受取請求書インボイスでは、取り込んだ請求書の処理ステータスを確認し、管理することができます。この記事では、請求書のステータス管理について説明します。
ステータス管理とは
受取請求書インボイスでは、取り込んだ請求書の処理ステータスを管理することができます。
以下５つのステータスにより、処理状況を確認できます。
| ステータス名 | 概要 | ステータス登録方法 |
|---|---|---|
| 未処理 | 取込が完了すると、まずはじめに「未処理」のステータスが付与されます。 | 自動 |
| 確認中 | ステータスが「確認中」に変更されると、承認依頼機能が利用可能になります。 | 手動 |
| 確認済 |
承認が全て完了した場合は、自動で「確認済」ステータスになります。 承認機能を使わない場合、手動で確認済にすることも可能です。 |
自動または手動 |
| 完了 |
仕訳処理および支払処理が完了したタイミングで、そのまま「完了」ステータスに変更することができます。 適宜、手動で「完了」にすることも可能です。 |
自動または手動 |
| 後で | 請求書の内容を取引先に確認したい場合など、社内処理を保留にするシーンで活用できます。 | 手動 |
※ステータスが［未処理］以外に変更されたものは、キャビネットメニュー上の書類タイプを［請求書］以外に変更することができなくなります。
業務フロー別の使い方
担当者1名で利用する場合
- 請求書が取り込まれると、自動的に「未処理」のステータスが付与されます。
- 請求書の内容を確認し、仕訳登録を行った後、手動で「確認済」にします。「確認済」になると、仕訳出力や振込データ出力が可能になります。
- 仕訳データ出力および振込データ出力を行うと、それぞれ以下のメッセージが表示されます。両方で［完了に変更する］を選択すると、自動的に「完了」ステータスに変更されます。
※freee会計と連携している場合には、仕訳の連携状況に関わらず、振込データ出力のタイミングで「完了」ステータスに変更することができます。
※「確認中」および「後で」は、自社ワークフローに合わせて任意で利用できるステータスとなります。
担当者複数名で承認機能を利用するの場合
- 請求書が取り込まれると、自動的に「未処理」のステータスが付与されます。
- 請求書の内容を確認し、仕訳登録を行ったら、手動で「確認中」にします。
「確認中」になると、承認依頼機能が利用できます。 - 承認処理がすべて完了すると、自動的に「確認済」になります。
- 仕訳データ出力および振込データ出力を行うと、それぞれ以下のメッセージが表示されます。両方で「完了に変更する」を選択すると、自動的に「完了」ステータスに変更されます。
※ freee会計と連携している場合には、仕訳の連携状況に関わらず、振込データ出力のタイミングで「完了」ステータスに変更することができます。
※ 「後で」は、自社ワークフローに合わせて任意で利用できるステータスとなります。
一括操作の使い方
「請求書一覧」メニュー上にて、一括でステータス変更を行うことも可能です。操作手順については、以下の通りです。
- 「請求書一覧」メニュー上で、ステータスを変更したい請求書にチェックを入れます。
- ［一括操作］をクリックし、変更先のステータスを選択します。