独自の承認・申請フォームを作成し利用する(各種申請)

機能の概要

各種申請機能は、稟議書に代表されるように社内の申請から承認までのフローに柔軟に対応するための機能です。

社内の承認フローにおいてよく使う申請内容に応じたフォームをあらかじめ作成することができ、申請者はそのフォームを用いて申請を行うことができます。

申請フォームの設定

申請フォームは「項目」と「入力形式」を組み合わせて作成することができます。
※ 既存の申請フォームをコピーして、新たにフォームを作成することもできます。

例えば、以下のように項目として「出張先のクライアント名」を設定したり、入力形式として「金額」を設定することができ、申請者が迷うことなく項目に適した入力形式により入力を行うことができます。

申請フォームの新規作成

具体的には以下の手順で申請フォームを作成することができます。

1. ［設定］メニュー →［申請フォームの設定］をクリックします。
2. ［各種申請］タブを選択後、［新しい申請フォームを作成］ボタンをクリックし、「稟議書」「購買申請」「出張申請」「交際費申請」「押印申請」「契約申請」の各種テンプレート もしくは ［新規作成］から作成します。
3. 各項目についての名称と入力形式を指定してフォームを作成します。
   
   

   この際、項目は任意に設定することができますが、入力形式は予め指定できるものが以下のとおり決まっています。
   

   入力形式の名称	説明	補足
   申請タイトル	[必須項目] フォームを作成するにあたって必ず設けなければ行けない入力形式です。あらかじめ項目として設定されています。	あらかじめ項目として設定されていますが、この入力形式に対応する項目名は任意に適当な名前を付ける必要があります。
   自由記述形式1行	申請者が自由に入力できる形式のうち1行での記述に限定したもの。	URLを入力するとハイパーリンクが生成されます。
   自由記述形式複数行	申請者が自由に記述でき、また行数も複数行で記述ができる	URLを入力するとハイパーリンクが生成されます。
   プルダウン	選択肢をあらかじめ設けておき申請者がそれらから選択する形式	-
   日付	日付での入力が求められる形式	-
   金額	金額での入力が求められる形式	［合計金額の計算に含む］を選択することで「合計金額」欄がフォームの末尾に追加され、金額合計が自動計算されます。
   添付ファイル	申請にあたって参考ファイル等を添付させる形式	申請時の添付ファイルはファイルボックスにアップロードしたものを選択できます。
   部門タグ	部門タグを一覧から選択する形式	選択した部門は関連づけた経費精算に引き継がれます。
   取引先タグ	取引先タグを一覧から選択する形式	選択した取引先は関連づけた支払依頼に引き継がれます。引継元となる取引先に口座情報が含まれていた場合は、支払依頼の口座情報に転記されます。

   【入力の必須化】

   各項目については、「必須」にチェックを付けることで必須であるかどうかを指定することができます。

   

    各項目については、「必須」にチェックを付けることで必須であるかどうかを指定することができます。

   また各項目について「追加説明を設定」することで、申請者が入力する際の入力項目への説明文を補足することができます。

   基本設定

   【申請の使用】
   「各種申請」を新規作成した際に、このフォームを使用できるようにするには［使用する］を選択します。
   

   【表示順】
   1以上の整数を指定することにより、「申請を作成する」画面 や 「申請フォームの設定」画面におけるフォームの表示順序を任意に指定することができます。小さい数字であるほど順序は上から配置されます。

   【申請での共有先追加】
   このフォームの申請者が、申請内容を承認者以外のユーザーへ共有できるようにする場合は［使用する］を選択します。
   ※ 設定を変更しても、一度共有された申請は共有され続けます。

   

   経路の設定

   【申請経路の適用】
   このフォームで使用する申請経路を選択します。
   また、各種申請の場合は「申請経路の設定」で設定済みの申請経路のみが選択できます。

   【基本経路】
   選択された申請経路のうち、デフォルトで使用する申請経路を設定することができます。
   ※申請経路の設定で設定を行った後は、［］ボタンを押して最新の経路を反映してください。
   
   

4. 作成後、画面最下部の［保存］ボタンをクリックします。

   後から修正したい箇所がある場合は、「申請フォームの設定」画面から作成されたフォームの詳細画面を開き、［編集］ボタンをクリックすると各種項目の編集を行うことができます。
   
   

申請フォームを利用した申請

申請は以下の手順で行います。

1. 「申請」メニュー →「各種申請」から申請画面を開きます。
   
2. ［＋申請を作成］ボタンをクリックします。
3.  申請に使用するフォームの行をクリックします。
   ※ 申請フォームの名前・説明で検索することもできます。
4.  選択した申請フォームの必要項目を入力します。
   
   
5. ［申請経路］や［承認者］を選択し、［申請］ボタンから申請を行います。
   ※ 後から申請を行う場合は、［下書き保存］ボタンから内容の一時保存を行うことができます。
   
