決済を伴う稟議の申請・承認を行う（購買申請）

機能の概要

購買申請機能は、決済のための稟議を申請から承認までのフローに柔軟に対応するための機能です。
社内の承認フローにおいてよく使う申請内容に応じたフォームをあらかじめ作成することができ、申請者はそのフォームを用いて申請を行うことができます。

申請フォームの設定

申請フォームの新規作成

具体的には以下の手順で申請フォームを作成します。

1. ［設定］→［申請フォームの設定］をクリックします。
2. 「購買申請」タブを選択後、［＋新しい申請フォームを作成］をクリックします。
   
3. 各設定を選択・入力します。

   基本設定

   項目名称	説明
   申請フォーム名	申請フォームそのものの名称を入力します。
   申請フォームの説明	申請フォームに対する説明を入力します。 申請者がフォームを選択する際に、この説明を参照することできます。
   申請の使用	「購買申請」を新規作成した際に、このフォームを使用できるようにするには［使用する］を選択します。
   表示順	１以上の整数を指定することにより、「申請を作成する」画面や「申請フォームの設定」画面におけるフォームの表示順序を任意に指定できます。 小さい数字から順に配置されます。

   デフォルト項目の設定

   項目名称	必須/任意設定
   内容	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能 表示名を入力可能 初期値を入力可能 追加説明を入力可能
   支払金額	表示名を入力可能 追加説明を入力可能
   発生予定日	必須/任意が選択可能 表示名を入力可能 追加説明を入力可能 期間入力が選択できるように設定可能
   支払予定日	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能 表示名を入力可能 追加説明を入力可能 期間入力が選択できるように設定可能
   支払方法	必須/任意が選択可能 表示名を入力可能 追加説明を入力可能
   取引先	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能
   品目	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能
   部門	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能
   メモタグ	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能
   セグメント	必須/任意/使用しない(非表示)が選択可能
   ファイル添付	必須/任意が選択可能 表示名を入力可能 追加説明を入力可能

   発生予定日と支払予定日の使い分け

   デフォルト項目には発生予定日と支払予定日の2つの日付の項目がありますが、この項目は異なる意味を持ちます。

   発生予定日	発生主義に基づいた、取引が発生する予定の日です。 納品予定日、出張予定日、購入予定日などラベルを変更することは可能ですが、一覧では発生予定日と表記されます。
   支払予定日	受取請求書などに基づく、支払い予定の日です。 ラベルを変更することは可能ですが、一覧では支払予定日と表記されます。

   交際費や交通費などの発生日と支払日が同日なものを扱うフォームでは、発生予定日のみを有効にするのがおすすめです。

   例：「内容」項目の表示名と初期値と追加説明の反映について

   申請フォームの反映先は下記のように反映されます。

   申請フォームの設定画面
   
   

   申請フォームの作成画面

   • 「内容」の項目名に「表示名」のテキストで上書きされます。
   • 項目名の下に「追加説明」に記載したテキストが入ります。
   • 入力欄に「初期値」に記載したテキストが入ります。

   

   カスタム項目の設定

   申請フォームに追加したい項目を自由に追加することができます。
   カスタム項目では以下の入力形式が選択可能です。用途に応じてご利用ください。
   

   入力形式	用途
   1行文字列	短いテキストで入力する想定の項目で利用。 例）出張訪問先、会食利用店舗、URLなど
   複数行文字列	長いテキストで入力する想定の項目で利用。 例）購入目的、出張旅程など
   日付	単一の日付で入力する想定の項目で利用。 例）会食予定日、購入予定日など
   期間	日付の期間で入力する想定の項目で利用。 例）出張期間など
   数値	個数や数量、距離などで入力する想定の項目で利用。
   プルダウン	複数の選択肢から一つの回答を選択する想定の項目で利用。（選択時のみ選択肢が表示されるため、選択肢が多い場合におすすめ）
   チェックボックス	複数の選択肢から複数の回答を選択する想定の項目で利用。
   ラジオボタン	複数の選択肢から一つを選択する想定の項目で利用。（選択肢が常に展開して表示されるため、選択肢が少ない場合におすすめ）

   備考の設定

   備考欄に関する設定を行います。
   

   経路の設定

   【申請経路の適用】
   このフォームで使用する申請経路を選択します。
   また、各種申請の場合は「申請経路の設定」で設定済みの申請経路のみが選択できます。

   ※申請経路の設定で設定を行った後は、［］ボタンを押して最新の経路を反映してください。

   【基本経路】
   このフォームで申請を作成した際にデフォルトで選択されている経路を設定します。
   ※申請経路の金額分岐を利用する場合は 、「申請経路の金額分岐を利用する（購買申請）」をご覧ください 。

