Amazonビジネス - 旧連携方式から新方式に切り替えて購入履歴を取り込む

更新日:

freeeとAmazonビジネスと連携すると、日々の消耗品購入などの経理処理をスムーズに行うことができます。2022年1月から、新方式による連携を開始しました。

新方式リリース前からAmazonビジネスをお使いのお客様は、新方式に切り替えることでより便利にお使いいただけます。

旧方式は2023年1月末で機能停止したため、それまでの間に、新方式に切り替えてご利用ください。

目次

対象となるお客様

新連携方式が開始した2022年1月以前に既にfreeeにAmazonビジネス連携されている方（従来の連携形式でご利用中の方）

Amazonビジネスの新旧連携方式の違い

旧方式と新方式の主な違いは、4点あります。

（１）連携方式がよりセキュアなAPI方式になります

これにより、同期のたびにSMSやメールにAmazonビジネスから届いたコードを入力する手間が不要になり、定期的な自動同期も安定的に行われます。

（２）明細の作成単位が「注文ごと」から「商品ごと」に変更されます

旧方式

新方式

注文単位での明細作成

1回の注文で複数品目を購入した場合に、勘定科目や消費税率を商品別で設定できず、自動同期した明細を無視して手入力し直す作業が必要でした。

注文単位での明細作成画面

商品単位の明細作成

商品ごとに明細が作成されるため、勘定科目の設定がしやすくなります。

混合税率の場合にも商品ごとに消費税率がわかるので、自動で経理機能を活用いただけば、自動化ができます。

商品単位の明細作成画面

（３）口座の作成単位が「Amazonビジネスでお客様が設定したグループごと」に変更されます

旧方式

新方式

アカウント単位での口座同期

お客様がAmazonビジネス上で「グループ」を設定して、部署別や購入用途別に購入データを管理をしていても、freeeに取り込む際はすべて同じ口座に取り込まれ、グループ別管理はできませんでした。

アカウント単位での口座同期を表す図

グループ単位での口座同期

Amazonビジネス上でお客様が作成したグループごとに口座を作成できるため、次の例のような同期が可能です。

  • 一つの法人アカウントのうち、総務部グループだけ同期したい
  • 個人事業主が取引先別にグループを作成しており、A社グループとB社グループの経費(購入データ)を分けて管理したい

 

グループ単位での口座同期を表す図

（４）明細が同期されるタイミングは、「注文日」ではなく「出荷日」に変更されます

新方式による連携開始（切り替え）時の注意事項

新方式の連携では、明細における購入内容の確認やグループ管理は便利になりますが、これまで旧方式で取り込まれてきた明細の形態が異なることから、切り替え時期の選択や事前準備が必要となります。

会計年度の途中から新方式に切り替えを行う場合

対象となるお客様

旧方式にてAmazonビジネス口座連携をしている方で、勘定科目単位で他のアプリ連携や予実管理をしていない方

  • 任意のタイミングにて、「切り替え（新方式による連携開始）の設定方法」によって連携方式を旧方式から新方式に切り替えます。
  • 旧方式による同期は、2023年1月末でサービス提供終了（同期停止）いたしますので、それまでの間に切り替えが必要となります。
  • 決算書表示名は新旧方式ともにデフォルトでは「未払金」になります。

勘定科目名の変更等を避ける場合

対象となるお客様

旧方式にてAmazonビジネス口座連携をしている方で、勘定科目単位で他のアプリと連携したり、予実管理をしたりしている方

  • 勘定科目単位で他のアプリと連携していたり、予実管理をしたりしているお客様は、新旧方式の勘定科目が別のものとして扱われます。
  • 新会計年度（個人事業主であれば1月1日）から新方式による同期を利用開始してください。
  • 旧方式による同期は、2023年1月末でサービス提供終了（同期停止）いたしますので、それまでの間に切り替えが必要となります。

旧方式にて自動登録ルールを設定済みの場合

対象となるお客様

旧方式にてAmazonビジネス口座連携をしている方で、自動登録ルールを設定している方

  • 旧方式にて設定した自動登録ルールは新方式には引き継がれません。
  • 新方式による同期を開始後に改めて自動登録ルールの設定が必要となります。

切り替え（新方式による連携開始）の設定方法

  1. 新方式のAmazonビジネス口座を新規に口座登録し、連携が開始出来る状態へ設定します。
    口座の一覧・登録より、「Amazonビジネス（API）」口座を確認の上ご登録ください。連携の設定方法の詳細については「Amazonビジネス - 購入履歴を取り込む」をご覧ください。
    API連携設定時の明細の取得範囲については、旧方式の口座に取り込んだ明細の最終日以降を指定します。

    例：新方式の明細の取得範囲の設定

    • 旧方式の口座：2022年1月31日までの明細を取り込んだ状態の場合
    • 新方式の口座：明細の取得対象を2022年2月1日に指定
  2. 旧方式の口座の未登録明細を全て登録します。
    これにより、これまでに登録した取引の情報は残したまま、旧方式の口座同期は行われず、新方式のみで明細を取り込むことができるようになります。
  3. Amazonビジネス口座の残高を旧方式から新方式に移動させます。freeeでは、こういった口座間の資金移動を「口座振替」と呼んでいます。
  4. 「取引」→「口座振替」を開きます。
    image21.png
  5. 口座振替画面にてそれぞれの項目を入力し登録します。
    • 振替日：旧方式の口座に取り込んだ明細の最終日翌日
    • 振替元口座：新方式の口座
    • 振替先口座：旧方式の口座
    • 金額：旧方式の口座の登録残高からマイナス符号を外した金額
      ※登録残高は、未登録明細を全て登録した状態のホーム画面の登録残高、または、試算表の期末残高で確認できます（ホーム画面では登録残高はマイナス表記・試算表ではプラス表記となっています）。
      ※この時、プラスの金額を入力します。また、旧方式の口座残高が0円になるようにするため、 新方式の口座から旧方式の口座への移動 として登録します。
      より詳細にご確認されたい場合は、「資金の移動を登録する（口座振替）」をご覧ください。
      口座振替画面のスクリーンショット
  6. ホーム画面等で、新方式のAmazonビジネス口座の登録残高を確認し、登録残高が移動されているかをご確認ください。

    例：

    • 旧方式の口座：登録残高０円
    • 新方式の口座：登録残高-100,000円

    上記のように旧方式の口座は登録残高が0円となり、新方式の口座に登録残高が移動している状態かをご確認ください。


    【ホーム画面表示例】

    　　　新方式口座振替前　　　　　　　　　　　　　　　新方式口座振替後2023-06-14_14h25_27.png

    　　　旧方式口座振替前　　　　　　　　　　　　　　　旧方式口座振替後2023-06-14_14h27_23.png

  7. 登録残高が0円になった旧方式の口座を、旧方式の口座の「口座の詳細」画面より非表示の設定を行います。
    ※非表示の操作方法は「口座を非表示にする」をご覧ください。
    ※新方式で取得した利用明細のうち、旧方式で取り込み済の利用明細があれば、「無視」という操作を行います。明細の無視の詳細な方法は「不要な明細を無視する 」をご覧ください。

    例：

    • 旧方式の口座：2022年1月31日まで同期し、利用停止（残高を新方式の口座に口座振替）
    • 新方式の口座：2022年2月1日時点から利用を開始したいが、1月31日分の利用明細を新方式でも取り込んでしまったため、1月31日の利用明細が重複して取り込まれた。

    この場合、新方式の口座にて重複した1月31日分の利用明細を無視します。

関連ヘルプ

上記の内容で解決できなかった方は、合わせて以下のヘルプもご確認ください。

関連記事