freeeサイン文書である「FS契約」を作成する方法のうち、「ファイルから作成」機能を使用して「FS契約」を作成します。
この機能では、PCや他システムで作成済みの文書をSalesforceにアップロードし送信することが可能です。
次のプランでは、オプション機能を追加することで本機能を利用することができます。
- 法人向けプラン：Advanceプラン、Enterpriseプラン（旧Light Plusプラン、旧Proプラン、旧Pro Plusプラン）
- 個人事業主向けプラン：なし
①事前準備 文書ファイルを用意する
Salesforceにアップロードするために、PCや社内システムで作成した文書ファイルを用意します。
【アップロードできるファイル種別】
- Word（.docx）
- PDF（.pdf）
- Excel（.xlsx）
- PowerPoint（.pptx）
②「FS契約」を作成する
- 「①事前準備」で用意したファイルを用いて、FS契約を作成します。
freeeサインアプリのナビゲーションバーから、任意のオブジェクトを開きFS契約を作成したいレコードを選択します。 - レコード詳細画面へ遷移したら、［FS契約作成］をクリックします。
- ファイルをアップロードします。
「FS契約作成」画面が表示されたら、「ファイルから作成」タブを選択し、「①事前準備」で用意したファイル含め必要事項を入力します。
番号 箇所 入力内容 ① フォルダ名 文書を保存するfreeeサイン上のフォルダ ② タイトル アップロードするファイル名 ③ 送信者数 送信対象人数を指定
- 参照ヘルプページ：三者間以上の契約機能について
④ ファイルのアップロード 以下いずれかの方法でアップロードします。
- 文書ファイルをアップロードする
事前に準備した文書ファイルを使用する場合 - レコードの添付ファイルを利用する
他レコードに紐づくファイルを流用したい場合
※アップロードできるファイルサイズ上限は4MBです。
- 必要事項を入力したら［FS契約作成］をクリックします。
- 「FS契約レコード詳細」画面へ遷移したら、FS契約レコードが作成されているので、未入力の入力項目の入力や、送信オプションを設定し、送信へ進みます。
※本画面の各機能については「freeeサイン for Salesforce 基本操作-FS契約作成 「テンプレートから作成」を行う - ③「FS契約」を作成する」の手順⑤を参照ください。 - FS契約の宛先を設定する。
「FS契約レコード」画面の「文書作成」コンポーネントから［編集］をクリックします。 - 「文書作成」画面が表示されたら、必要事項を入力します。
- 送信先メールアドレス：本FS契約を送信する相手先のメールアドレスを入力します。
- 必要事項を入力したら、［保存］をクリックします。
- 入力内容の設定が完了です。
［保存］クリック後、［文書作成］をクリックすることで、FS契約の入力内容が確定されます。
入力内容を修正する可能性がある場合、または、送信メッセージ等を設定する場合は、［文書作成］は押さずに、画面右上［×］をクリックし画面を閉じます。 - 必要に応じて、「送信オプション」や「送信メッセージ」等を設定します。
※必須ではないため、必要に応じて設定を行います。 - 「FS契約レコード」画面の「文書作成」コンポーネントから［作成］をクリックします。
※このタイミングでfreeeサイン上には文書が作成されます。 - ［作成］クリック後、下表の通り更新されます。
番号 箇所 更新内容 ① リンク freeeサイン上に作成された文書ページへのリンクが更新される ② ステータス 「未作成」から「作成中」へ更新される ③ 送信ボタン 「送信」ボタンが活性化する
※「編集」ボタンが活性化しますが、ここで修正できる項目は「送信先メールアドレス」のみです。
③「FS契約」を送信する
- FS契約を送信します。
各所設定が完了したら、「文書作成」コンポーネントから［送信］をクリックします。 - 「文書作成」画面へ遷移したら、必要オプションにチェックを入れ、［文書送信］をクリックします。
- 参考ヘルプページ：文書の送信
- 参考ヘルプページ：文書の送信
- ［文書送信］クリック後、下表の通り更新されます。
番号 箇所 更新内容 ① 署名期限 署名期限が更新される ② ステータス 「作成中」から「確認待ち」へ更新される ③ 「再送信」「キャンセル」ボタン 「再送信」「キャンセル」ボタンが表示される
④ 「FS契約関連ファイル」コンポーネント 文書ファイルが更新される
- FS契約の送信に関して、「再送信」「キャンセル」を行う場合は、「文書作成」コンポーネントから［再送信］［キャンセル］をクリックします。
④「FS契約」を締結する
- 受領者の署名・合意後、FS契約を締結します。
受領者の署名・合意後、下表の通り更新されます。番号 箇所 更新内容 ① ステータス 「確認待ち」から「要確認」へ更新される ② 「締結」「却下」「文書取得」「添付ファイル」ボタン 各ボタンが表示される。
- 締結：署名・合意内容に問題がなく、文書を締結する
- 却下：署名・合意内容に問題があり、締結キャンセルする
- 文書取得：受領者が署名した内容が反映された文書ファイルを取得する
- 添付ファイル取得：本人確認資料など受領者が添付したファイルを取得する
- 署名・合意内容に問題がないことを確認したら、［締結］をクリックします。
- ［締結］クリック後、下表の通り更新されます。
番号 箇所 更新内容 ① ステータス 「確認待ち」から「完了」へ更新される ② 「FS契約関連ファイル」コンポーネント 文書ファイルが更新される
※締結済み文書に加え電子契約締結情報が保存されます。
⑤「FS契約」を管理する
「②「FS契約」を作成する」～「③「FS契約」を送信する」で作成した「FS契約」は「FS契約オブジェクト」にて、一覧で確認が可能です。