   
6. 申請後、承認者からの「承認」や「差戻し」などのアクションを待ちます。承認ステータスとしては、以下のステータスがあります。

   ステータス	説明
   承認	申請を承認する際に行う
   却下	申請を認めず却下する際に行う
   差戻し	申請者に確認事項などがある場合に、再度内容を補足してもらうために戻すために行う ※ 申請経路において「管理者」権限を有するメンバーのみ行うことができます。

承認を行う

承認者として指定されたメンバーは、申請を承認・却下などのアクションを行うことができます。

操作手順は次のとおりです。

1. ［申請］メニュー →［各種申請］をクリックします。
2. 各種申請画面の［申請・承認一覧］タブから、承認を行う申請の行をクリックします。
   
3. 詳細画面で申請内容を確認し、状況に応じて画面下部に表示された各ボタンをクリックします。
   
   
   • 申請内容を認める場合：
     ［承認］ボタンをクリックします。
     ※ 代理承認する場合には［代理承認する］ボタンをクリックします。
   • 申請内容に不備があり、一旦申請者に戻す場合：
     ［差戻し］ボタンをクリックします。
   • 申請内容を認めない場合：
     ［却下］ボタンをクリックします。

申請後のステータスの確認

申請フォームを利用後、申請や承認の操作が承認者により行われると、申請者のアカウントの登録アドレス宛にメールが届きます。そのメール内には、承認、却下、差戻しのいずれかのステータスが記載してあります。

また、ログイン後「申請」メニュー →「各種申請」から各申請内容についてのステータスが確認できます。

なお、承認/差戻しは、以下のいずれかのメンバーが行うことができます。

• 申請経路で次の承認者として指定されているメンバー（※1）
• 申請者以外の「管理者」権限を持つメンバー（代理承認 ※2）

※1 承認の取り消し、または却下から差戻しに変更を行うには、「管理者」権限を有している必要があります。

※2 2017年9月より、自分が申請した「申請経路を指定していない申請」は、自身で承認できなくなりました。自己承認をする場合は、申請経路でご自身を承認者に指定します。

承認された各種申請から支払依頼等を作成する

承認された各種申請から行える操作は、以下7つあります。

1. 経費精算を作成する（→ 経費精算選択画面へ遷移）
2. 支払依頼を作成する（→ 支払依頼選択画面へ遷移）
   （※支払依頼を作成してから、各種申請に紐付けることもできます。詳細は申請の「経理担当者に支払を依頼する（支払依頼）」をご覧ください。）
3. 各種申請を作成する（→各種申請選択画面へ遷移）
4. 購買申請を作成する（→ 購買申請選択画面へ遷移）
5. 取引を作成する（→ 取引登録選択画面へ遷移）
6. 振替伝票を作成する（→ 振替伝票選択画面へ遷移）
7. 契約書をfreeeサインで送信する（詳細は「各種申請で承認された契約書をfreeeサインで送信する」のヘルプページをご覧ください）

承認された各種申請には、詳細画面の上部に行う操作を選択するドロップボックスが表示されます。
行う操作を選択して［作成］ボタンをクリックします。

例えば、[取引]を選択した場合、下図のように取引の登録画面へ遷移し、新たな取引として登録することができます。

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参考：各種申請の履歴情報をCSV出力する

各種申請の申請の履歴情報を、CSV出力することが可能です。
詳細は「各種申請のCSVエクスポート」をご覧ください。

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参考：申請フォームの並び替えをする

申請フォームは並び順を任意に入れ替えることができます。
これにより申請者や管理者が任意の並びで申請フォームを使用しやすくなります。
「表示順」は整数値（「1」以上：数値が小さい順に上から表示）で指定します。

新規に申請フォームを追加するとき
［新しい申請フォームを作成する］ボタンをクリックし、作成したいフォームを選択します。
その後、フォーム画面下部の［表示順］項目で整数値を指定します。

既存の申請フォームを編集するとき
任意の申請フォームを選択し、［編集］ボタンをクリックします。
その後、フォーム画面下部の［表示順］項目で整数値を指定します。

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参考：各申請フォームごとの基本経路を設定する

各申請フォームごとにデフォルトの経路（基本経路）を指定することができます。
これにより申請経路選択の手間やミスを減らすことが可能です。
詳しくは「申請フォームの基本経路設定」をご覧ください。

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参考：2022年4月以降の「申請日」の取り扱いについて

2022年4月から 申請時点の日付が自動的に「申請日」として記録 されるようになります。
これにより、「申請日」を内部統制上 信頼できる情報として取り扱いできるようになります。

「申請日」について、その仕様や挙動の詳細は次のとおりです。

• 申請者が［申請］ボタンがクリックしたとき：
  当該ボタンをクリックした時点の日付を、自動的に「申請日」として記録します。
• 申請者が申請内容を下書き状態にしているとき：
  申請一覧画面では「申請日」が空欄となります。