「freeeスマート受発注」をご利用いただくと、受発注者が協働して見積書・発注書・発注請書・請求書を作成し、共有、その承認までクラウド上で一気通貫して行えます。
本ページでは、以下のケースの操作の流れについてご紹介します。
- 発注者・受注者のどちらもfreeeスマート受発注を利用している
- 発注者の方が依頼をスタートする場合
※ 取引先がfreeeスマート受発注をご利用でなくても、「セルフ利用」機能を利用することで、発注内容を管理することができます。詳しくは、依頼を発注する - セルフ利用するのヘルプページをご覧ください。
目次
事前準備
freeeスマート受発注で依頼を開始するためには、以下の事前準備を行います。
詳しくは、それぞれのヘルプページをご覧ください。
① freeeのアカウントを作成し、freeeスマート受発注の利用を開始する
② 初期設定を行う
③ 取引先を登録する
④ 画面の見方を確認する
依頼を作成する
本サービスでは、「見積 / 発注 / 請求」の3種類の業務を行うことができます。
これらの操作はすべて、各取引先毎にスタートできます。そのため、事前に取引先の登録が必要となります。
依頼を新規作成する
1. メニュー[取引先]を開き、依頼を開始したい取引先の[依頼作成]ボタンをクリックします。
※ メニュー[発注]→[+依頼作成]をクリックし、取引先選択をして作成することも可能です。
2.「依頼の新規作成」画面で、各項目を以下のように設定します。
- 利用方法:[取引先と利用]を選択します。
- 依頼種別:プルダウンから[発注する / 見積をもらう / 請求をもらう]の3種類の業務のいずれかを選択します。
3.[内容の入力]をクリックします。
過去の依頼を複製する
メニュー[発注]から複製したい依頼をクリックし、依頼画面右上の[複製]ボタンから、過去の依頼内容を複製して依頼を新規作成することができます。
1. 見積をもらう
見積依頼を送信すると、取引先に見積の入力フォームが送信されます。取引先から見積が届いたら、その内容を確認して[承認]または[差し戻し]を選びます。
① 見積依頼を作成・送信する
1. 取引先(受注者)に見積を作成してほしい依頼内容について入力します。
「依頼タイトル」だけ入力して送信することも、詳細を入力して送信することも可能です。
入力項目についての説明は、受発注画面の見方 - 依頼の入力項目のヘルプページをご覧ください。
2.[内容を確認]ボタンをクリックします。
3. 見積依頼の内容を確認し、[送信する]ボタンをクリックします。
取引先へのメッセージがあれば、「取引先様へのメッセージ(任意)」の項目に入力できます。
※[自分へ送信して確認]をクリックすると、取引先にどのように見積依頼が届くか確認することができます。詳しくは、依頼を自分に送信して確認するのヘルプページをご覧ください。
② 取引先に見積を送信してもらう
送信した見積依頼を元に、取引先(受注者)に見積内容を記入して送信してもらいます。
受注者の入力方法については、依頼を受注する - 取引先から依頼を受け取る - 1. 見積依頼が届いたらのヘルプページをご覧ください。
③ 見積を確認する
1. 取引先(受注者)が見積を送信すると、「〇〇(依頼タイトル)の見積が届きました」という件名のメールが届きます。
メールの[内容を確認]ボタンをクリックしてfreeeにログインし、見積確認画面を開きます。
2. 見積の内容を確認し、問題なければ[発注を作成]をクリックします。
差し戻す場合は[差し戻し]をクリックし、取引先に修正してもらいます。差し戻しの送信画面で、詳細をメッセージに入力するとスムーズです。
※ 取引先(受注者)が入力・変更した内容はハイライト表示にて確認できます。
詳しくは、依頼を修正する - 取引先による変更内容を確認するのヘルプページをご覧ください。
※ 詳細情報(連絡先や振込先情報)について変更があり、ご自身の事業所に変更を反映させたい場合は、各項目の[設定へ反映]をクリック →[確定]をクリックします。
見積書をダウンロードする
画面右上の[書類]ボタン →[見積書]から見積書をPDFでダウンロードすることができます。
2. 発注する
発注内容を記入し、取引先(受注者)に送信します。
1. 見積をもらうの見積のデータを利用することも、発注からスタートすることも可能です。
① 発注を作成・送信する
1. 発注作成画面に、発注内容を入力します。
※ 見積からスタートしている場合、見積のデータが反映されています。変更や追加する項目があれば入力します。
内容を変更すると、取引先(発注者)側で確認時に変更箇所がハイライトされます。
