締め日支払い日を変更する方法は？ - ①給与明細を確定していて、freee会計に取引連携している場合

変更方法の概要

締め日支払い日を変更したい従業員の給与明細が既に確定済みの場合、そのままでは締め日支払い日を変更することができません。

そのため、以下の流れで締め日支払い日を変更します。

1. freee会計の給与取引データが削除されないよう月締めをします。
※ 個人スタータープランの場合は給与取引のコピーを行います。

2. freee人事労務で作成したすべての給与明細を未確定にします。

3. 締め日支払い日の変更を行います。

以下の注意事項をご確認の上、変更手順に沿って操作を行ってください。

注意事項

【注意事項①：過去の給与明細データをバックアップする必要があります】

全ての給与明細を未確定にする方法となります。
変更前の締め日支払い日のデータは削除されますので、管理者・従業員の方が過去の給与明細を閲覧できなくなってしまいます。

そのため、後述の「変更手順 1.」の手順で事前に過去のデータをバックアップいただく必要があります。

【注意事項②：freee会計と連携している場合、月締めをする必要があります】

freee会計に給与取引連携していた場合、freee人事労務側で給与明細を未確定にすると、freee会計へ連携した取引が強制的に削除されます。
そのため、後述の「変更手順 2.」の手順で未確定にする前にfreee会計側で月締めをする必要があります。

月締めを行わずに未確定にした場合、freee会計側で削除された給与取引は、弊社でも復元できかねますのでご注意ください。

【注意事項③：未確定にした過去の給与明細は基本的に再確定しません】

freee人事労務上のすべての期間において締め日支払い日が変更となるため、過去の給与明細は「変更前とは給与計算期間が異なる、また給与計算結果が正しくない状態の給与明細」として再作成されます。
そのため、変更前の締め日支払い日が該当する、過去の給与明細を再度確定することは避ける必要があります。

※ 締め日が変わらず支払い日のみ変わった場合は、給与計算期間が変わらないため再確定しても問題ありません。（freee会計側で取引が重複するのを防ぐため、再確定する際には「freee会計に取引情報を送信する」のチェックを外してから給与明細を確定してください。）

※ ただし、支払い日の日付が同じでも当月・翌月払いが変わる場合は給与計算結果が変わる可能性があるため、給与明細を再度確定することは避ける必要があります。

※ また、現在ご利用中の従業員枠数よりも、再確定したい給与明細月の給与計算対象者の人数の方が多い場合、再確定したい給与明細月と同じ契約従業員数が必要となります。（4名以上の場合は追加料金が必要です）

【注意事項④：年末調整・労働保険の年度更新の際に手計算が必要となります】

本ページで紹介する変更手順を行うと、変更前の締め日支払い日の給与データが残らなくなります。
そのため、「年末調整」や「労働保険の年度更新」の際にご自身で別途集計を行い、手入力が必要になります。

詳しくは、本ページの参考：給与明細を未確定にした場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作をご覧ください。

操作時のご不明点は、freee人事労務のサポートデスクまでお問い合わせください。

変更手順

1. 過去にfreee人事労務で作成した、以下のデータをバックアップとしてダウンロードします。

• 賃金台帳
  • PDF・CSVデータの両方をダウンロードします。
    参考ヘルプページ：賃金台帳を作成する
• 出勤簿
  • freeeで勤怠管理している場合にダウンロードします。
    参考ヘルプページ：出勤簿を作成する
• 給与明細／給与明細一覧表
  • 参考ヘルプページ：給与明細を発行する

2. 過去の給与取引データが削除されないよう、以下の対応を行います。

【freee会計が法人ミニマムプラン以上・個人スタンダードプラン以上の場合】
freee会計で月締め（本締め）をします。
※ 詳しくは、特定の期間を仮締め・本締めする（月締め）のヘルプページをご覧ください。

【freee会計が個人スタータープランの場合】
個人スタータープランをご利用の場合は月締め（本締め）機能に非対応のため、freee会計側で該当の給与取引をコピーします。
※ 人事労務連携での作成ではなく、手動で取引をコピーします。詳しくは「登録した取引を修正・削除する - 取引を一つずつ修正・削除する」のヘルプページをご覧ください。

給与取引をコピーしておくことで、次のステップで給与明細を未確定に戻した際にfreee人事労務から作成された給与取引は削除されますが、手動でコピーした取引は残ります。

3. メニュー［給与明細］画面より各月を選択して、［◯月支払い分の給与明細を未確定に戻す］をクリックし、過去の給与明細をすべて未確定に戻します。

4. 正しい締め日支払い日を設定します。

• フレックスタイム制・変形労働時間制を利用している場合：
• • メニュー［設定］→［締め日支払い日］から、正しい締め日支払い日を新規作成します。（既に正しい締め日支払い日の登録がある場合は、新規作成は不要です。）
  • メニュー［従業員］→従業員を選択→本人情報を編集→正しい締め日支払い日を選択して、保存します。
• その他の勤務・賃金設定の場合：
  • メニュー［設定］→［締め日支払い日］をクリックし、現在設定している締め日支払い日の［編集］をクリックして、正しい締め日支払い日に変更します。 
    ※ ［編集］ボタンをクリックできない場合、全期間の給与明細が未確定になっていない可能性があります。

5. freee会計のご利用プランによって、以下の対応を行います。

【freee会計が法人ミニマムプラン以上・個人スタンダードプラン以上の場合】
freee会計で月締め（本締め）を解除します。
※ 詳しくは、特定の期間を仮締め・本締めする（月締め）- 締めを解除するのヘルプページをご覧ください。

【freee会計が個人スタータープランの場合】
freee会計の［取引］→［取引の一覧・登録］画面で、freee人事労務から連携した給与取引は削除され、「手順2.」で手動コピーした給与取引が残り、同じ取引が重複していないことを確認します。

6. 新しい締め日支払い日の設定が適用された後の月から、給与明細を作成・確定します。

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参考：給与明細を未確定にした場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作

本ページで紹介する締め日支払い日の変更を行うと、変更前の給与明細を未確定にするため、変更前の給与データが残らなくなります。

そのため、その年度の「年末調整」および翌年度の「労働保険の年度更新」に、給与データが自動で反映されなくなります。

【対応の流れ】

1. 前述の「変更手順 1.」の手順で、締め日支払い日の変更前に未確定にする月毎の給与データをバックアップします。

2.「年末調整」や「労働保険の年度更新」の際には、必要な給与データを、締め日支払い日の変更前の給与データを含めてご自身で手計算にて集計します。

3. 手計算で集計した給与データを、「年末調整」や「労働保険の年度更新」の画面で手入力します。

それぞれの具体的な操作は以下となります。

【年末調整】

締め日支払い日を変更した該当従業員の１年間の給与・賞与の総額を手計算します。
年末調整の画面で従業員毎に手入力します。

※ 詳しくは、8. 管理者が従業員の申告内容を入力する - 1～12月給与 - 【未入力の金額を手入力で追加する方法】のヘルプページをご覧ください。

【労働保険の年度更新】

締め日支払い日を変更した該当従業員の「給与明細を未確定にした月毎の賃金」を確認します。
年度更新画面で、月毎の「労働災害保険および一般拠出金」「雇用保険」の賃金欄に手入力します。

※ 詳しくは、1. 労働保険の金額を計算する・申告書で申告する - 4.freee人事労務にて給与計算を行っていない月（締日ベース）の場合のヘルプページをご覧ください。