従業員と扶養親族のマイナンバーを収集・管理する

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マイナンバー管理freeeでは、シンプルな操作で従業員とその扶養親族のマイナンバーを管理できます。

もちろん、権限を与えられていないユーザーは一切それらの操作を行えませんので、セキュリティ面もしっかり対策できます。

ここでは、管理者の方が従業員とその扶養親族のマイナンバーを登録する方法をご紹介します。(従業員の方自身に登録してもらう方法はこちら

 

目次



マイナンバー・扶養親族を管理する前に

マイナンバー管理freeeの画面に「従業員」メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に従業員の管理権限を与えてもらう必要があります。

権限の編集については、こちらのヘルプページをご覧ください。



従業員のマイナンバーを管理する

従業員のマイナンバーを登録する

1.[従業員]メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。


2.マイナンバーが未登録の場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に[登録する]リンクが表示されていますのでクリックします。


3.マイナンバーを入力して、番号確認書類と身元確認書類をアップロードしたら、[登録する]をクリックします。

  • マイナンバー(個人番号):
    従業員のマイナンバーを入力します。

  • 番号確認書類:
    マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
    用意した画像を[ファイルを選択]ボタンから選び、アップロードします。

  • 身元確認書類:
    運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
    用意した画像を[ファイルを選択]ボタンから選び、アップロードします。

※ 確認書類としてアップロードできるのは、8MBまでのjpg・gif・pngファイルです。

 

従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する

1.[従業員]メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。

2.マイナンバーが登録済みの場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に[表示する]リンクが表示されていますのでクリックします。


3.マイナンバー管理freeeでは、セキュリティ面向上のためユーザーの操作履歴を記録しています。
マイナンバーの閲覧履歴が記録される旨のメッセージが表示されますので、[OK]をクリックします。


4.マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。

【マイナンバーの確認作業を行う場合】

[番号確認書類][身元確認書類]をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、[番号の確認完了]をクリックします。

【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】

管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、[番号の確認完了を取り消す]をクリックします。

【マイナンバーを削除する場合】

マイナンバー削除する場合は、[廃棄する]をクリックします。

【マイナンバーを修正する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。

【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。



扶養親族のマイナンバーを管理する

従業員の扶養親族情報を追加する

※給与計算freeeから従業員の扶養親族を登録した場合は、自動でマイナンバー管理freeeにも同期されています。

1.[従業員]メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。

2.「扶養親族情報」欄の[追加]をクリックします。


3.親族の姓名、続柄、生年月日を入力し、[登録する]をクリックします。

 

従業員の扶養親族情報を編集・削除する

扶養親族情報の編集・削除は、従業員詳細を開き、「扶養親族情報」欄の右側にあるリンクをクリックして行います。

 

扶養親族のマイナンバーを登録・確認・削除する

従業員詳細を開き、扶養親族情報の「マイナンバー」欄の[登録する]リンクをクリックすることで、従業員の扶養親族のマイナンバーを登録できます。

扶養親族のマイナンバーの登録・確認・削除などは、従業員のマイナンバーと同じ手順で行うことができます。

 


参考:管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合

管理者自身を従業員として登録してから招待することで、[マイプロフィール]メニューが表示され登録できるようになります。

詳しくはこちらをご覧ください。