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freeeマイナンバー管理の従業員を追加・編集する

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freeeマイナンバー管理に従業員を登録することで、その従業員のマイナンバーを管理できるようになります。

従業員自身に基本情報やマイナンバーを登録してもらいたい場合は、従業員に招待メールを送り、従業員のアカウントを発行します。

freee人事労務を併用している場合は、その従業員情報が自動でfreeeマイナンバー管理にも同期されますので、さらに管理が簡単になります。

 

目次


 

従業員を追加・編集する前に

従業員の追加・編集を行うには、従業員管理の権限をユーザー管理者から付与してもらう必要があります。（詳しくはこちら）

管理権限が付与されると、「従業員」メニューから従業員の管理ができるようになります。
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従業員を追加する

freee人事労務をご利用の場合

freee人事労務で登録した従業員は、freeeマイナンバー管理にも自動で追加されています。
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管理者が従業員情報を入力して追加する場合

1.［従業員］メニューの左上の［従業員を作成］ボタンをクリックします。

2.各項目を入力して、［登録する］ボタンをクリックします。
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3.登録された内容が表示されます。
従業員メニューの一覧でも、従業員が追加されていることが確認できます。
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従業員情報は、一覧の右側のボタンから編集・削除できます。

 

追加した従業員にアカウントを発行する

管理者が追加した直後の従業員は、「従業員アカウントステータス」が「未登録」と表示されています。
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この状態の従業員はfreeeマイナンバー管理にログインできるアカウントを持っていないので、自分でマイナンバーや扶養親族を登録できません。

もし従業員にアカウントを発行したい場合は、従業員一覧の［招待］リンクをクリックし、従業員のメールアドレスを指定して招待メールを送ります。
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従業員の基本情報を編集する

従業員や扶養親族のマイナンバーを編集する方法については、こちらをご覧ください。

freee人事労務をご利用の場合

freee人事労務で登録した従業員は、freeeマイナンバー管理にも自動で追加されています。

このような従業員の情報はfreee人事労務と同期していますので、編集はfreee人事労務から行います。（詳しくはこちら）

freeeマイナンバー管理からは、以下から従業員情報の編集画面を開くことができます。

  • 従業員一覧の［freee人事労務を開いて更新する］リンク
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    ※freee人事労務側で従業員情報または従業員の扶養親族の情報を1度でも更新していると、その従業員に関しては「 freee人事労務 を開いて更新する」のリンクの表示となり、1度も更新していないと「編集」「削除」の表示になります。

  • 従業員詳細の［freee人事労務 を用いて編集する］ボタン

なお、従業員と扶養親族のマイナンバーは、freeeマイナンバー管理で編集します。

 

freee人事労務をご利用でない場合

1.［従業員］メニューの従業員一覧より、情報を編集したい従業員の［編集］ボタンをクリックします。
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あるいは、従業員一覧で特定の従業員の行をクリックして従業員詳細を開き、「基本情報」欄の［編集］ボタンをクリックします。

2.従業員情報を編集して、［保存する］をクリックします。
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参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合

1.まずは「管理者が従業員情報を入力して追加する場合」と同じ手順で、自分自身を従業員として登録します。

2.管理者としてログインしているアカウントと同じメールアドレスに、「追加した従業員にアカウントを発行する」と同じ手順で招待メールを送ります。

3.その場で［マイプロフィール］メニューが表示できるようになりますので、従業員と同じ手順で自分のマイナンバーや扶養親族を登録・確認できるようになります。

 

参考：従業員の情報だけを残してアカウントを削除したい場合

情報を入力する人を従業員から管理者に切り替えることになった場合など、従業員の情報は残しつつアカウントだけを削除したい場合があります。

その場合は、［従業員］メニューから従業員の詳細を開き、「従業員アカウント情報」欄の［アカウント登録解除］ボタンをクリックします。
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参考：エラーが表示されるという報告を従業員から受けた場合

従業員の方が自分自身の従業員情報や扶養親族のマイナンバーを登録しようとすると、「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。freee人事労務から変更してください」というエラーが表示される場合があります。

このエラーは、「freee人事労務」というソフトの設定で「従業員による従業員設定の更新を許可制にする」のチェックを外すと表示されなくなりますので、こちらに記載の設定手順を確認の上、設定を変更します。

 

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