工数のリマインド設定機能

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各従業員の工数入力状況を自動的にチェックして、従業員本人への入力リマインドや管理者やチームリーダー向けの入力状況サマリーを送信することが出来ます。
設定画面よりチェック内容や送信タイミングを柔軟に設定することができます。


利用できる権限：システム管理者

目次

日単位のリマインド設定を有効にする

  1. 「設定」メニュー→「リマインド」タブをクリックします。
    ※管理者権限のユーザが設定可能です。
    設定メニューのリマインドタブを指し示しているスクリーンショット
  2. ［指定のリマインド］でリマインドの「有効にする」をチェックし設定を保存すると、設定に応じたチェックとメール送信が有効になります。
    有効にするまでは自動的にメールが送信されることはありません。
    指定のリマインド画面

■送信曜日
リマインドを送信する曜日を指定します。

■送信時間
リマインドを送信する時間を指定します。
※送信処理の都合で、指定した時間に対して後ろに数分間のズレが生じる場合があります。

■対象者
リマインド送信の対象となるチェック内容を指定します。
指定したチェック内容に不備があった従業員がリマインドの対象者となります。

工数の未入力：平日に工数が入力されていない日をチェック
勤務時間との不整合：1日の標準労働時間(*)に工数が足りていない日をチェック

(*)勤怠連携している場合は勤怠連携された勤務時間、連携していない場合はfreeeプロジェクト管理で設定している1日の標準労働時間 が基準となります。

■送信先
リマインドを送信する対象者を指定します。

本人：工数入力に不備がある場合のみ、工数入力を促すリマインドが送信されます。
チームリーダー：チームメンバーの工数入力状況サマリーが送信されます。
管理者：全従業員の工数入力状況サマリーが送信されます。

■管理者からのメッセージ
リマインドメール内に任意のメッセージを埋め込むことができます。

■テスト送信
このボタンを押した管理者自身にテストメールを送信します。
従業員本人向け、チームリーダー向け、管理者向けの3通の文面(内容はダミー)が送信されます。
リマインドメールの内容を把握するためにご利用ください。

a.日単位で送信されるメールのサンプル（従業員本人向け）
従業員本人向けの日単位で送信されるメールのサンプル画面

b.日単位で送信されるメールのサンプル（チームリーダー、管理者向け）

チームリーダーと管理者向けの日単位で送信されるメールサンプル画面

月単位のリマインド設定を有効にする

  1. 「設定」メニュー→「リマインド」タブをクリックします。
    ※管理者権限のユーザが設定可能です。
    設定メニューのリマインドタブを指し示しているスクリーンショット
  2. ［毎月のリマインド］でリマインドの「有効にする」をチェックし設定を保存すると、設定に応じたチェックとメール送信が有効になります。
    有効にするまでは自動的にメールが送信されることはありません。
    毎月のリマインド画面

■送信日
毎月のリマインドを送信する日付を指定します。
月初〜指定した日付までのチェック結果が送信されます。

■送信時間
リマインドを送信する時間を指定します。
※送信処理の都合で、指定した時間に対して後ろに数分間のズレが生じる場合があります。

■対象者
リマインド送信の対象となるチェック内容を指定します。
指定したチェック内容に不備があった従業員がリマインドの対象者となります。

工数の未入力：平日に工数が入力されていない日をチェック
勤務時間との不整合：1日の標準労働時間(*)に工数が足りていない日をチェック

(*)勤怠連携している場合は勤怠連携された勤務時間、連携していない場合はfreeeプロジェクト管理で設定している1日の標準労働時間 が基準となります。

■送信先
リマインドを送信する対象者を指定します。
本人：工数入力に不備がある場合のみ、工数入力を促すリマインドが送信されます。
チームリーダー：チームメンバーの工数入力状況サマリーが送信されます。
管理者：全従業員の工数入力状況サマリーが送信されます。

■管理者からのメッセージ
リマインドメール内に任意のメッセージを埋め込むことができます。

■テスト送信
このボタンを押した管理者自身にテストメールを送信します。
従業員本人向け、チームリーダー向け、管理者向けの3通の文面(内容はダミー)が送信されます。
リマインドメールの内容を把握するためにご利用ください。

a.月単位で送信されるメールのサンプル（従業員本人向け）
従業員本人向けの月単位で送信されるメールサンプル画面

b.月単位で送信されるメールのサンプル（チームリーダー、管理者向け）

チームリーダーと管理者向けの月単位で送信されるメールサンプル画面

リマインドをSlackで通知する

従業員向けの工数リマインド通知をSlackで送信することができます。
Slackで通知するためには、システム管理者、従業員ともに下記の設定が必要です。

【システム管理者による操作】

■アプリ連携の方法

  1. 「設定」メニュー→「アプリ連携」から「Slack」の「設定」ボタンをクリックします。
    アプリ連携タブのSlackの設定ボタンを指し示しているスクリーンショット
  2. 「Slack」の設定画面で「Slackに接続」ボタンをクリックします。
    Slackの設定画面でSlackに接続ボタンを指し示しているスクリーンショット
  3. 「freeeプロジェクト管理」からワークスペースに対するアクセスを許可します。
    ※連携先を変更する場合は、画面右上に表示されている一覧から選択します。

■Slackでの通知内容を設定する
メニューの「設定」→「リマインド」でリマインドを有効にし、送信曜日・時間・対象者・管理者からのメッセージを設定します。

※各設定項目の内容は、「工数のリマインド設定をする」をご参照ください。
※送信先に「本人」を選択した場合のみSlack通知が行われます。

【各従業員自身による操作】

■通知方法を設定する
メニューの「設定」→「通知」画面で、メールかSlackのいずれか、もしくは両方を選択します。
通知の受け取り方法の設定画面

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