freee人事労務アウトソースは、給与計算・労務業務をまるごとfreeeに委託できるサービスです。
このページでは、「入社手続き」について説明します。
概要
freee人事労務アウトソースのサービスでは、freeeボードから申請を行うことで従業員の入社に関する手続きを行うことができます。
従業員の入社が発生する場合、入社日の3週間前を目途に、速やかに「入社手続き」の申請を人事責任者にて実施してください。
この申請により、新たに入社する従業員の初期設定やご本人への情報登録依頼などが開始されます。
手続きの中で収集した情報をもとに、健康保険証の発行等を含めた入社手続きが進行します。
事前準備
「入社手続き」を行う際、それぞれ以下のデータ・書類等が必要です。
人事責任者
- 新入社者の本人情報（氏名、生年月日、住所など）
- 新入社者の会社関連情報（社員番号、雇用形態、給与情報、通勤手段など）
- 労働条件や賃金が確認できる書類（雇用契約書や労働条件通知書等）
従業員
- 口座情報を証明する書類の画像
- 通帳の表紙と表紙裏面の見開きページの撮影画像
- インターネットバンキング口座情報記載のキャプチャー画面…など
- 住民票住所を確認できる書類の画像
- 運転免許証
- マイナンバーカード
- 発行3ヶ月以内の住民票写し…など
- 雇用保険被保険者番号および番号を確認できる画像
- 雇用保険被保険者証
- 離職票
- 会社が証明した社会保険資格喪失証明書の撮影画像
- 上記が無い場合は履歴書…など
- 基礎年金番号および番号を確認できる画像
- 年金手帳
- ねんきん定期便
- 国民年金保険料納付書
- 住民票の写し…など
全体の流れ
「入社手続き」は、以下のStepで構成されます。
それぞれ記載されているStepを入力し、手続きを進めます。
| Step | 実施者 | 実施内容 |
|---|---|---|
| Step1~5 | 人事責任者 | 新入社者の基本情報を登録 |
| Step6 | システム | freee人事労務への招待 |
| Step7~10 | 新入社者 | 新入社者ご本人による情報登録 |
| Step11~13 |
オフィスセンター及びシステム |
入力内容の確認・処理 |
| Step14 | 社労士 | 届出内容の確認 |
| Step15 | システム | 自動的に処理 |
| Step16~17 | 社労士 | 社会保険・雇用保険の届出結果の確認・修正 |
| Step18 | 人事責任者 | 各種書類の配布 |
操作手順
1.【人事責任者】「入社手続き」の手続きを開始します
freeeボードのホーム画面にある［従業員の情報を変更するとき］のメニューより、［入社手続き］を選択してください。
記載事項を読み、［手続きを開始する］をクリックして手続きを進めます。
2.ワークフローに沿って必要事項を入力します
Step1から順番に必要な入力項目が表示されます。画面の指示に従って入力を進めます。
Step1~5：新入社者の基本情報を登録（人事責任者）
人事責任者にて、新入社者の氏名や入社日などの基本情報を入力します。
Step6：freee人事労務への招待（システム）
システムよりfreee人事労務への招待メールが新入社者へ送信されます。
新入社者が招待メールに応じることで次のステップへ自動で進みます。
Step7~10：新入社者ご本人による情報登録（新入社者）
- 新入社者ご本人にて、給与振込先口座情報をはじめとする個人情報を入力します。
- 証憑が必要なStepでは、入力欄で指定されている証憑の画像をアップロードします。
- Step7が完了しないと給与支払いが正しく行われない恐れがあるため、お早めにご対応ください。
※Step7を終了すると「マイナンバーの登録」というタスクが人事責任者のマイタスクに表示されます。
そのタスクで、人事責任者は新入社者の社用メールアドレスの登録、新入社者はご自身のマイナンバーの登録を行ってください。
マイナンバー登録に関する詳細な方法は「「入社手続き」に関するよくある質問 - マイナンバーの登録はどのように行えば良いですか？」のヘルプページをご確認ください。
※Step9で扶養親族を追加すると「扶養親族の追加」というタスクが新入社者のマイタスクに表示されます。そのタスクで、扶養親族の情報を登録してください。
扶養親族の追加に関する詳細な方法は「「扶養親族の追加」の進め方」のヘルプページをご確認ください。
Step11~13：入力内容の確認・処理（オフィスセンター及びシステム）
オフィスセンターにて、入力情報を確認します。
Step14：届出内容の確認（社労士）
社労士にて、新入社者の情報を確認します。
- 内容に問題が無ければそのまま、Stepを完了します。
- 内容に変更があれば修正のうえ、Stepを完了します。
Step15：自動的に処理（システム）
システムにて、自動的に処理を行います。
Step16~17：社会保険・雇用保険の届出結果の確認・修正（社労士）
社労士にて、社会保険および雇用保険の届出結果を確認します。
- 内容に問題が無ければそのまま、Stepを完了します。
- 内容に変更があれば修正のうえ、Stepを完了します。
Step18：各種書類の配布（人事責任者）
人事責任者にて、決定通知書および保険証の配布を行います。
こちらのStepを登録すると、「入社手続き」は完了となります。