freeeカード Unlimitedではカード利用明細に、レシート・領収書といった証憑（以下：証憑と記載）を紐づけることができます。紐付けた証憑はfreee会計の明細に自動で紐付き、より楽に経理処理を行うことができます。
目次
証憑回収〜経理処理までの流れ
カード決済後に証憑を添付できる提出用通知がメールまたはSlackでカード利用者に届きます。
証憑提出用通知から提出したファイルはfreee会計のカードで経理の明細に自動で紐づきます。経理担当者は証憑が添付された状態で、取引登録ができます。
カード決済後、その場で写真を撮影し証憑を提出することで、カード利用者への催促が不要になり、証憑回収の手間を削減できます。
またfreeeカード Unlimitedの管理画面からもカード利用者は証憑の提出が可能です。ただし現状では未提出の表記が出続けます。ご了承ください。
※ すでにfreee会計の取引に証憑を紐づけている場合の提出は不要です。ただし現状では未提出の表記が出続けます。ご了承ください。
証憑提出の通知の設定
証憑提出通知はメール・Slackで受け取ることが可能です。送信方法をカード管理画面から設定できます。
所有者に設定されているメールアドレス宛に3Dセキュアワンタイムパスワードが届きます。
所有者の変更については「3Dセキュアワンタイムパスワードの送信先の変更について」をご確認ください。
メールで受け取る際の設定方法
カード所有者として設定されている方のメールに通知を送ります。
手順
- freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
- ［カード管理］メニューをクリックします。
- カード管理の一覧より、設定したいカードの行をクリックします。
- ［編集］ボタンをクリックします。
- 「領収書提出の通知」項目で、メールでの通知を選択し［保存］ボタンをクリックします。
※メールとSlack双方で通知したい場合、両方選択してください。
Slackで受け取る際の設定方法
決済したカードに設定されているカード所有者へSlackで通知を送ります。
Slackの連携設定と、Slackで通知を受け取るためのカード設定が必要になります。
Slackとの連携手順
※Slackで利用しているアカウントのメールアドレスと所有者でしているメールアドレスが一致している必要があります。
- freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
- ［設定］をクリックします。
- ［Slack 連携］をクリックします。
- ［ワークスペースを連携］をクリックします。
- Slackワークスペースへのアクセス画面で［許可する］をクリックします。
- 外部ツール通知設定の画面でワークスペース名が表示されていることを確認します。
Slackで通知を受け取るためのカード設定手順
- freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
- ［カード管理］メニューをクリックします。
- カード管理の一覧より、設定したいカードの行をクリックします。
- ［編集］ボタンをクリックします。
- 「領収書提出の通知」項目で、Slackでの通知を選択し［保存］ボタンをクリックします。
※メールとSlack双方で通知したい場合、両方選択してください。
Slackのチャンネルで通知を受け取る方法
カード管理者はSlackチャンネル、カード、通知タイプを指定して、通知内容や範囲を設定をすることができます。
チャンネル内にカード決済者やその上長などを招待して、証憑提出の催促や、決済内容の確認といったコミュニケーションをとることが可能です。
詳しくは「【freee｜カード】 Slackチャンネルへの通知方法」のヘルプページをご参照ください。
証憑のアップロード方法
証憑はメールの通知、Slackでの通知、もしくはfreeeカード Unlimitedの明細画面よりアップロードができます。
メール・Slackの通知からのアップロード方法
※ freee会計の権限がない場合でも利用可能です。
カード決済を行うと決済通知とは別で【証憑提出依頼】メールがカード所有者に送られます。
Slack受信
領収書/レシート回収のAppからDMで提出通知が送信されます。
メール受信
件名：【領収書・レシート提出依頼】freeeカード Unlimited のご利用がありました
- 通知内の［領収書・レシートを提出］をクリックします。
- ファイルを選択します。
※ファイル選択から写真を撮ることも可能です。 - 利用用途を入力します。
例：10/5 大阪出張 新幹線（往路）
- ［提出］をクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。利用用途で入力したメモは補足情報のメモ欄へ連携されます。
- 【証憑・レシートを提出】リンクの有効期限は1か月となります。
- 添付できるファイルはJPEG／PNG／GIF／HEIF／PDF形式になります。
- 一つの明細に複数枚の証憑を添付したい場合は、「追加提出」より追加してください。最大5枚まで添付ができます。
- 利用用途に入力できる最大文字数は203文字になります。
freeeカード Unlimitedの管理画面からのアップロード方法
※ freee会計のファイルボックスの「ファイルをアップロードする」権限と「アップロードしたファイルを確認する」権限が必要です。権限については「freee会計のメンバー招待・権限」のヘルプページをご確認ください。
freeeカード Unlimitedの［利用明細］より証憑の提出が行えます。
