経理担当者に支払を依頼する（支払依頼）

支払依頼機能とは

支払依頼機能は、各部署のメンバーが請求書を受け取ってから、承認者の承認を受けて支払うまでのフローをfreee会計上で行うことができる機能です。

この機能により、受け取った請求書の詳細な内容を知るメンバーが、請求書を添付して支払依頼を行うこともでき、請求から支払までの業務を効率的に行うことができます。

支払依頼の流れ（全体像）

「支払依頼」の全体像は次のプロセスで成り立っています。
【承認】のプロセスでは、申請の「承認」の他「差し戻し」もしくは「却下」をすることもできます。

各プロセスの詳細は、次セクション以降でご説明します。

順番	プロセス名	プロセスの詳細
1	申請	支払を依頼したい内容について申請します。
2	承認	依頼があった申請内容に対して、承認、差し戻し、却下などを行います。
3	取引の登録	承認した申請内容について、未決済支出取引を登録します。
4	支払の登録	登録された未決済支出取引に対して、決済を登録します。

※ freee会計のエンタープライズプラン および プロフェッショナルプランでは、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応するため「各種申請」という機能も利用することができます。詳細は「 独自の承認・申請フォームを作成し利用する(各種申請) 」をご覧ください。

1. 申請

新規で支払依頼の申請を行う

申請者が新たに支払依頼の申請を行うには、次の操作を行います。

1. ［申請］メニュー → ［支払依頼］をクリックし、「支払依頼」一覧画面を開きます。
2.  画面左上の［＋申請を作成］ボタンをクリックし、「支払依頼の作成」画面を開きます。
   

支払依頼に必要な内容を入力する

支払依頼の申請内容は「共通項目」「請求書の添付」「支払情報」「取引情報」の4ブロックに分かれています。
各ブロック内の入力項目の詳細は次のとおりです。

【共通項目】
「支払依頼の作成」画面上部に位置する入力項目です。各入力項目の詳細は下表のとおりです。申請・承認一覧に表示される「申請日」は申請された時点の日付が自動的に入力されます。

項目	必須	詳細
申請者		申請者名が表示されます。
申請タイトル	必須	申請のタイトルを入力します。

【請求書の添付】
申請内容には請求書を添付し、書類の内容を確認しながら申請内容を入力することができます。ファイル添付に関連する操作は次のとおりです。

• 請求書を添付する場合：
  ［ファイルボックスから選択］ボタンをクリックすると、ファイルボックス内に保存された請求書を選択して申請内容として添付することができます。請求書を添付した際にOCR（光学文字認識）が動作し、請求書の取引先と取引先マスタが一致確認をします。
  
  【請求書の取引先と取引先マスタが一致した場合】
  口座情報や取引先名の情報をもとに取引先マスタからの補完が成功した場合は、取引先マスタに基づいた情報が表示されます。
  
  【請求書の取引先と取引先マスタが一致しない場合】
  請求書の取引先が登録されていない場合は、アップロードしたファイルより読み取った文字列から、推測された登録済みの取引先の選択肢が表示されます。取引先を選択して［選択］ボタンをクリックすると、推測された登録済みの取引先の情報が入力されます。また、［キャンセル］ボタンをクリックすると、入力せず画面が閉じます。

• 請求書の内容を再度自動入力したい場合：
  ［今表示されている請求書の内容を再度自動入力］ボタンをクリックすると、請求書を添付したときの解析処理が行われます。推測された取引先を変更する、請求書の情報を読み取る形にしたい場合にクリックします。
• 添付した請求書の記載内容を拡大表示する：
  添付した請求書のプレビュー表示にマウスカーソルをあてると、その部分を拡大表示することができます。書類の内容を確認しながら各項目を入力する場合に便利です。
• 添付した請求書の詳細を確認する場合：
  ［ファイルの詳細］ボタンをクリックすると、添付した請求書の詳細をファイルボックス画面から確認することができます。
• 添付した請求書を削除する場合：
  ［削除］ボタンをクリックすると、添付した請求書を申請内容から削除することができます。

