見積書・納品書・請求書・発注書作成を承認制にする

概要

エンタープライズプランおよびプロフェッショナルプランでは、作成者が請求書や見積書を作成後、承認者の承認を得てからはじめて発行することができるようなフローの構築をすることができます。

このフローにより承認を受けずに請求書等を発行することができなくなり、上長の承認を得てはじめて請求書等の発行ができます。

このページでは請求書を例に作成から申請し、承認後発行するまでの流れを説明します。他の書類(見積書等)でも申請～承認・発行までの手順は同様です。以下の図をご参照ください。

承認制の有効 / 無効を切り替える

承認制の有効化・無効化は［設定］→［事業所の設定］の「請求書設定」タブより行ないます。

1. 請求書作成〜申請する

請求書作成後、画面左上の「申請する」ボタンから承認の申請をします。

請求書作成についてはこちらのヘルプを参照。

申請画面で承認者を指定し、「申請タイトル」「申請日」を入力し「申請する」ボタンをクリックします。

その際に「備考」は必要に応じて入力します。

2. 承認・差戻し・却下する

承認者として指定されたメンバーは、「承認する」・「申請を差し戻す」・「却下する」からアクションを選択することができます。

承認の際に、不明点がある場合などは申請者に対してコメントを残すことができます。

3. 請求書を発行する

請求書を承認後、請求書を発行します。

請求書が発行された状態になると、画面上部のボタンからメール送信や郵送、請求書の出力などの操作をすることができます。

発行後の請求書を差し戻す（修正する）

承認済みや発行済みの請求書を差し戻すには、以下の手順を踏む必要があります。

1. 画面左上に「送付待ちにする」ボタンがある場合は、現在「送付済み」状態です。「送付待ちにする」ボタンをクリックして、「送付待ち」状態に戻します。
   
   
2. 画面左上のボタンが「送付済みにする」に変わり、「送付待ち」状態になりました。
   次に、取引を削除します。
   
   
3. 取引が削除されたので、「発行」ボタンが現れました。さらに、承認を取り消します。
   ※管理者権限、もしくは管理者がコピー元のカスタム権限を付与されている必要があります。
   
4. 手順1〜手順3の操作により、請求書は差戻し状態になります。

承認制の請求書を削除する

差し戻しになった請求書や承認された請求書を削除できるのは、「削除」権限を有する「申請者」のみです。

管理者権限をお持ちの方、差し戻しにされた方、承認された方であっても承認制の請求書を削除することはできません。