カード決済後に承認申請ができる、カード利用報告機能の概要と設定方法を説明します。
カード利用報告の概要
本機能で、カード決済後に、カード利用者は承認者に対して利用内容を報告できます。
また指定された承認者は利用内容を確認・承認できます。カード決済の統制管理ができるようになるため、従業員の出張や交際費でfreeeカード Unlimitedの利用がしやすくなります。
以下が利用の大まかな流れになります。
申請
カード利用者は、決済後にカード所有者へメール・Slackで送信される通知、または管理画面のカード明細から申請をすることができます。申請状況はマイカードから確認できます。
承認
承認者として指定されたユーザーは、管理画面の承認画面から承認ができます。
※横断承認画面での承認は今後対応予定です。
利用報告のステータス確認
申請した利用報告の承認ステータスは、承認画面、カード明細から確認ができます。
管理者、経理担当者
管理者、経理担当者の権限をもつユーザーは、利用明細画面から申請の状況を確認することができます。
カード利用報告を使う準備
カード利用報告を使うには管理者が以下の設定を行ないます。
承認者のユーザー追加
申請経路で指定できる承認者は、freeeカードにユーザー登録されている必要があります。
管理画面の［ユーザー］メニューをクリックし、「ユーザー管理」画面の［＋ユーザーの追加］ボタンからユーザーを追加します。
なお、全ての権限のユーザーを承認者に指定できます。
申請経路の設定
カード利用報告を申請するユーザーが、申請時に選択する申請経路を事前に作成します。
申請経路の作成は管理者権限で可能です。
［設定］メニュー→［申請経路］をクリックし、「申請経路」画面の［＋新規登録］ボタンから申請経路が作成ができます。
なお、「この経路を適用する申請種別」については「カード利用報告」にチェックを入れます。
すでにfreee会計にて申請経路をご利用中で、その経路を利用報告でご利用されたい場合は、申請経路の一覧から既存の申請経路を選択し、「この経路を適用する申請種別」の「カード利用報告」にチェックを入れます。
会計で作成した申請経路の承認者がfreeeカードにユーザー登録されていない場合、利用報告を申請することができません。
必ずfreeeカードにもユーザー登録をしてください。
利用報告機能の有効化
「カード管理」 画面から利用報告をさせたいカードを選択をして、カード利用報告の「有効」にチェックをします。
カード利用報告ができる明細
以下の2つの条件を満たしたカード明細に対して申請承認ができます。
- カード詳細で利用報告が「必須」になっているカードの明細
- 決済が成功したカード明細
申請方法
- メールまたはSlackで届く、既存の領収書提出通知から利用報告できます。本文の［利用報告］ボタンを押下します。
- ［マイカード］メニュー→ カード明細をクリックし、承認を取るために必要な領収書を添付します。
※領収書は申請を行った後でも添付ができます。 - ［申請］をクリックして利用報告画面へ遷移します。
- 承認ルートから申請経路を選択して［申請］をクリックしたら利用報告が完了します。
申請完了したカード明細は申請中のステータスになっています。
申請の共有方法
利用報告を指定したユーザーに共有することができます。
共有者に指定されるとメールで通知が届きます。
共有されたユーザーは、該当のカード明細の閲覧権限があれば、利用報告の申請状況を確認することができます。
- 利用報告の［申請の共有］をクリックします。
- 共有するユーザーを選択して、 ［共有する］をクリックします。
共有するユーザーは複数名選択することができます。 - ［共有者を編集］をクリックして、あとから共有者を追加、削除することができます。
承認方法
- 申請がされると承認者へメールが届きます。
- 管理画面の［承認］メニュー→一覧から［申請］を選択して申請内容を確認できます。
- ［承認］［差戻し］［却下］をすることができます。
- ［承認］［差戻し］［却下］をすると、申請者にメールが届きます。
- コメントを送信すると申請者にメールが届きます。
承認者に代わって承認・差戻しをする
管理者権限を持つユーザーは、承認者に代わって、承認、差戻しをすることができます。
承認済みの利用報告も［特権差戻し］をクリックし、差し戻すことができます。
利用報告のステータス確認
カード所有者はマイカードから利用報告のステータスを確認できます。
承認者は承認者指定された申請の一覧を承認画面で確認できます。
管理者、経理担当者は利用明細から利用報告のステータスを確認できます。
ステータスの種類
- 申請中：利用報告の申請をした状態。
- 承認済み：承認者が全員承認をした状態。
- 差戻し：承認者が差戻しをした状態。再申請ができます。
- 却下：承認者が却下をした状態。再申請ができません。
注意事項
利用報告ステータスに依存せず、カードで経理や自動で経理でカード明細を取引登録することができます。
カードの利用報告機能の設定（［カード管理］→［任意のカードを選択］→［編集］で「利用報告」にチェックをいれて保存の操作）をする以前に発生した明細については、利用報告の申請は行えません。