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対象プラン
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法人プラン | ミニマム | ベーシック | ✓プロフェッショナル | ✓エンタープライズ |
| 個人プラン | スターター | スタンダード | ✓プレミアム |
会計freeeの経費精算で利用する申請経路を設定する際、部門役職の情報を正しく参照する前準備として、会社の組織体系、部門役職の情報を正確に登録しておく必要があります。
人事労務freeeを利用し、会社の組織体系や従業員情報を人事マスタとして登録しておくことでその情報を会計freeeへ自動連携することができます。
勤怠管理・給与計算・年末調整といった給与事務を人事労務freeeで行う予定がありましたら、役職の登録も人事労務freeeで行う事をおすすめします。
目次
概要
人事労務freeeの部門役職の情報を会計freeeで参照し、申請経路の設定時に選択することが可能です。
この機能を利用する前段階として、会社の組織体系、部門役職の情報を正確に登録しておく必要があります。
このヘルプページで紹介している操作を行うには、人事労務freeeで権限が「管理者」である必要があります。（権限について詳細はこちら）
【人事労務freeeをご利用ではない方】
人事労務freeeの従業員情報登録は無料でご利用いただけます。
（人事労務freeeのその他の機能によっては無料で利用できる期間が異なります。）
会計freeeでは従業員の情報を管理することはできませんが、人事労務freeeから事前に以下操作をすることでより詳細な組織体系の情報を自動連携し、会計freeeで参照することができます。
- 従業員情報のインポート：従業員の基本的な情報、部門役職名のCSVファイルをインポートし一括登録する（手入力も可能）
- 部門役職のツリー設定：組織体系、部門・役職の構造的な情報を、ツリーとして設定をする
【既に人事労務freeeをご利用中の方】
既に部門・役職のマスタを設定し利用されている場合は、特に事前登録をする必要はありません。
経費精算時に表示される部門に紐づく承認者が異なる場合は、人事労務freeeの人事マスタ登録が誤っている可能性があります。本ヘルプページの各マスタの情報の見直し、修正を行ってください。
1. 人事労務freeeの初期設定をする
1. 人事労務freeeでアカウントの作成を行います。
※課金の予定がない方は人事労務の無料お試しプランを選択してください。
初期設定を行わずに従業員登録・部門役職設定のみ利用する方法
以下の手順で人事労務freeeの画面を開くと、人事労務freeeの初期設定を行わずにスムーズに従業員・部門役職設定を確認・登録することができます。
こちらの手順でアクセスした場合、本項目の初期設定の操作はスキップし、2. 部門役職、ツリーの登録を行うの項目から操作を行ってください。
【操作手順】
- 会計freeeのメニュー［設定］→［メンバー招待・権限管理］画面右上の、［従業員一覧］［部門・役職設定］のリンクをクリック
- 会計freeeのメニュー［設定］→［申請経路の設定］画面右上の、［部門・役職設定］のリンクをクリック
※ 上記手順でアクセスした場合、人事労務freeeは無料プランの状態となります。有料プランの契約をされない限り、人事労務freeeのご利用料金は発生しません。
※ 無料プランでも、人事労務freeeでの従業員登録および部門・役職設定は制限なくご利用可能です。なお、給与明細確定などの各種機能は無料プランでの制限があります。詳しくは、人事労務freeeのプラン・料金について - 無料プラン・お試しプランの機能制限のヘルプページをご覧ください。
2. 人事労務freeeにログインし、必要最低限の初期設定を行います。
現時点で給与計算機能などを使わない予定であれば、各入力画面に赤字で「必須」と書かれている項目のみの入力で構いません。
各設定の［はじめる］をクリックし、各画面で設定を行います。
【給与の支払い日や健康保険などを設定する】
毎月の勤怠の締め日支払い日や、健康保険・雇用保険などの設定を行います。
詳しくは、給与規定を設定するのヘルプページをご覧ください。
【休日や勤務時間などを設定する】
会社の働き方に基づく、勤務・賃金設定を行います。
詳しくは、勤務・賃金設定を追加するのヘルプページをご覧ください。
【従業員を1人登録する】
従業員のデータを登録します。
本ページの3. 従業員情報をインポートで一括登録するの項目で登録の操作を行いますので、初期設定の段階ではスキップして問題ありません。
【給与明細を確定する】
月の給与計算を行い、給与明細を発行します。
詳しくは、給与明細を発行するのヘルプページをご覧ください。
人事労務freeeで給与計算を行う予定がない場合は、スキップして問題ありません。
2. 部門役職、ツリーの登録を行う
基本的な給与規定等の情報が揃ったら、部門役職設定で部門・役職を登録します。
組織体系の階層にあわせ、設定いただきます。（詳細はこちら）
組織体系のツリーで末端となる部門と、上位組織である部門の登録を行います。
3. 従業員情報をインポートで一括登録する
従業員の基本的な情報、部門・役職名などの情報をCSVファイルで準備し、人事労務freeeにインポートします。
ここで登録する「従業員」は、部門・役職の中に存在する人物、すなわち経費申請の「承認者」である必要があります。組織の中で役職があるなど、承認業務を行う方を人事労務freeeに「従業員」として登録してください。
※ 従業員の情報は手入力も可能です。このヘルプページでは会計freeeで参照する部門・役職の登録を主旨としているため、一括登録（CSVインポート）を解説しています。
※ 締め日支払い日が「未設定」の従業員をCSVインポートする機能は、現在未対応です。「未設定」の従業員は、手入力で登録を行ってください。
1. 従業員を登録するを開き、ひな形のサンプルファイルをダウンロードします。（詳細はこちら）
2. ダウンロードしたCSVに従業員情報を入れる加工を行います。
その際、「入社手続きが必要」の◯を消してください。
また、「2. 部門役職、ツリーの登録を行う」で事前に登録しておいた部門・役職を従業員の所属にあわせ入力します。所属開始日の入力も行ってください。 
3. 出来上がった従業員情報のファイルを、 インポートします。
4. 従業員の登録ができましたら、「従業員」メニューにて、従業員の招待を行います。
従業員アカウント情報欄に、従業員（承認者）のメールアドレスを登録してください。
5. 従業員に招待メールが届きますので、メール内のリンクからアカウント登録を行います。
※ 会計freeeと人事労務freeeの両方で、同じメールアドレスのアカウントが存在することで連携の紐づけが行われる仕組みです。
こうすることで、人事労務freeeで部門に所属した役職付きの従業員に対し、会計freee側の「承認者」である関連付けの設定が完了します。
※従業員情報を一括インポートをせずに手入力で従業員登録することも可能です。
4. 会計freeeで申請経路の設定をする
人事労務freeeでの事前設定は完了です。
引き続き、会計freeeで申請経路の設定を行ってください。
ご注意いただきたいこと
- 人事労務freeeで課金の予定がない方は人事労務の有料プランは選択せず、無料お試しプランを選択してください。
- 人事労務freeeで役職の情報を登録したが、現時点で給与計算機能などを使わない予定であれば、部門役職の情報のみ登録でご利用ください。