ページを印刷「freeeスマート受発注」をご利用いただくと、受発注者が協働して見積書・発注書・発注請書・請求書を作成し、共有、その承認までクラウド上で一気通貫して行えます。
本ページでは、以下のケースの操作の流れについてご紹介します。
- 発注者・受注者のどちらもfreeeスマート受発注を利用している
- 発注者の方が依頼をスタートする場合
※ 取引先がfreeeスマート受発注をご利用でなくても、「セルフ利用」機能を利用することで、発注内容を管理することができます。詳しくは、依頼を発注する - セルフ利用するのヘルプページをご覧ください。
目次
事前準備
freeeスマート受発注で依頼を開始するためには、以下の事前準備を行います。
詳しくは、それぞれのヘルプページをご覧ください。
① freeeのアカウントを作成し、freeeスマート受発注の利用を開始する
② 初期設定を行う
③ 取引先を登録する
④ 画面の見方を確認する
依頼を作成する
本サービスでは、「見積 / 発注 / 請求」の3種類の業務を行うことができます。
これらの操作はすべて、各取引先毎にスタートできます。そのため、事前に取引先の登録が必要となります。
依頼を新規作成する
1. メニュー［取引先］を開き、依頼を開始したい取引先の［依頼作成］ボタンをクリックします。
※ メニュー［発注］→［＋依頼作成］をクリックし、取引先選択をして作成することも可能です。
2.「依頼の新規作成」画面で、各項目を以下のように設定します。
- 利用方法：［取引先と利用］を選択します。
- 依頼種別：プルダウンから［発注する / 見積をもらう / 請求をもらう］の3種類の業務のいずれかを選択します。
3.［内容の入力］をクリックします。
過去の依頼を複製する
メニュー［発注］から複製したい依頼をクリックし、依頼画面右上の［複製］ボタンから、過去の依頼内容を複製して依頼を新規作成することができます。
会計freeeから発注を複製する
スマート受発注では、会計freeeで作成した発注書を読み込み、内容をコピーし新たに依頼を作成することができます。詳しい操作手順は、次のとおりです。
1. メニュー［発注］を開き、画面右上の［依頼作成］から［会計freeeから発注を複製］ボタンをクリックします。
2. 「会計freeeから発注を複製」画面が開き、会計freeeで作成した発注書一覧が表示されます。複製したい取引先の［複製］ボタンをクリックします。
対象となる発注は、会計freeeで登録した取引先名から絞り込み検索をすることも可能です。
3. 「複製」画面が開きます。会計freeeで作成した発注書の取引先が、スマート受発注に登録済み または 未登録の場合で、操作手順が異なります。
それぞれの詳しい操作は次のとおりです。
【スマート受発注に登録している取引先の場合】
すでにスマート受発注に登録している取引先の場合は、自動で取引先とメースアドレスが表示されますので、「利用方法」と「依頼種別」を選択し、［確定］ボタンをクリックします。
【スマート受発注に登録していない取引先の場合】
スマート受発注に登録していない取引先の場合、その取引先は新規登録されます。
自動で取引先が表示されますので、メールアドレスの入力と、「利用方法」「依頼種別」を選択し、［確定］ボタンをクリックします。
【会計freeeの発注書からスマート受発注にコピーされる項目】
会計freeeの発注書からスマート受発注にコピーされる項目は、以下のとおりです。
|
会計freee 発注書の項目 |
スマート受発注 発注の項目 |
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概要 |
依頼タイトル |
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日付 |
発注日 |
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品目（※） |
品目 |
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備考欄 |
備考 |
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取引先
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取引先
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自社情報
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自社情報
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品目の内税・外税設定 |
課税設定の税込・税別 |
※ テキスト行と源泉税行（個人事業主のみ利用可）は、スマート受発注の複製時にコピーされません。
1. 見積をもらう
見積依頼を送信すると、取引先に見積の入力フォームが送信されます。取引先から見積が届いたら、その内容を確認して［承認］または［差し戻し］を選びます。
① 見積依頼を作成・送信する
1. 取引先（受注者）に見積を作成してほしい依頼内容について入力します。
「依頼タイトル」だけ入力して送信することも、詳細を入力して送信することも可能です。
入力項目についての説明は、受発注画面の見方 - 依頼の入力項目のヘルプページをご覧ください。
2.［内容を確認］ボタンをクリックします。
3. 見積依頼の内容を確認し、［送信する］ボタンをクリックします。
取引先へのメッセージがあれば、「取引先様へのメッセージ（任意）」の項目に入力できます。
※［自分へ送信して確認］をクリックすると、取引先にどのように見積依頼が届くか確認することができます。詳しくは、依頼を自分に送信して確認するのヘルプページをご覧ください。
② 取引先に見積を送信してもらう
送信した見積依頼を元に、取引先（受注者）に見積内容を記入して送信してもらいます。
受注者の入力方法については、依頼を受注する - 取引先から依頼を受け取る - 1. 見積依頼が届いたらのヘルプページをご覧ください。
