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【Android】カレンダー予定から交通費の経費申請を行う

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freee会計アプリでは交通費の経費精算を行うために、交通系ICカードを読み取る方法の他、カレンダー予定から交通費を推測して申請を行うこともできます。

このページでは、カレンダー予定から推測された交通費をもとに、経費申請を行う方法をご説明いたします。

こちらの機能の初期設定や使い方に関しては動画でもご説明していますのでご覧ください。
公開:2020年7月1日 (※公開時点の情報になります)
https://youtu.be/6G7MutoHdS8

目次

 

本機能の概要

Android端末の標準アプリ「Googleカレンダー」に登録された予定から、交通費を推測し、そのまま経費精算を行うことができます。

 

本機能の要件

本機能を利用するには、次に挙げる要件が揃っている必要があります。
要件をすべて満たしているかどうかご確認ください。

1. Android端末に「Googleカレンダー」アプリがインストールされていること

「Googleカレンダー」アプリがAndroid端末内にインストールされていない場合は、「Playストア」からインストールします。

2. 「Googleカレンダー」アプリに予定が登録されていること

「Googleカレンダー」アプリに直接予定を登録するか、他のカレンダーサービスから連携された予定が登録されている必要があります。

3. 登録された予定に「場所」情報が付与されていること

交通費の推測を行うためには、それぞれのカレンダー予定に「場所」情報（住所 / 所在地）が含まれている必要があります。
本機能に使用するカレンダー予定すべてに「場所」情報が付与されているかどうかご確認ください。
※ 「場所」情報が含まれている場合、予定の詳細には住所（所在地）情報が表示されます。
Screenshot_20200622-144112.png

 

事前に必要な設定

本機能を使用するにあたっては、次の事前設定が必要です。

  • 「Googleカレンダー」アプリへのアクセスを許可する
  • 自宅・会社の最寄駅を登録する

設定手順は次のとおりです。

1. 画面左側のメニューから［経費精算］を選択し、画面右下の［＋］をタップします。

2. 画面下部に表示された［経費明細を追加］ボタンを選択し、［カレンダー連携］をタップします。
Screenshot_20200622-133439.png

3. 「カレンダーアプリと連携して交通費精算を簡単に」画面が表示されたら［連携をはじめる］ボタンをタップし、続く画面にて［許可する］ボタンをタップします。
※ アクセスを求める画面が表示されたら［許可］ボタンをタップします。
Screenshot_20200622-133544.png

4. 「最寄駅を設定しましょう」画面が表示されたら［設定する］ボタンをタップし、自宅・会社の最寄駅をそれぞれ設定します。
Screenshot_20200622-133826.png

5. 「設定が完了しました！」画面が表示されたら［表示する］ボタンをタップし、「カレンダー」アプリから予定を読み込みます。

カレンダー予定が読み込まれない場合は、「候補がありません」画面が表示されます。
この場合［再表示する］ボタンをタップいただくか、［使い方］ボタンをタップし、「場所」の設定が正しく行えているかどうかご確認ください。
Screenshot_20200622-134517.png

 

交通費の経費申請を行う

正常に事前設定が完了すると、「場所」情報をもつカレンダー予定（直近1か月間）と推測された交通費がカードして一覧表示されます。
申請したいカードにチェックをつけ［追加する］ボタンをタップします。

※ 画面右上の［絞り込み］マークから表示されるカードの絞り込みを行うこともできます。
Screenshot_20200622-161833.png

 

参考：カードの各種要素について

image5.png

  • タイトル
    カレンダー予定のタイトルが表示されます。
    推測結果によって「行き:」「帰り:」「直行:」「直帰:」などが自動的に付与されます。
  • チェックボックス
    カードが選択された状態になります。
  • 推測結果（ルートと金額）
    カレンダー予定から「出発」「到着」「ルート」「金額」が自動的に推測されます。
    推測結果が意図したものではない場合、右上の［編集］から経路を変更することができます。
  • 「利用済み」マーク
    すでに「新規申請」または「下書きに追加」で使用されたカードに表示されます。
    デフォルトでは「利用済み」カードは非表示です。
  • 「定」マーク
    推測された金額から定期区間が控除されている場合に表示されます。

「新規申請」、「下書きへの追加」いずれも、追加される経費明細には、次の情報が自動的に入力されます。

  • 発生日
    予定の日付
  • 経費科目
    選択した経費科目
  • 内容
    推測カードのタイトル
  • 金額
    推測カードの金額
  • 選択した経路
    推測カードの経路

 

各種設定を変更する

「候補」画面右上の［設定］マークをタップすることで、各種設定を変更できます。
Screenshot_20200622-133826.png

駅の設定

  • 自宅の最寄駅
    推測で使用される自宅の最寄駅を登録します。
  • 会社の最寄駅
    推測で使用される会社の最寄駅を登録します。

推測の詳細設定

  • 直行する予定の開始時間
    ここで設定した時間に該当する予定には、推測結果として「直行: 」が付与されます。
  • 直帰する予定の終了時間
    ここで設定した時間に該当する予定には、推測結果として「直帰: 」が付与されます。

経路検索の初期設定

  • 運賃
    「ICカード優先」、「通常運賃」のいずれかを選択します。
  • 特急料金
    「指定席優先」、「自由席優先」、「グリーン席優先」のいずれかを選択します。
    また、新幹線を含む場合、有料特急を含む場合はそれぞれのスイッチをONにします。

  

参考：よくある質問

  • 「Googleカレンダー」アプリ以外のカレンダーアプリからの読み込みは対応していますか？
    本機能はAndroid標準アプリである「Googleカレンダー」アプリのみ対応しております。

  • 「Googleカレンダー」アプリで予定が登録されているにもかかわらず、候補表示されません。
    本機能で推測対象となるのは「場所」情報が付与されたカレンダー予定のみです。登録されているカレンダー予定に「場所」情報が正しく付与されているかどうかご確認ください。

  • 一度取得したカードに紐づく金額（ルート情報）は保持されますか？
    はい、直近2か月間のデータがアプリ内にキャッシュされます（直近2か月を超えたデータは順次削除されます）。
    また、「設定」を変更するとキャッシュは消失しますのでご注意ください。

 

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