   共有先の設定

   「購買申請」を新規作成した際に、このフォームを使用できるようにするには［使用する］を選択します。

   後から修正したい箇所がある場合は、「申請フォームの設定」画面から作成されたフォームの詳細画面を開き、［編集］をクリックすると各種項目の編集を行うことができます。
   

4. ［保存］をクリックします。
   

申請フォームを利用した申請

申請は以下の手順で行います。

1. 「申請」→［購買申請］から申請画面を開きます。
2. ［＋申請を作成］をクリックします。
   
3. 申請に使用するフォームの行をクリックします。
   ※ 申請フォームの名前・説明で検索することも可能です。
4. 選択した申請フォームで設定されている必要項目を入力します。

   「申請を共有」項目から共有するユーザーの指定が可能です。
   「ユーザー検索」から指定した後、［保存］をクリックしてください。

5. 「申請経路」や「承認者」を選択し、［申請］をクリックします。
   ※ 後から申請を行う場合は、［下書き保存］ボタンから内容の一時保存が可能です。
6. 申請後、承認者からの「承認」や「差戻し」などのアクションを待ちます。
   承認ステータスとしては、以下のステータスがあります。

   ステータス	説明
   承認	申請を承認する際に行います。
   却下	申請を認めず却下する際に行います。
   差戻し	申請者に確認事項などがある場合に、再度内容を補足してもらうために戻すために行います。 ※ 申請経路において「管理者」権限を有するメンバーのみ行うことができます。

承認を行う

承認者として指定されたメンバーは、申請を承認・却下などのアクションを行うことができます。

操作手順は次のとおりです。

1. ［申請］メニュー→［購買申請］をクリックします。
2. 購買申請画面の［申請・承認一覧］タブから、承認を行う申請の行をクリックします。
3. 詳細画面で申請内容を確認し、状況に応じて画面下部に表示された各ボタンをクリックします。
   
   • 申請内容を認める場合：
     ［承認］ボタンをクリックします。
     ※ 代理承認する場合には［代理承認する］ボタンをクリックします。
   • 申請内容に不備があり、一旦申請者に戻す場合：
     ［差戻し］ボタンをクリックします。
   • 申請内容を認めない場合：
     ［却下］ボタンをクリックします。

申請後のステータスの確認

申請フォームを利用後、申請や承認の操作が承認者により行われると、申請者のアカウントの登録アドレス宛にメールが届きます。
そのメール内には、承認、却下、差戻しのいずれかのステータスが記載しています。

また、ログイン後［申請］→［購買申請］から各申請内容についてのステータスが確認できます。

なお、承認/差戻しは、以下のいずれかのメンバーが行うことができます。

• 申請経路で次の承認者として指定されているメンバー（※1）
• 申請者以外の「管理者」権限を持つメンバー（代理承認 ※2）

※1 差戻しを行うには、申請経路に「承認者」として含まれているだけではなく、「管理者」権限を有している必要があります。

※2 自分が申請した申請経路を「指定なし」とした申請は、自身で承認できません。自己承認をする場合は、申請経路でご自身を承認者に指定します。

承認された購買申請から支払依頼等を作成する

承認された購買申請から行える操作は、以下3つあります。

1. 支払依頼を作成する（→ 支払依頼作成画面へ遷移）
2. 経費精算を作成する（→ 経費精算作成画面へ遷移）
3. 各種申請を作成する（→各種申請作成画面へ遷移）

承認された各種申請には、詳細画面の上部に行う操作を選択するドロップボックスが表示されます。
行う操作を選択して［作成］をクリックします。

購買申請の消化率を確認する

詳細は「購買申請の消化率について」をご覧ください。

参考

購買申請機能の今後のアップデートについて

購買申請は2023年10月ごろにリリースした機能です。
今後、更に購買申請をアップデートし、決済を伴う稟議やその周辺業務における課題の解決を目指します。

詳しくは「今後のアップデート予定」をご覧ください。

各種申請機能との使い分けについて

購買申請は、稟議のなかでも購買申請や出張申請、交際費申請などの決済を伴う稟議を想定した機能です。
汎用的な稟議・ワークフロー機能である各種申請機能は支払を伴わない契約稟議などの用途を中心にご利用ください。

また購買申請のアップデート状況により、各種申請で利用可能な一部の機能に対応していないものがございます。
こうした機能が必要になるより複雑なフォームや経路を要する申請・承認機能を求められる場合には、各種申請機能をご利用ください。

未対応機能については、詳しくは「各種申請との機能の違いについて」をご覧ください。