freeeサイン for Salesforce 初期設定-7.FS契約フローの設定を行う – freee ヘルプセンター

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本ページでは、freeeサイン for SalesforceのFS契約フローパッケージを利用するための設定方法を説明します。

本設定は任意で行います。自動で文書を作成、送信、締結する機能を利用する場合に設定します。
※本作業を行うSalesforceユーザーは、下記条件を満たす必要があります。

FS契約フローパッケージのインストール済みである事。
※「freeeサイン for Salesforce 初期設定-6.FS契約フローパッケージのインストール方法」のヘルプページをご覧ください。
Salesforceのフロー設定が可能なSalesforceアカウントである事。
各フローの概要については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-6.FS契約フローパッケージのインストール方法 - FS契約フロー概要」のヘルプページをご覧ください。

次のプランでは、オプション機能を追加することで本機能を利用することができます。

法人向けプラン
- Advanceプラン
- Enterpriseプラン
  - 旧Light Plusプラン
  - 旧Proプラン
  - 旧Pro Plusプラン
個人事業主向けプラン：なし

フローの利用イメージ
自動で文書を作成するフローを設定する
自動で文書を送信するフローを設定する
自動で文書を締結するフローを設定する
一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する
有効化したフローを無効化して停止する

フローの利用イメージ

FS契約レコードの「文書タイトル」に、自動フローの動作条件に設定した文言を含む場合を説明します。
選択したテンプレートの入力項目のうち、「必須」の「Salesforce対象項目の値」をすべて入力して［保存］をクリックします。
「必須」項目が入力された文書が、自動フローに設定した条件と一致すると、自動フローが動作し文書の作成、送信、締結等を自動で行います。
ブラウザを更新すると実行された動作に応じてステータスが「作成中」「確認待ち」「完了」に更新されます。

自動で文書を作成するフローを設定する

自動で文書作成するために、Salesforceのフローに条件を設定し有効にします。初期値では、文書タイトルに「NDA」を含む文書を対象とするよう条件を設定しています。

Salesforceの「設定」画面で、画面左部［クイック検索］欄に「フロー」と入力し、検索します。
「すべてのフロー」一覧から、［FS契約_文書自動作成］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。
「エントリー条件」欄の以下の項目の「値」を初期値の「NDA」から条件に指定する文言に変更します。
- ラベル名で表示されている場合：文書タイトル
- API名で表示されている場合：freeeSign__FSDocumentTitle__c
※上記以外の箇所に対して、変更や削除を行うとフローが動作しなくなります。
条件を設定したら、［保存］をクリックします。
※［保存］が活性化しない場合は、一度条件を変更してフローを有効化します。設定値を変更する場合は「一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する」をご覧ください。
設定の保存後に［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「すべてのフロー」一覧へ遷移し、「FS契約_文書自動作成」の「有効」欄にチェックがついていることを確認します。
続いて「すべてのフロー」一覧から、［FS契約_作成済文書自動取得］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、［有効化］をクリックします。
※本フローでは条件設定の変更は行いません。変更した場合フローは動作しなくなります。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「すべてのフロー」一覧へ遷移し、「FS契約_作成済文書自動取得」の「有効」欄にチェックがついていることを確認したら設定は完了です。
FS契約レコードを作成または編集し、手順3で設定した条件に一致する文書に対して、自動フローが起動してステータスが「作成中」になります。

自動で文書を送信するフローを設定する

自動で文書作成するためにSalesforceのフローの条件を設定して有効にします。初期値では、文書タイトルに「NDA」を含む場合を条件に設定しています。
Salesforceの「設定」画面で、画面左部［クイック検索］欄に「フロー」と入力して検索します。
「すべてのフロー」一覧から、［FS契約_文書自動送信］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。
「エントリー条件」欄の以下の項目の「値」を初期値の「NDA」から条件に指定する文言に変更します。
- ラベル名で表示されている場合：文書タイトル
- API名で表示されている場合：freeeSign__FSDocumentTitle__c
※上記以外の箇所の変更や削除を行うとフローが動作しなくなります。
［保存］をクリックします。
※［保存］が活性化しない場合は、一度条件を変更してフロー有効化しています。値を変更する場合は「一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する」をご覧ください。
［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示され、戻るボタンの［←］をクリックします。
「FS契約_文書自動送信」の「有効」にチェックがついていることを確認したら設定は完了です。

FS契約レコードを作成または編集して保存し、手順3で設定した条件に一致すると自動で文書が送信され、ステータスが「確認待ち」になります。

自動で文書を締結するフローを設定する

自動で文書作成するためにSalesforceのフローの条件を設定して有効にします。初期値では、文書タイトルに「NDA」を含む場合を条件に設定しています。
Salesforceの「設定」画面で、画面左部［クイック検索］欄に「フロー」と入力し、検索します。
「フローの表示ラベル」より、［FS契約_自動締結］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。
「エントリー条件」欄の以下の項目の「値」を初期値の「NDA」から条件に指定する文言に変更します。
- ラベル名で表示されている場合：文書タイトル
- API名で表示されている場合：freeeSign__FSDocumentTitle__c
※上記以外の箇所の変更や削除を行うとフローが動作しなくなります。
条件を設定したら、［保存］をクリックします。
※［保存］が活性化しない場合は、一度条件を変更してフローを有効化しています。値を変更する場合は「一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する」をご覧ください。
設定の保存後に［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「すべてのフロー」一覧へ遷移し、「FS契約_自動締結」の「有効」欄にチェックがついていることを確認します。
続いて「すべてのフロー」一覧から［FS契約_締結文書取得バッチ］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。

※本フローを有効化するには、必ず「開始レコードトリガーフロー」の条件を編集してから［有効化］します。
「スケジュールを設定」欄の「開始日」と「開始時刻」に次回実行する日時を設定します。
※頻度は「毎日」から変更しません。
条件を設定したら、［保存］をクリックします。
設定の保存後に［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「FS契約_締結文書取得バッチ」の「有効」にチェックがついていることを確認したら設定は完了です。
受領者が署名しステータスが「要確認」に変わると、手順3で設定した条件に一致する文書に対して、自動フローが起動してステータスが「完了」になります。
手順10で設定した時刻になると、締結後にタイムスタンプが付与された文書を取得します。
※スケージュールに設定した時刻になる前に、締結済み文書を取得したい場合は手動で取得可能です。
手動で取得する方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-文書のタイムスタンプを確認する」のヘルプページをご覧ください。