freeeマイナンバー管理に従業員を登録することで、その従業員のマイナンバーを管理できるようになります。
従業員自身に基本情報やマイナンバーを登録してもらいたい場合は、従業員に招待メールを送り、従業員のアカウントを発行します。
freee人事労務を併用している場合は、その従業員情報が自動でfreeeマイナンバー管理にも同期されますので、さらに管理が簡単になります。
目次
従業員を追加・編集する前に
従業員の追加・編集を行うには、従業員管理の権限をユーザー管理者から付与してもらう必要があります（詳しくは「 マイナンバーの管理者を設定する 」のヘルプページをご覧ください）。
管理権限が付与されると、［従業員］メニューから従業員の管理ができるようになります。
従業員を追加する
freee人事労務をご利用の場合
freee人事労務で登録した従業員は、freeeマイナンバー管理にも自動で追加されています。
管理者が従業員情報を入力して追加する場合
1. ［従業員］メニューを開き、左上の［従業員を作成］ボタンをクリックします。
2. 各項目を入力して、［登録する］ボタンをクリックします。
3. 登録された内容が表示されます。
従業員メニューの一覧でも、従業員が追加されていることが確認できます。
従業員情報は、一覧の右側のボタンから編集・削除できます。
追加した従業員にアカウントを発行する
管理者が追加した直後の従業員は、「従業員アカウントステータス」が「未登録」と表示されています。
この状態の従業員はfreeeマイナンバー管理にログインできるアカウントを持っていないので、自分でマイナンバーや家族情報を登録できません。
もし従業員にアカウントを発行したい場合は、従業員一覧の［招待］リンクをクリックし、従業員のメールアドレスを指定して招待メールを送ります。
従業員の基本情報を編集する
従業員やその家族のマイナンバーを編集する方法については、「 従業員と家族のマイナンバーを収集・管理する 」のヘルプページをご覧ください。
freee人事労務をご利用の場合
freee人事労務で登録した従業員は、freeeマイナンバー管理にも自動で追加されています。
このような従業員の情報はfreee人事労務と同期していますので、編集はfreee人事労務から行います。（詳しくは「 従業員の情報を編集する 」ヘルプページをご覧ください）
freeeマイナンバー管理からは、次のリンクをクリックすることで従業員情報の編集画面を開くことができます。
- 従業員一覧の［freee人事労務を開いて更新する］リンク
※ freee人事労務側で従業員情報 または 従業員の家族情報を1度でも更新していると、その従業員に関しては［freee人事労務 を開いて更新する］リンクの表示となり、1度も更新していないと［編集］［削除］ボタンの表示になります。
- 従業員詳細の［freee人事労務 を開いて編集する］ボタン
なお、従業員とその家族のマイナンバーは、freeeマイナンバー管理で編集します。
freee人事労務をご利用でない場合
1. ［従業員］メニューの従業員一覧より、情報を編集したい従業員の［編集］ボタンをクリックします。
あるいは、従業員一覧で該当従業員の行をクリックして従業員詳細を開き、「基本情報」欄の［編集］ボタンをクリックします。
2. 従業員情報を編集して、［保存する］をクリックします。
参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合
1. まずは「 管理者が従業員情報を入力して追加する場合 」と同じ手順で、自分自身を従業員として登録します。
2. 管理者としてログインしているアカウントと同じメールアドレスに、「 追加した従業員にアカウントを発行する 」と同じ手順で招待メールを送ります。
3. その場で［マイプロフィール］メニューが表示できるようになりますので、「 従業員と同じ手順 」で自分のマイナンバーや家族情報を登録・確認できるようになります。
参考：従業員の情報だけを残してアカウントを削除したい場合
情報を入力する人を従業員から管理者に切り替えることになった場合など、従業員の情報は残しつつアカウントだけを削除したい場合があります。
その場合は、［従業員］メニューから該当従業員を選択し、「従業員アカウント情報」欄の［アカウント登録解除］ボタンをクリックします。
参考：エラーが表示されるという報告を従業員から受けた場合
従業員の方が自分自身の従業員情報や家族情報のマイナンバーを登録しようとすると、「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。freee人事労務から変更してください」というエラーが表示される場合があります。
このエラーは、管理者の方が、freee人事労務上から「従業員の編集権限設定」で「編集を許可する」に設定することで表示されなくなります。
※ この設定を行うと従業員ご自身で登録情報の変更ができるようになります。
詳しい操作手順は、「 従業員情報のリクエスト・編集不可制を設定する 」のヘルプページをご覧ください。