freee受発注で契約管理をする（freeeサイン連携なし）

本機能の概要とメリット

従来のfreee受発注では、発注〜請求までのタイムラインにおけるやり取りをクラウド上で完結することはできましたが、その手前に存在する「契約管理」までをカバーすることはできませんでした。

2021年12月 以降は、取引先に紐づく「契約管理」の領域までカバーすることができ、freee受発注にて受発注管理だけではなく「契約管理」を含めた一元管理が可能となります。
これにより、これまでは分散しやすかった契約書類等の資産も、取引先と紐付けて管理することがカンタンになりました。

契約書に関する操作を行う

freee受発注では契約管理に関する次の操作が可能です。それぞれの操作の詳細は、以下の各セクションをご覧ください。

記号	操作の概要	操作の詳細
A	すでにある契約書をアップロードする	freee受発注の取引先との間の契約について、作成途中や締結済みの契約書をアップロードして紐付けることができます。
B	取引先に紐づいた契約の詳細を確認する	添付した契約書は、取引先ごとに詳細を確認することができます。
C	添付した契約書の情報を更新する	添付した契約書に後から変更があった場合に、更新することができます。
D	添付した契約書を削除する	取引先に添付している契約書が不要である場合に、削除することができます。
E	契約期間を変更する	一度設定した契約期間は変更することができます。

A. すでにある契約書をアップロードする

取引先との間の契約について、作成途中の契約書や締結済みの契約書がある場合、それらの契約書をそのままアップロードして管理することができます。

操作手順は次のとおりです。

1. freee受発注の画面上部から［取引先］メニューを表示し、契約書のアップロードを行いたい取引先をクリックします。

2. 画面右側の「契約」項目から締結したい契約種別に当てはまる［＋追加］ボタンを選択し、［すでにある契約書をアップロード］をクリックします。

3. 契約書データについて、URLを指定するかファイルをアップロードします。アップロード後は、契約書のステータスを「作成中」「確認待ち」「完了」のいずれかから選択することができます。

• 契約書をWebサービス等を利用して作成 または 保存している場合：
  「URL」項目に当該契約書を参照するためのURLを入力します。必要に応じて「表示タイトル」も入力可能です。
• 契約書のドキュメントファイルやPDFファイルがある場合：
  ［ファイル選択］ボタンをクリックし、任意のファイルをアップロードします。

4. 「契約期間設定」項目にて、契約期間を入力することができます。
※ ここで契約期間を入力すると、期間満了の7日前に通知メールを受け取ることができます。

5. 内容に問題がなければ［アップロード］ボタンをクリックします。
アップロードが完了すると、freee受発注の取引先詳細画面の「契約」項目にて、指定したステータス表示で契約書が添付され、管理等を行うことができます。

B. 取引先に紐づいた契約の詳細を確認する

freee受発注の取引先に紐づいた契約（書）は、「 取引先の一覧画面 」「 取引先の詳細画面 」双方から確認することができます。

操作手順は次のとおりです。

【取引先の一覧画面から確認する】

1. freee受発注の画面上部から［取引先］メニューを表示します。

2. 契約の状況に合わせて、各取引先の一覧に次のステータスが表示されます。

• 契約書がアップロードされている場合に表示されるもの：
  
  • 契約処理中
  • 契約済み
• 契約期間が設定されている場合に表示されるもの：
  
  • 期間前の契約あり
  • 期限切れの契約あり

【取引先の詳細画面から確認する】

1. freee受発注の画面上部から［取引先］メニューを表示し、契約書の詳細を確認したい取引先をクリックします。

2. 取引先詳細画面の右側にある「契約」項目から、各種契約の詳細を確認することができます。

取引先の詳細画面では次の確認・操作等が可能です。

• 各契約のステータスを確認する場合：
  各契約の状況に合わせて、次のステータスが表示されます。
  
  • 契約書がアップロードされている場合に表示・変更できるもの：
    
    • 作成中
    • 確認待ち
    • 完了
  • 契約期間が設定されている場合に表示されるもの：
    
    • 契約期間前
    • 契約期限切れ
      
      
• 契約に関する操作の履歴を確認したい場合：
  ［契約履歴］ボタンをクリックすると、契約に関する操作ごとの履歴が時系列順で表示されます。
  
  
  
• 添付された契約書をプレビューしたい場合：
  プレビューしたい契約書の右側に表示された［･･･］ボタン → ［プレビュー］をクリックすると、ブラウザでプレビュー表示 または ダウンロードすることができます。

C. 添付した契約書の情報を更新する

契約書の内容が改訂された場合などは、既に添付してある契約書を更新することができます（更新ができる契約書は「基本契約」「秘密保持契約」のみです。）。

操作手順は次のとおりです。

1. freee受発注の画面上部から［取引先］メニューを表示し、契約書の更新をしたい取引先をクリックします。

2. 取引先詳細画面の右側にある「契約」項目から、更新したい契約書の［･･･］ボタン → ［すでにある契約書で更新］をクリックします。

3. 「 A. すでにある契約書をアップロードする 」の 手順3 以降と同様の手順にて、更新先となる契約書をアップロードします。

D. 添付した契約書を削除する

添付した契約書が不要な場合は、契約書を削除することができます。

操作手順は次のとおりです。

1. freee受発注の画面上部から［取引先］メニューを表示し、契約書の削除をしたい取引先をクリックします。

2. 取引先詳細画面の右側にある「契約」項目から、削除したい契約書の［･･･］ボタン → ［削除］をクリックします。

3. 削除の確認メッセージが表示されます。削除しても問題がなければ［削除］ボタンをクリックします。

E. 契約期間を変更する

freee受発注では契約書の登録時に「契約期間」を設定することで、契約満了の7日前に通知メールを受け取ることができます。この契約期間は後から変更することが可能です。

操作手順は次のとおりです。

1. freee受発注の画面上部から［取引先］メニューを表示し、契約期間を変更したい取引先をクリックします。

2. 取引先詳細画面の右側にある「契約」項目から、契約期間を変更したい契約書の［･･･］ボタン → ［契約期間設定］をクリックします。

3. 変更先となる「契約期間」を入力し［保存］ボタンをクリックします。
これにより、freee受発注側で管理される「契約期間」が変更されます。

※ ここで変更した「契約期間」は契約書の内容には直接反映されません。必要に応じて、契約の相手方との再契約や「 C. 添付した契約書の情報を更新する 」の操作を行ってください。

よくある質問

ここでは、freee受発注での契約管理（freeeサイン連携なし）について「よくある質問」をまとめております。

1つの取引先には「基本契約」「秘密保持契約」を、それぞれ1件ずつしか添付できないのですか？

はい、「基本契約」「秘密保持契約」の欄には、それぞれ最新の契約書が1件ずつ添付可能です。
ただし「その他契約」の欄では複数の契約書の添付が可能です。複数の契約書をやり取りする場合は、必要に応じて当該欄をご利用ください。