対象プラン
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法人プラン | ✓ミニマム | ✓ベーシック | ✓プロフェッショナル | ✓エンタープライズ |
個人プラン | ✓スターター | ✓スタンダード | ✓プレミアム |
見積書・納品書・請求書・発注書の番号は自動的に採番されますが、その採番ルールは任意のものに変更することができます。
ここでは、請求書類の採番規則の設定方法についてご紹介します。
目次
請求書類の採番ルールを設定する
1.[設定]→[事業所の設定]→[請求書の設定]タブを開き、[採番ルールを設定する]をクリックします。
2.「見積書・納品書・請求書それぞれで採番する」か、「共通で採番する」かを選択します。
それぞれ、以下のような違いがあります。
採番方法 |
見積書・納品書・請求書 |
共通で採番する |
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---|---|---|---|
場合分け |
書類ごとに別々の番号を適用したい場合 |
同じ案件の書類の番号を揃えたい場合 |
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連番値 |
同じ種類の書類で使用されている連番の最大値に+1した値 |
いずれかの書類で使用されている連番の最大値に+1した値 |
|
変換元と同じ番号※ |
|||
合算元の書類の中で一番下の番号※ |
※同じ番号が使用済みだった場合は、すでに使われている番号の最大値に+1した値が適用されます。
3.下表の変数と任意の定数を組み合わせて、採番ルールを設定します。
例えば、書類番号を「20160701_001」としたい場合は、「${yyyy}${mm}${dd}_${number,3}」とします。
変数 |
コード |
説明 |
備考 |
---|---|---|---|
年 |
${yyyy} |
書類の作成日の西暦年が自動で挿入されます。 |
見積日/納品日/請求日の年月日ではありませんのでご注意ください。 |
月 |
${mm} |
書類の作成日の月が2桁で挿入されます。 |
|
日 |
${dd} |
書類の作成日の日が2桁で挿入されます。 |
|
連番値 |
${number,桁数,初期値} |
初期値と表示桁数を指定して連番値が付けられます。 すでに使用されている連番値がある場合には、その最大値に+1した値が自動で挿入されます。
|
「すでに使用されている連番値の最大値」の判定は、個別採番と共通採番とで異なります。(上表を参照) 指定桁数より少ない番号の場合は、010などの形で0が挿入されます。 指定桁数より多い番号の場合は、番号がそのまま挿入されます。 |
- 個別採番の場合は、書類ごとに採番ルールを設定します。
- 共通採番の場合は、全書類で共通の採番ルールを設定し、必要であれば書類記号(見積書は末尾にMをつける等のルール)を設定します。
4.ルールを設定したら、[設定を保存する]をクリックします。
参考:採番ルールの適用対象と方式、初期値について
① 採番ルールの適用対象と適用タイミング
採番ルールは、ルール設定後に作成された書類に対してのみ適用されます。
(ルール設定前に作成された書類の番号は自動で変換されません)
② 連番値カウントの仕様について
現状の仕様では、次のような方式での連番値の設定は行えません。都度番号を編集することが必要です。
- 取引先毎に連番をカウントする
- 月毎に連番のカウントをリセットする
また、連番の初期値は、ルール設定時も設定後もリセットできない仕様になっています。
ただし、初期値を次の例のように初期値を変更して、再び連番をカウントすることは可能です。
(例)3桁構成で1〜10までの連番(001〜010)を使用した後、20(020〜)から連番を継続したい場合
連番値の設定を「${number,3,20}」にすることで、途中の11〜19番をスキップし、20番から再びカウントアップしていくことができます。
③ 連番値重複の仕様について(詳細)
自動で連番値が振られる場合は他の要素(年月日)とは独立しており、適用期間中を通して重複する値を取ることができません。
例えば2018年1月の最初の請求書が「201801-001」という連番値(下3桁)をとった時に、2019年1月の最初の請求書の値を「201901-001」とすることはできません。
これは、付加された他の要素(年月日)にかかわらず書類管理上の重複を防ぐための仕様によるものです。
※ 手動で入力する場合は、年月日が異なっていれば同じ連番値を入力することができます。
参考:請求書ファイナンスについて
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