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対象プラン
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法人プラン | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | ✓エンタープライズ |
| 個人プラン | スターター | スタンダード | プレミアム |
会計freeeのエンタープライズプランは、担当者が受け取った請求書から経理部の行う支払いまでの、一連の業務フローを効率的に行う支払依頼機能を備えています。
目次
支払依頼機能とは
支払依頼機能は、各部署のメンバーが請求書を受け取ってから、承認者の承認を受けて支払うまでのフローを会計freee上で行うことができる機能です。
この機能により、受け取った請求書の詳細な内容を知るメンバーが、請求書を添付して支払依頼を行うこともでき、請求から支払までの業務を効率的に行うことができます。
支払依頼の流れ
全体像
支払依頼は、【申請】→【承認】→【取引登録】→【支払とその登録】のプロセスで成り立っています。
【承認】のプロセスでは、「承認」のほか「差し戻し」もしくは「却下」をすることもできます。
（※会計freeeのエンタープライズプランでは、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応するため「各種申請」という別機能もございます。詳細はこちらをご覧ください。）
申請
【手順1】
「申請」→「支払依頼」メニューを開き、「支払依頼を申請する」ボタンをクリックします。
【手順2】
申請内容の入力画面が開きますので、申請内容を記載します。申請画面での主な入力項目は以下の通りです。
|
番号 |
項目 |
内容 |
補足 事項 |
|---|---|---|---|
|
① |
申請タイトル |
申請の内容がわかる名称を記載します |
|
|
② |
申請日 |
申請時点の日を記載します |
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③ |
承認経路 |
経費支払について承認制をとっている場合に、承認先を指定することができます |
※1 |
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④ |
取引先情報 |
取引先の情報を入力します。相手先の名称、振込先の情報 |
※2 |
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⑤ |
発生日 |
ここで入力した内容が、承認後の取引登録時に、取引日として入力されます |
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⑥ |
取引内容 |
取引の内容の説明と、その内容に対応する勘定科目、税区分、品目、金額を選択します |
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⑦ |
入力欄の追加 |
一枚の請求書で複数の内容が請求された場合に、それらを別々に入力するため、入力欄を追加できます |
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⑧ |
源泉徴収額を入力する |
支払時に控除する源泉徴収税額がある場合に、その内容を入力する項目を追加することができます |
※3 |
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⑨ |
請求書を添付する |
支払の対象となる請求書を添付することができます |
※4 |
（※1）申請経路は次の中から選択することができます。
| 項目 | 詳細 | 備考 |
|---|---|---|
| 「承認者を指定」 | 1段階のみ承認者を指定できる申請経路です。個別に承認者となる人を選択します。 | デフォルトで使用可 |
| 部門から指定 |
申請部門とその承認者の役職（所属長等）が定まっている場合等に選択できる申請経路です。 （例）社内で「購買部門に届いた請求書は部長の承認を経て経理担当者に支払を依頼する」というルールがある場合 |
「申請経路の設定」から作成可 |
| 申請者が部門を指定 |
支払依頼によって申請する部門が異なる場合等に、その部門に合わせた承認者を自動的に指定することができる申請経路です。 （例）社内で「各部門の支払依頼はその所属部門長の承認を経て経理担当者に支払を依頼する」というルールがある場合 |
「申請経路の設定」から作成可 |
（※2）
過去に支払依頼を行ったことがある取引先の場合には、取引先を選択した際に過去の支払依頼の情報を参照して、他の情報が補完されます。
また会計freeeで取引先の情報を登録していると、その取引先の情報も補完されます。
参考ヘルプ : 取引先を設定する
（※3）
源泉徴収税額の入力欄を追加した後は以下の画面が表示されます。
（※4）
「請求書を添付」ボタンをクリックすると、添付する請求書の選択画面が開きます。
