経費科目を使って経費申請をする

経費科目とは

経費科目とは、頻繁に申請する経費内容についての勘定科目、税区分の組み合わせをいいます。この経費科目を設定することにより、よく使う経費の内容について申請の時の勘定科目と税区分の選択の誤りを防ぐことができます。

経費科目の設定

経費科目の設定は以下の手順で行います。

1. ［設定］メニュー →［経費科目の設定］から、「経費科目の設定」画面に移動します。
2. ［＋経費科目を作成］ボタンをクリックします。
   
   
3. 「経費科目の新規作成」画面で経費科目名、勘定科目などを入力します。
   入力例と各入力項目の詳細は以下のとおりです。
   （入力例）
   
   
   

   【各入力項目の説明】

   	項目	説明
   ①	経費科目名 （申請者に表示）	経費科目の名称です。経費申請時に選択する際の表示名となります。
   ②	勘定科目	経費科目を選択した際に選ばれる勘定科目です。
   ③	税区分	経費科目を選択した際に選ばれる税区分です。 ※％表示の無い税区分は、経費申請で作成される取引の発生日に応じて税率は適切なものが選択されます。
   ④	品目	経費科目を選択した際に選ばれる品目です。
   ⑤	添付ファイルの必須/任意 （申請者に表示）	経費申請時に該当の経費科目を選択した際、添付ファイルを必須または任意のどちらとするか選択します。
   ⑥	内容の初期値	経費科目選択時に自動で入力される内容を設定できます。
   ⑦	内容の注釈 （申請者に表示）	申請時に申請者に入力させたい内容を表示できます。
   ⑧	経費科目の説明 （申請者に表示）	経費科目の説明を記載します。ここでの説明は経費申請時に説明書きとして表示されます。
   ⑨	表示順	申請者が選択する申請フォームの表示順序を設定できます。小さい数ほど上位に表示されます。（1以上の数字のみ・マイナス不可） 未入力の場合は、表示順が後ろになります。同じ数字が入力された場合は、登録順で表示されます。

4. 入力後、「経費科目の設定」画面の経費科目一覧に作成された経費科目が表示されます。
   
   

経費申請時の経費科目の選択

以下の手順で経費申請を行います。

1. ［申請］メニュー →［経費精算］から、「経費申請」の画面に移動します。
2. ［＋申請を作成］ボタンをクリックします。
   
3. ［手動で経費入力］をクリックします。
   
   
4. 申請行の画面で経費科目の［選択］ボタンをクリックします。
   
   
5. 「経費科目を選択する」画面で、一覧から該当の経費科目を選択し設定します。
   
   なお、「キーワードで絞り込む」の欄に経費科目名や経費科目の説明のキーワードを入力することにより、絞り込みができます。
   
   
6. 選択した経費科目を確認し、内容、日付、金額などを入力し、画面最下部にある［申請］ボタンをクリックします。
   
   以上で経費科目を使った申請をすることができます。

経費科目のコピー・編集・削除

経費科目は、コピーして新しい経費科目を作ることができます。

また、編集・削除が可能です。

※ 経費精算で利用されていても編集・削除できます。

※ 経費科目を編集・削除した場合も、その経費科目によって申請された経費精算や、それによって登録された取引はそのまま残ります。

「経費科目名・説明で検索」欄からコピー元の経費科目を名称で検索するか、一覧から選択します。

• ［コピー］ボタンをクリックしコピーします。
• 編集する場合は、各行をクリックします。
• 削除する場合は、［削除］ボタンをクリックします。

経費科目の項目を変更するには、行をクリックして「経費科目の編集」画面から編集することができます。

削除したい場合は、該当の経費科目の右側にある［削除］ボタンから行うことができます。

経費申請の内容をCSVファイルにエクスポートする

経費申請の内容はCSVファイルとしてエクスポートすることができます。これは、外部監査のための提出書類作成や内部監査の定期実施に役立ちます。

CSVファイルのエクスポート手順

1. ［申請］メニュー →［経費精算］から、経費申請の画面に移動します。
2. 画面右側にある［エクスポート］ボタンから［CSVエクスポート］をクリックします。
   
3.  出力するCSVファイルの文字コードを選択し、［出力］ボタンをクリックします。
   ※ CSVファイルの作成が開始され、出力されるとメールにてお知らせが届きます。
   

文字コードの違い

• UTF-8：主にMacのNumbers、Googleスプレッドシートなどでファイルを開く場合に推奨されます
• Shift_JIS：主にWindowsのExcelでファイルを開く場合に推奨されます

エクスポートしたCSVファイルのダウンロード

1. 「経費精算」画面の右側にある［エクスポート］ボタンから［エクスポート履歴］をクリックします。
   　※ 上記エクスポート手順完了後に届いたメール記載のリンクからもアクセスできます。
2. 表示された履歴の左端、［ダウンロード］リンクをクリックすることで、任意の場所にファイルを保存することができます。
   
   ファイル名の構造
   ダウンロードしたファイル名に付与された数字は［年月日の8桁表記+時分秒の6桁表記］となっています。
   （例）2018年12月3日 11時22分33秒に出力したファイル：「経費精算-20181203112233.csv」

軽減税率対応の経費科目の設定をする

令和元年（2019年）10月1日より、消費税率の引き上げと同時に消費税軽減税率制度が実施されます。
freee会計では新しく10%と8% (軽) の税区分が追加されました。
これらの税区分の使用時（取引の登録時）には、取引発生日・対象の品目ごとに判断し、登録がされる必要があります。
申請時点で、申請者が正しい税率で申請を行うために、事前に軽減税率用の経費科目を設定しておくことをお勧めします。

これにより、気づかないうちに誤った税率で承認・帳簿付けされるのを防ぐことが可能です。

参考：経費科目の並び替えをする

経費科目は並び順を任意に入れ替えることができます。
これにより申請者や管理者が任意の並びで経費科目を使用しやすくなります。
「表示順」は数値（「1」以上：数値が小さい順に上から表示）で指定します。

新規に経費科目を追加するとき
［経費科目を追加］ボタンをクリックし［表示順］項目で整数値を指定する

既存の経費科目を編集するとき
任意の経費科目をクリックし［表示順］項目で整数値を指定する