザー確認」機能をONにした顧問先の事業所は、「仕訳承認フロー」機能もONになりますのでご注意ください。

 

目次

 

アドバイザー確認機能について 

「アドバイザー確認」機能とは

「アドバイザー確認」機能は、特定の仕訳を顧問先が編集できないようにする機能です。

仕訳を「確認済み」にすることで、顧問先側では以下のような挙動になります。

  • 確認前の仕訳と確認済みの仕訳の、レポート・帳簿への反映内容は同じです。
  • 確認済み仕訳を含む取引の修正ができなくなります。修正しようとすると、エラーが表示されます。

  

「アドバイザー確認」と「仕訳承認フロー」機能の連動

アドバイザー確認機能は、顧問先が利用する「仕訳承認フロー」機能と連動しています。

  • 「アドバイザー確認」機能をONにした顧問先の事業所は、「仕訳承認フロー」機能もONになります。
  • 「アドバイザー確認」機能をOFFにすると、「仕訳承認フロー」もOFFになります。
  • 顧問先が「仕訳承認フロー」機能のON/OFFを切り替えた場合も、「アドバイザー確認」は連動してON/OFFが切り替わります。

 

仕訳の承認ステータスによる挙動

承認ステータスごとの挙動の違いは以下のとおりです。

分類 項目 承認ステータス名
表示名 アドバイザーのログイン時 未登録 未確認 確認済み
顧問先のログイン時 登録済み
反映先 取引の一覧・口座振替の一覧
各レポート
(収益/費用/損益/売掛/買掛/現預金/資金繰り)
会計帳簿
(日次残高推移/月次推移/試算表/総勘定元帳/仕訳帳/決算書類)
×
編集・削除 顧問先の「取引登録のみ」権限メンバー × ×
顧問先の「一般」権限メンバー ×
顧問先の「管理者」権限メンバー ×
認定アドバイザー

なお、編集・削除ができないメンバーが仕訳を編集・削除しようとすると、「登録済み(または確認済み)の取引を更新することはできません。」というエラーが表示され、編集・削除が拒否されます。

 

仕訳が作成された時点の承認ステータス

アドバイザー確認機能が有効になっている場合、作成者や作成方法によって、仕訳の作成時点での承認ステータスが変わります。

作成方法 作成される仕訳の承認ステータス
顧問先の「取引登録のみ」権限メンバーが作成 未登録
顧問先のカスタム権限(「閲覧のみ」をコピーして作成したもの)メンバーが作成 未登録
顧問先の「一般」権限メンバーが作成 未確認(登録済み)
顧問先の「管理者」権限メンバーが作成 未確認(登録済み)
顧問先のカスタム権限(「閲覧のみ」以外をコピーして作成したもの)メンバーが作成 未確認(登録済み)
認定アドバイザーが作成 未確認(登録済み)
自動登録ルールによって作成(「自動で経理」の自動登録) 未確認(登録済み)
取引が直接作成される連携サービスによって作成(Airレジ、Amazonセラーセントラルなど) 未確認(登録済み)

 

機能を有効にする

1.[顧問管理]→[顧問先一覧]を開きます。

2.顧問先の一覧が表示されますので、「アドバイザー確認」列の[有効]ボタンをクリックし、本機能を有効にします。 
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※右にある[ログイン]ボタンをクリックすると、そのまま顧問先にログインできます。

 

仕訳の確認済み/未確認を切り替える

本機能を有効にした事業所にログインしたら、[レポート]メニューの[仕訳帳]画面から、仕訳の確認済み/未確認を切り替えることができます。

  • 条件を入力して絞り込んだあとに[一括で確認をする][一括で未確認にする]ボタンをクリックすると、条件に一致するすべての仕訳のステータスを切り替えることができます。
  • 各仕訳の「アドバイザー確認」列にあるボタン・リンクをクリックすると、1つずつ確認済み/未確認を切り替えることができます。

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機能を無効にする

未登録・未確認の仕訳が残っているとアドバイザー確認機能は無効にできませんので、以下の手順で無効にします。

  1. すべての仕訳を「確認済み」の状態にします。
  2. [顧問管理]→[顧問先一覧]を開きます。
  3. 顧問先の一覧が表示されますので、「アドバイザー確認」列の[無効にする]ボタンをクリックし、本機能を有効にします。

 


参考:顧問先との契約を解約した場合の注意事項

顧問先との契約を解約した場合は、すべての仕訳を「確認済み」の状態にしてから、顧問先のアドバイザー確認機能を無効にしてください。

認定アドバイザーの方がメンバーから削除されると、「アドバイザー確認」および「仕訳承認フロー」機能が有効のままになってしまうためです。