ここで請求書を選択すると、取引内容の入力時に請求書内容を閲覧しながら取引内容を入力することができます。
【手順3】
内容の入力後、画面下部の「申請する」もしくは「下書きとして保存」をクリックします。
【申請時の留意事項】
- 申請後、承認を受けるまでの間に申請内容を変更することができます。
- 申請Noは下書きの保存時に付番されます。そのため、実際の申請が先に行われた支払依頼あっても、下書きした支払依頼よりも申請No.が新しいことが有り得ます。つまり、管理者から見た際には、抜け番が発生しているように見えることがありますので、注意が必要です。
承認
申請があった支払依頼については、「申請」→「支払依頼」の支払依頼の一覧にて【申請中】となります。
申請中の支払依頼は、以下のいずれかのメンバーが承認/差戻しを行うことができます。
- 申請経路で次の承認者として指定されているメンバー
- 申請者以外の「管理者」権限を持つメンバー（代理承認）
※ 2017年9月より、自分が申請した「申請経路を指定していない申請」は、自身で承認できなくなりました。自己承認をする場合は、申請経路でご自身を承認者に指定します。
該当の支払依頼をクリックすると以下の画像の通り内容を閲覧できます。
内容に応じて、「承認」「差し戻し」「却下」のいずれかを選択します。内容と操作後の挙動については以下の通りです。
|
操作 |
内容 |
操作結果 |
|---|---|---|
|
承認する |
支払依頼が適切である・認められる場合に承認をします。 |
承認後は依頼内容について、取引登録することができるようになります |
|
申請者へ 差し戻す |
支払依頼の内容が不適切である・疑問がある場合等に、申請者に差し戻しをします。 |
差し戻した後、申請者にて依頼内容を修正し、再度申請することができます。 |
|
却下する |
支払依頼内容が不適切であり、認められない場合にその依頼を却下します。 |
却下した後は、その申請内容について修正ができません。また、却下した支払依頼は、依頼一覧に残り削除することができません。 |
取引の登録
支払依頼の承認後、「申請」→「支払依頼」の支払依頼の一覧にて【承認済】となります。
※左部の「取引未作成」を選択すると、承認したが未だに取引が作成されていないもののみが表示されます。
該当の支払依頼を選択すると詳細画面が表示され、取引を登録することができます。
ここで登録された取引は、未決済取引として登録され「取引の一覧」や「仕訳帳」にて条件を「支払依頼」のものとして指定して検索することが可能です。
支払の登録
承認を経て登録された取引についての支払の登録は、いくつかの方法で可能です。
ここでは、支払依頼の一覧から取引を検索して決済を登録する方法を紹介します。
- 取引を登録後、「申請」→「支払依頼」の支払依頼の一覧にて該当の支払依頼が【支払待ち】となります。
- 該当の支払依頼をクリックすると詳細画面が表示され、「取引を編集」ボタンから登録した取引の詳細を開くことができます。
- 取引の詳細画面にて「＋決済を登録」ボタンから、支払の登録をすることができます。
支払履歴の確認
上記のプロセスにそって進める途中や終了後、「申請」→「支払依頼」メニューで支払履歴の一覧を確認します。
具体的には、以下の画像のような依頼一覧が表示されます。
ページ上部の条件絞込や、左側のカテゴリを選択することで目的の支払依頼を検索することもできます。
支払依頼の内容をCSVファイルにエクスポートする
支払依頼の内容はCSVファイルとしてエクスポートすることができます。これは、外部監査のための提出書類作成や内部監査の定期実施に役立ちます。
CSVファイルのエクスポート手順
1. ［申請］メニュー→［支払依頼］をクリックします。
2. 画面右上の［エクスポート］ボタンから［CSV形式でエクスポート］をクリックします。
3. 出力するCSVファイルの文字コードを選択し、［出力開始］ボタンをクリックします。
※ CSVファイルの作成が開始され、出力されるとメールにてお知らせが届きます。
文字コードの違い
- UTF-8：主にMacのNumbers、Googleスプレッドシートなどでファイルを開く場合に推奨されます
- Shift_JIS：主にWindowsのExcelでファイルを開く場合に推奨されます
エクスポートしたCSVファイルのダウンロード
1. 「支払依頼」画面右上の［エクスポート］ボタンから［エクスポート履歴］をクリックします。
※ 上記エクスポート手続完了後に届いたメール記載のリンクからもアクセスできます。
2. 表示された履歴の左端、［ダウンロード］リンクをクリックすることで、任意の場所にファイルを保存することができます。
ファイル名の構造
ダウンロードしたファイル名に付与された数字は［年月日の8桁表記+時分秒の6桁表記］となっています。
（例）2018年12月3日 11時22分33秒に出力したファイル：「支払依頼-20181203112233.csv」
参考：各種申請作業について
会計freeeのエンタープライズプランでは、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応するため「各種申請」という別機能もございます。
詳細はこちらをご覧ください。