カード管理者は全てのカード、カード所有者は所有者として登録されたカードの証憑のアップロードが行えます。
手順
- freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
- ［利用明細］メニューをクリックします。
- 証憑の提出を行いたい明細の行をクリックします。
- ファイルを選択し、［アップロード］をクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。
- 添付できるファイルはJPEG／PNG／GIF／HEIF／PDF形式になります。
- 一つの明細に複数枚の証憑を添付したい場合は、「追加添付」項目より追加してください。最大5枚まで添付ができます。
- 利用用途に入力できる最大文字数は203文字になります。
証憑のアップロード時の注意点
- 「カード管理者のファイルボックスの操作権限がありませんでした。操作を確認してください」と表示された場合、freeeカード Unlimitedの最後に登録されたカード管理者にfreee会計のファイルボックス権限を付与することでアップロードが可能になります。
- 権限付与の方法については「メンバーが利用できる機能を編集する(カスタム権限)」のヘルプページをご確認ください。
- freeeカード側から提出した場合は「再提出」、提出をされていない場合は「未提出」と表示されます。freee会計上で証憑提出したものを削除した場合は、freee会計とfreeeカード管理画面は連携されていないため「再提出」の表記のままとなります。
- freee会計が無料プランの場合証憑アップロードは5枚までになります。
証憑のアップロード状況の確認方法
証憑のアップロード状況は、freeeカード Unlimitedの［利用明細］画面より確認することができます。
カード管理者は全てのカード、カード所有者は所有者として登録されたカードの確認が行えます。
証憑の提出が完了すると提出日に日付が入ります。該当のカードの行をクリックすると、添付された証憑の確認や追加提出等が行えます。
証憑の提出が不要な明細
加盟店より返金としてデータが送られてきた明細は、証憑の提出が不要と自動で判定され、証憑・レシート提出のステータスが（提出不要）と表記されます。
アップロードした証憑の確認・削除・変更
アップロードした証憑は「カード管理」画面より確認・削除・変更が行えます。
なお、【証憑を提出】リンクの有効期限内であれば、メール・Slackの通知からも確認・削除・変更が行えます。
freeeカード Unlimitedの［ご利用明細］画面での手順
「カード管理者」と「カード所有者」で操作が異なります。
カード管理者の場合
- freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
- ［利用明細］メニューをクリックします。
- 証憑の確認・変更・削除を行いたい明細の行をクリックします。
- ファイルを削除・新規アップロードし、［アップロード］ボタンをクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。利用用途の更新情報はファイルボックス補足情報のメモ欄へ連携されます。
カード所有者の場合
- freeeカード Unlimited の管理画面にログインします。
- ［マイカード］メニューをクリックします。
- 証憑の確認・変更・削除を行いたい明細の行をクリックします。
- ファイルを削除・新規アップロードし、［アップロード］ボタンをクリックするとfreeeカード Unlimitedの管理画面の明細や、freee会計のファイルボックスに連携されます。利用用途の更新情報はファイルボックス補足情報のメモ欄へ連携されます。
証憑提出通知画面での手順
- 通知内の［領収書・レシートを提出］をクリックします。
- 証憑の追加をしたい場合「追加提出」タブをクリックし［ファイルを選択］から証憑を提出します。
- 証憑の削除をしたい場合［提出済み］タブをクリックし、データ右上の［×］をクリックします。
ファイルボックスに連携された証憑の確認
アップロードされた領収書やレシートはfreee会計のファイルボックスに自動で連携されます。
ファイルボックスについての詳細は、「レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について 」のヘルプページをご確認ください。
なおファイルボックスの確認には、freee会計のファイルボックスの「ファイルをアップロードする」権限と「アップロードしたファイルを確認する」権限が必要です。権限については「freee会計のメンバー招待・権限」のヘルプページをご確認ください。
証憑提出通知やカード管理画面経由で証憑を提出した場合、ファイルボックスの「アップロードした人」に表示されるユーザーは、以下のように決まります。
- 利用したカードのカード保有者がファイルボックスの操作権限がある場合、カード保有者が「アップロードした人」に入る
- 利用したカードのカード保有者がファイルボックスの操作権限がない場合、freeeカード Unlimitedの最後に登録されたカード管理者が「アップロードした人」に入る
提出された証憑を用いて取引登録を行う
freeeカード Unlimitedを用いてカード決済を行った場合に、「freeeカードで経理」にて、freeeカード Unlimitedのご利用明細がリアルタイムに同期され、カード明細と回収した証憑を同時に確認しながら取引登録を行うことができます。
詳しくは、「freeeカードで経理」のヘルプページをご覧ください。