※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
従業員や管理者のメールアドレスを登録または変更した場合、そのままでは本システムからの各種通知メールを受信できません。メールアドレス検証を経てメールアドレスを有効化することで、従業員や管理者に対して各種通知メールが送信されるようになります。
※ 各種通知メールの詳細は「通知機能一覧」のヘルプページをご覧ください。
【メールアドレス検証の流れ】
-
1. 「メールアドレス検証メール」の送信:
システムによる自動送信、または管理者の操作によって、対象となるメールアドレス宛に「メールアドレス検証メール」を送信します。 -
2. メールアドレスの有効化:
対象となる従業員や管理者は、「メールアドレス検証メール」を受信したら、本文内にあるメールアドレス有効化のためのURLをクリックします。 -
3. 進捗確認:
有効化の進捗は管理画面で確認できます。一定期間を経ても有効化されていないメールアドレスがある場合は詳細を確認することをおすすめします。
詳細について、本記事で解説します。
- admin全権管理者はメールアドレス有効化の必要はありません。admin全権管理者以外の全権管理者、一般管理者、従業員に対してのみ有効化が必要です。
- パスワードリセットメールやタイムカードURL送信メール、MyレコーダーURL送信メールなど一部の通知メールは、有効化されていないメールアドレスにも送信されます。
- その他、メールアドレス検証機能の詳しい仕様については、「メールアドレス検証機能の概要と対処方法」のヘルプページをご覧ください。
1. 「メールアドレス検証メール」の送信
システムによる自動送信、または管理者による手動送信を行います。
自動送信
以下いずれかのタイミングで、自動送信されます。
- 従業員や管理者のメールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
- 従業員や管理者のメールアドレスを変更したタイミングで自動送信されます。
- 有効化したメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限が切れる1週間前に自動送信されます。
従業員データの新規登録時に「メールアドレス検証メール」を自動送信したくない場合は、「従業員メールアドレス登録後に検証メールを自動送信しない方法」のヘルプページをご覧ください。
手動送信
何らかの理由で従業員や管理者が「メールアドレス検証メール」に対応できなかった場合は、管理者の操作によって再送信できます。
例えば、入社予定の従業員のメールアドレスを事前に本システムに登録した場合、登録したタイミングで「メールアドレス検証メール」が自動送信されます。しかし、入社前のため、対象従業員はメールアドレスの有効化ができません。このような場合は、従業員の入社後に改めて「メールアドレス検証メール」を手動で送信し、メールアドレスの有効化を行ってください。
※ 従業員アカウントに対して送信する場合、全権管理者または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者が操作できます。
※ 管理者アカウントに対して送信する場合、全権管理者だけが操作できます。
- 以下それぞれの画面で、[メールアドレス検証]をクリックします。
-
従業員アカウントに対して送信する場合:
設定 > 従業員 > 従業員設定 > [メールアドレス検証]
-
管理者アカウントに対して送信する場合:
設定 > 管理者 > 管理者設定 > [メールアドレス検証]
-
従業員アカウントに対して送信する場合:
- 「メールアドレス検証」欄に「未」と表示されているメールアドレスは有効化されていません。対象者にチェックを入れ、[メール送信]をクリックします。
※ 「メールアドレス検証」欄が「済」になっている従業員の有効期限も更新したい場合は、「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信する」にチェックを入れることで送信可能です。
- 「メールアドレス検証メール」が問題なく送信された場合は、送信対象者のリストが表示されます。
「下記の内容で0人の従業員にメールを送信しました」というメッセージが表示された場合、「メールアドレス検証メール」は送信されていません。
このメッセージは、対象者全員の「メールアドレス検証」欄が「済」になっており、かつ上記の手順2で「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信します」にチェックを入れずにメール送信した場合に表示されます。
「メールアドレス検証」欄が「済」の対象者にも「メールアドレス検証メール」を送信したい場合は、上記の手順2で「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信します」にチェックを入れてください。
2. メールアドレスの有効化
- 対象となる管理者や従業員には、以下のような「メールアドレス検証メール」が届きます。
- タイトル:【freee勤怠管理Plus】メールアドレス検証のお知らせ
- 送信元:noreply@freee.co.jp
- 本文内にあるメールアドレス有効化のためのURLをクリックします。
※ URLの有効期限は7日間です。有効期限を超過した場合は、本ページの「手動送信」を参考に、管理者から改めて「メールアドレス検証メール」を送信する必要があります。
- 有効化が無事に完了した場合、メールアドレス検証画面に「メールアドレス検証が完了しました。」というメッセージが表示されます。
社内周知の際などは「「メールアドレス検証のお知らせ」というメールが届いた場合の対応方法」のヘルプページをご活用ください。従業員向けに手順をまとめています。
3. 進捗確認
- 以下それぞれの画面で、[メールアドレス検証]をクリックします。
- 設定 > 従業員 > 従業員設定 > [メールアドレス検証]
- 設定 > 管理者 > 管理者設定 > [メールアドレス検証]
- 「メールアドレス検証」欄に「未」と表示されているメールアドレスは有効化されていません。一定期間を経ても有効化が完了しない場合は、詳細を確認することをおすすめします。
詳細確認の流れ
まずは対象者に声掛けし、「メールアドレス検証メール」が届いているかどうかを確認してください。
メールが届いていたが対応していなかった場合
対象者に、「メールアドレス検証メール」内に記載されたURLをクリックして有効化するよう依頼してください。URLの有効期限はメール送信から7日間です。
有効期限が切れている場合は、本ページの「手動送信」を参考に再度「メールアドレス検証メール」を送信してください。
メールが届いていない場合
考えられる原因と対処方法は以下の通りです。
確認・対応のうえ、本ページの「手動送信」を参考に再度「メールアドレス検証メール」を送信してください。
【登録されたメールアドレスが誤っている】
登録されたメールアドレスが誤っている場合、「メールアドレス検証メール」を受信できず、有効化できません。
管理画面の以下のメニューを開き、登録メールアドレスが正しいかどうかをご確認ください。
- 従業員の場合:設定 > 従業員 > 従業員設定
- 管理者の場合:設定 > 管理者 > 管理者設定
【メーラーの受信設定でフィルタリングされている】
URL付きのメールを受信拒否している、登録アドレス以外からのメールを受信拒否している、迷惑メールに振り分けられているなど、ご利用のメーラーの設定によって、「メールアドレス検証メール」を受信できていない場合があります。メーラーの受信設定をご確認ください。
関連ヘルプページ