③ 見積を確認する
1. 取引先（受注者）が見積を送信すると、「〇〇（依頼タイトル）の見積が届きました」という件名のメールが届きます。
メールの［内容を確認］ボタンをクリックしてfreeeにログインし、見積確認画面を開きます。
2. 見積の内容を確認し、問題なければ［発注を作成］をクリックします。
差し戻す場合は［差し戻し］をクリックし、取引先に修正してもらいます。差し戻しの送信画面で、詳細をメッセージに入力するとスムーズです。
※ 取引先（受注者）が入力・変更した内容はハイライト表示にて確認できます。
詳しくは、依頼を修正する - 取引先による変更内容を確認するのヘルプページをご覧ください。
※ 詳細情報（連絡先や振込先情報）について変更があり、ご自身の事業所に変更を反映させたい場合は、各項目の［設定へ反映］をクリック →［確定］をクリックします。
見積書をダウンロードする
画面右上の［書類］ボタン →［見積書］から見積書をPDFでダウンロードすることができます。
2. 発注する
発注内容を記入し、取引先（受注者）に送信します。
1. 見積をもらうの見積のデータを利用することも、発注からスタートすることも可能です。
① 発注を作成・送信する
1. 発注作成画面に、発注内容を入力します。
※ 見積からスタートしている場合、見積のデータが反映されています。変更や追加する項目があれば入力します。
内容を変更すると、取引先（発注者）側で確認時に変更箇所がハイライトされます。
詳しくは、依頼を修正する - 取引先による変更内容を確認するのヘルプページをご覧ください。
入力項目についての説明は、受発注画面の見方 - 依頼の入力項目のヘルプページをご覧ください。
2. 入力が完了したら、［内容を確認］ボタンをクリックします。
※［下書き保存］ボタンより、入力内容を一旦保存しておくこともできます。
3. 発注の内容を確認し、［発注を送る］ボタンをクリックします。
取引先へのメッセージがあれば、「取引先様へのメッセージ（任意）」の項目に入力できます。
※［自分へ送信して確認］をクリックすると、取引先にどのように見積依頼が届くか確認することができます。詳しくは、依頼を自分に送信して確認するのヘルプページをご覧ください。
② 取引先に発注を承認してもらう
送信した発注内容を、取引先（受注者）に確認・承認してもらいます。
受注者の操作方法については、依頼を受注する - 取引先から依頼を受け取る - 2. 発注が届いたらのヘルプページをご覧ください。
- 取引先が発注を承認した場合：「〇〇（依頼タイトル）の発注が承認されました」という件名のメールが届きます。
［請求を依頼］、または［支払通知を送信］をクリックします。 - 取引先が差し戻しをした場合：「〇〇（依頼タイトル）の発注が差し戻されました」という件名のメールが届きます。
取引先に差し戻し内容を確認し、発注内容を修正して再送信します。
発注書をダウンロードする
発注を送信または下書き保存すると、画面右上の［書類］ボタン →［発注書］から発注書をPDFでダウンロードすることができます。
発注証書をダウンロードする
取引先（受注者）が発注を承認すると、画面右上の［書類］ボタン →［発注証書］から発注証書をPDFでダウンロードすることができます。
3. 請求をもらう
請求依頼を送信すると、取引先（受注者）に請求の入力フォームが送信されます。取引先から請求が届いたら、その内容を確認して［承認］または［差し戻し］を選びます。
2. 発注するの発注のデータを利用することも、請求からスタートすることも可能です。
支払通知機能について
見積 / 発注からスタートしている場合、発注画面で支払通知を設定することで、発注者は受注者の請求書作成を待つことなく、発注データから支払通知を作成・送信することも可能です。
こちらの機能を利用する場合は本ページ「3. 請求をもらう」の操作は行わず、支払通知の送信・自動化を行うのヘルプページの操作を行います。
① 請求依頼を作成・送信する
1. 発注作成画面に、発注内容を入力します。詳細を入力して送信することも可能です。
※ 見積 / 発注からスタートしている場合、発注のデータが反映されています。
入力項目についての説明は、受発注画面の見方 - 依頼の入力項目のヘルプページをご覧ください。
2.［内容を確認］ボタンをクリックします。請求依頼の送信画面が表示されます。
※ 見積 / 発注からスタートしている場合、［請求を依頼］ボタンをクリックします。
3. 請求依頼の内容を確認し、［送信する］ボタンをクリックします。
取引先へのメッセージがあれば、「取引先様へのメッセージ（任意）」の項目に入力できます。
② 取引先に請求を送信してもらう
送信した請求依頼を元に、取引先（受注者）に請求内容を記入して送信してもらいます。
受注者の入力方法については、依頼を受注する - 取引先から依頼を受け取る - 3. 請求依頼が届いたらのヘルプページをご覧ください。
③ 請求を承認する／差し戻しする
1. 取引先（受注者）が請求を送信すると、「〇〇（依頼タイトル）の請求が届きました」という件名のメールが届きます。
メールの［内容を確認］ボタンをクリックしてfreeeにログインし、請求確認画面を開きます。
2. 請求の内容を確認し、問題なければ［承認する］ボタンをクリックします。
請求を承認すると依頼が完了し、依頼内容を会計freeeへ連携することができます。
差し戻す場合は［差し戻し］をクリックし、取引先に修正してもらいます。差し戻しの送信画面で、詳細をメッセージに入力するとスムーズです。
※ 取引先（受注者）が入力・変更した内容はハイライト表示にて確認できます。
詳しくは、依頼を修正する - 取引先による変更内容を確認するのヘルプページをご覧ください。
※ 詳細情報（連絡先や振込先情報）について変更があり、ご自身の事業所に変更を反映させたい場合は、各項目の［設定へ反映］をクリック →［確定］をクリックします。
完了した依頼を会計freeeに取引登録する場合は…
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