見積書・納品書・請求書を作成する

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会計freeeの請求書機能は、クラウド会計ソフトならではの便利な機能を備えています。

  • 請求内容を自動で帳簿付け
  • 見積書・納品書の作成
  • freeeの画面上でメール送信
  • 請求内容への入金をカンタン登録

freeeで請求書類を作成して、会計業務をさらに効率化しましょう。

 

目次



見積書・納品書・請求書の作成手順

見積書・納品書・請求書は同時に自動作成されていましたが、2016年1月より、それらを別々に作成できるようになりました。

また、作成した見積書は納品書または請求書に、納品書は請求書に、それぞれ変換できます。

新規作成する場合

1.[設定]→[事業所の設定]から請求書の共通設定を行います。(詳しくはこちら

2.[取引]メニューから、[見積書][納品書][請求書][発注書]のいずれかをクリックします。

3.クリックした書類の一覧が表示されますので、画面上部にある作成ボタンをクリックします。


4.各項目を入力し、画面下部の確認ボタンをクリックします。(入力内容の詳細はこちら


5.作成される書類の内容が表示されますので、内容や見た目に問題がないか確認します。

6.画面上部または下部の保存ボタンをクリックすると、書類が作成されます。
内容を修正したい場合は[修正する]をクリックします。

請求書の場合は、[請求書保存と取引登録]をクリックすると、同時に請求内容の取引(未決済の収入取引)も登録されます。
取引を登録せずに請求書だけ作成したい場合は、[請求書のみ保存]をクリックします。


7.作成した書類の内容が表示されます。
この画面で、書類の編集・出力・メール送信・郵送などを行うことができます。(詳しくはこちら

 

見積書・納品書を納品書・請求書に変換する

見積書を送付した案件が受注して商品を納品する場合や、納品書を送付後に料金を請求する場合などに、見積書・納品書を納品書・請求書に変換できます。

1.[取引]→[見積書・納品書・請求書]を開きます。

2.変換したい書類が格納されているタブを開き、変換したい書類の行をクリックします。


3.右上の変換ボタンにカーソルを合わせると変換の選択肢が表示されますので、任意のものをクリックします。


4.選択した書類の種類に応じて編集画面が開きますので、必要であれば内容を修正し、画面下部の確認ボタンをクリックします。

5.作成される書類の内容が表示されますので、内容や見た目に問題がないか確認し、保存ボタンをクリックします。

 

取引から請求書を作成する

請求書は、すでに登録している取引(未決済の収入取引)から作成することもできます。

1.[設定]→[事業所の設定]から請求書の共通設定を行います。(詳しくはこちら

2.[取引]→[取引の一覧]から未決済の収入取引を選択して詳細を開きます。

3.[請求書を作成する]をクリックすると、その取引の内容を反映した請求書の作成画面が開きます。


4.以降の手順は、新規作成する場合の4以降と同様です。



書類の入力項目について

デザインの設定

1

社印・ロゴの設定

請求書の設定画面を開き、印字する社印・ロゴなどを設定できます。

2

レイアウトを変更する

freeeであらかじめ用意されているテンプレートから、お好きなレイアウト(デザイン)を選択できます。

※ 封筒レイアウトは、横長の一般的な窓付き封筒に三つ折で封入すると窓から宛先が確認できるレイアウトです。

 

基本情報

1

請求書番号
(または見積書・納品書番号)

書類を管理するための番号を設定します。

2

取引先

書類の送付先を指定します。

文字を入力すると、設定画面で登録した取引先が候補として表示されます。

この時、新規に追加したい取引先名を入力して追加することもできます。

3

敬称

取引先名に付ける敬称を、様・御中・敬称なしから選択できます。

4

請求日
(または見積日・納品日)

見積・納品・請求を行う日付を指定します。

請求書の場合は、ここで入力した日付が請求書と同時に登録される取引の発生日になります。

5

決済期日
※ 請求書のみ

請求内容の支払期日を指定します。

ここで入力した日付は、請求書と同時に登録される取引の決済期日にもなります。

6

概要

書類の管理用のメモです。何の案件の書類なのかを一覧で表示したい場合は入力します。
※ 書類には印字されず、書類一覧でのみ表示されます。

 

追加情報

1

取引先詳細

書類の宛先に部署名や担当者名を追加したい場合は入力します。

取引先の設定画面であらかじめ営業担当者名を入力しておくと、その情報が自動で転記されます。

2

売上計上日
※ 請求書のみ

請求日とは別の日付を売上の計上日(取引の発生日)にしたい場合は、この日付を変更します。

 

見積・納品・請求する内容

1

詳細

見積・納品・請求する内容の詳細(品名)を入力します。

一番下の「+」をクリックすると行を追加できます。

2

数量

「数量」×「単価」が自動で計算され「金額」として表示されます。

無料のものがある場合は「単価」を0円にできます。

3

単位

4

単価

5

金額

6

行の種類

行に入力する内容に応じて、行の扱い(種類)を以下の中から選択することができます。

  • 通常:通常の行
  • 源泉税(個人事業主のみ利用可):源泉所得税を他の合計金額から自動計算して控除したい場合に選択(一部の項目だけを源泉税の自動計算の対象にしたい場合は、こちらの手順で作成します)
  • 割引:値引き等を入力したい場合に選択
  • テキスト:請求項目の分類を入力したい場合など、数量や金額などを入力したくない場合に選択

7

消費税を表示

チェックを入れると、各詳細の消費税額を表示します。

8

取引の項目を入力する

チェックを入れると、請求書の作成時に登録される取引の内容を編集できます。

勘定科目・税区分・品目・部門・メモタグを指定できます。

9

外税/内税

消費税の算出方法を選択します。

※ あくまで書類上の計算方法です。帳簿に登録される取引は事業所の設定に準じたものになります。

 

自社の情報・備考

ここには、請求書類の共通設定の内容が反映されていますが、都度変更することもできます。

この画面で変更した内容をテンプレートにも保存したい場合は、[テンプレートに保存する]をクリックします。

この画面で変更した内容をキャンセルして、再度テンプレートから読み込み直したい場合は、[テンプレートから読み込み]をクリックします。

1

住所

自社(自分)の住所を入力します。

この住所は事業所設定から呼び出されており、ここで住所を変更した場合は事業所設定にも反映されます。

2

連絡先
情報

自社(自分)の連絡先を入力します。

連絡先は、事業所の設定画面で入力した「電話番号1」が別途請求書に反映されますので、ここではそれ以外の情報を入力します。

3

振込先
銀行口座

請求金額の振込先を入力します。(請求書のみ)

4

備考

備考として表示したい内容があれば入力します。

 


参考:一部の項目だけを源泉税の自動計算の対象にしたい場合

請求内容(詳細)の「源泉税」行は、源泉税以外の全ての行の合算金額を元に源泉税の金額を自動算出します。

請求内容の一部に立替金を含む場合など、一部の項目だけを源泉税の自動計算の対象にしたい場合は、以下の手順で作成することで擬似的に自動計算を実現できます。

  1. 源泉徴収対象の売上を請求内容(詳細)に登録します。
  2. 行を追加して「行の種類」を「源泉税」に設定し、金額が反映されたら、行の種類を「割引」に変更します。
  3. 「取引の項目(勘定科目・税区分など)を入力する」にチェックを入れ、「割引」行の勘定科目を「事業主貸」に変更します。
  4. 立替金など、源泉税の計算に含めたくない請求内容の行を追加して、通常と同じように入力します。
  5. 請求書類を保存します。