詳しくは、依頼を修正する - 取引先による変更内容を確認するのヘルプページをご覧ください。
入力項目についての説明は、受発注画面の見方 - 依頼の入力項目のヘルプページをご覧ください。
2. 入力が完了したら、[内容を確認]ボタンをクリックします。
※[下書き保存]ボタンより、入力内容を一旦保存しておくこともできます。
3. 発注の内容を確認し、[発注を送る]ボタンをクリックします。
取引先へのメッセージがあれば、「取引先様へのメッセージ(任意)」の項目に入力できます。
※[自分へ送信して確認]をクリックすると、取引先にどのように見積依頼が届くか確認することができます。詳しくは、依頼を自分に送信して確認するのヘルプページをご覧ください。
② 取引先に発注を承認してもらう
送信した発注内容を、取引先(受注者)に確認・承認してもらいます。
受注者の操作方法については、依頼を受注する - 取引先から依頼を受け取る - 2. 発注が届いたらのヘルプページをご覧ください。
- 取引先が発注を承認した場合:「〇〇(依頼タイトル)の発注が承認されました」という件名のメールが届きます。
[請求を依頼]、または[支払通知を送信]をクリックします。 - 取引先が差し戻しをした場合:「〇〇(依頼タイトル)の発注が差し戻されました」という件名のメールが届きます。
取引先に差し戻し内容を確認し、発注内容を修正して再送信します。
発注書をダウンロードする
発注を送信または下書き保存すると、画面右上の[書類]ボタン →[発注書]から発注書をPDFでダウンロードすることができます。
発注証書をダウンロードする
取引先(受注者)が発注を承認すると、画面右上の[書類]ボタン →[発注証書]から発注証書をPDFでダウンロードすることができます。
3. 請求をもらう
請求依頼を送信すると、取引先(受注者)に請求の入力フォームが送信されます。取引先から請求が届いたら、その内容を確認して[承認]または[差し戻し]を選びます。
2. 発注するの発注のデータを利用することも、請求からスタートすることも可能です。
支払通知機能について
見積 / 発注からスタートしている場合、発注画面で支払通知を設定することで、発注者は受注者の請求書作成を待つことなく、発注データから支払通知を作成・送信することも可能です。
こちらの機能を利用する場合は本ページ「3. 請求をもらう」の操作は行わず、支払通知の送信・自動化を行うのヘルプページの操作を行います。
① 請求依頼を作成・送信する
1. 発注作成画面に、発注内容を入力します。詳細を入力して送信することも可能です。
※ 見積 / 発注からスタートしている場合、発注のデータが反映されています。
入力項目についての説明は、受発注画面の見方 - 依頼の入力項目のヘルプページをご覧ください。
2.[内容を確認]ボタンをクリックします。請求依頼の送信画面が表示されます。
※ 見積 / 発注からスタートしている場合、[請求を依頼]ボタンをクリックします。
3. 請求依頼の内容を確認し、[送信する]ボタンをクリックします。
取引先へのメッセージがあれば、「取引先様へのメッセージ(任意)」の項目に入力できます。
② 取引先に請求を送信してもらう
送信した請求依頼を元に、取引先(受注者)に請求内容を記入して送信してもらいます。
受注者の入力方法については、依頼を受注する - 取引先から依頼を受け取る - 3. 請求依頼が届いたらのヘルプページをご覧ください。
③ 請求を承認する/差し戻しする
1. 取引先(受注者)が請求を送信すると、「〇〇(依頼タイトル)の請求が届きました」という件名のメールが届きます。
メールの[内容を確認]ボタンをクリックしてfreeeにログインし、請求確認画面を開きます。
2. 請求の内容を確認し、問題なければ[承認する]ボタンをクリックします。
請求を承認すると依頼が完了し、依頼内容を会計freeeへ連携することができます。
差し戻す場合は[差し戻し]をクリックし、取引先に修正してもらいます。差し戻しの送信画面で、詳細をメッセージに入力するとスムーズです。
※ 取引先(受注者)が入力・変更した内容はハイライト表示にて確認できます。
詳しくは、依頼を修正する - 取引先による変更内容を確認するのヘルプページをご覧ください。
※ 詳細情報(連絡先や振込先情報)について変更があり、ご自身の事業所に変更を反映させたい場合は、各項目の[設定へ反映]をクリック →[確定]をクリックします。
完了した依頼を会計freeeに取引登録する場合は…
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