【支払情報】
支払いに関する情報を入力します。請求書を添付した場合はOCR処理が施され、証憑に記載された一部の内容が自動補完される場合があります。

取引先マスタから補完した画面

請求書の文字列から読み取った画面

項目	詳細
支払先	取引先タグの中から支払先となるものを選択します。 選択した取引先タグに「支払期限」や「支払口座」が設定されている場合は、それらの項目が自動推測 または 自動補完されます。
発生日	発生日を入力します。
支払期限	支払期限を入力します。
支払方法	支払方法を次のいずれかの中から選択します。 指定なし 国内振込 国外振込 口座振替 クレジットカード
銀行名	銀行名を一覧から選択するか手動で入力します。 ※ 一覧から選択した場合、「銀行名（カナ）」「銀行番号」が自動補完されます。
銀行名（カナ）	「銀行名」をカタカナ表記で入力します。
銀行番号	「銀行名」の金融機関コード（4桁）を入力します。 ※ 金融機関コードは「 金融機関コード・銀行コード検索 」（外部サイト）から確認することができます。
支店名	支店名を一覧から選択するか手動で入力します。 ※ 一覧から選択した場合、「支店名（カナ）」「支店番号」が自動補完されます。
支店名（カナ）	「支店名」をカタカナ表記で入力します。
支店番号	「支店名」の支店コード（3桁）を入力します。 ※ 支店コードは「 金融機関コード・銀行コード検索 」（外部サイト）から確認することができます。
口座種別	口座種別を次のいずれかの中から選択します。 普通 当座 納税準備預金 貯蓄 その他
口座番号	口座番号（7桁以内）を入力します。
受取人名（カナ）	受取人名をカタカナ表記で入力します。

【取引情報】
freeeに登録する取引情報を入力します。明細行は複数追加できる他、控除・マイナス行（源泉徴収税など）を利用することもできます。

項目	詳細
内容	明細行ごとの内容を入力します。 ※ 後に取引登録を行った際、ここに入力した内容が「備考」欄に転記されます。
勘定科目	勘定科目を入力します。 すでに過去の申請内容で「支払先」に紐づいて「勘定科目」を選択したことがある場合は、「支払先」を選択すると紐づく「勘定科目」が自動補完されます。 ※ 申請を行う前に、補完された内容に誤りがないことをご確認ください。
税区分	入力した勘定科目に紐づく税区分が、「発生日」を基準に自動入力されます。 異なる税区分を指定したい場合は手動で選択し直します。
金額	明細行ごとの税込金額を入力します。
品目	明細行ごとの品目（1つまで）を入力します。
部門	明細行ごとの部門（1つまで）を入力します。
メモタグ	明細行ごとのメモタグ（複数可）を入力します。
セグメント1	明細行ごとのセグメント1（1つまで）を入力します。 ※ プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン双方で利用可能です。
セグメント2	明細行ごとのセグメント2〜3（それぞれ1つずつまで）を入力します。 ※ エンタープライズプランのみで利用可能です。
セグメント3
［＋明細追加］ボタン	ボタンをクリックすると、明細行（複数可）を追加することができます。
［＋控除・マイナス行（源泉徴収税など）追加］ボタン	ボタンをクリックすると、控除・マイナス行（1つまで）を追加することができます。
合計金額	入力した明細行すべての合計金額が表示されます。
請求書番号	添付した請求書に請求書番号がある場合は入力します。
備考	申請全体に対するメモ等があれば入力します。

支払依頼の申請を行う

支払依頼の申請を行うには、「申請経路」項目から適切な申請経路を選択する必要があります。利用できる申請経路の種別は次のとおりです。

項目	詳細	備考
「承認者を指定」	1段階のみ承認者を指定できる申請経路です。個別に承認者となる人を選択します。	デフォルトで使用可
部門から指定	申請部門とその承認者の役職（所属長等）が定まっている場合等に選択できる申請経路です。 例：社内で「購買部門に届いた請求書は部長の承認を経て経理担当者に支払を依頼する」というルールがある場合 「申請経路の設定」で上記ルールの内容を設定しておき、申請時にその申請経路を選択すると、その支払依頼は自動的に（購買部の）購買部長（申請者）へ向け申請されます。	「申請経路の設定」から作成可
申請者が部門を指定	支払依頼によって申請する部門が異なる場合等に、その部門に合わせた承認者を自動的に指定することができる申請経路です。 例：社内で「各部門の支払依頼はその所属部門長の承認を経て経理担当者に支払を依頼する」というルールがある場合 「申請経路の設定」で上記ルールの内容を設定しておき、支払依頼Aを購買部門へ、支払依頼Bを販売部門へ申請すると、支払依頼Aは購買部長へ、支払依頼Bは販売部長へ向けそれぞれ申請されます。	「申請経路の設定」から作成可
基本経路	経路名の先頭に「[基本]」が付与された、申請フォームごとにデフォルトで設定された申請経路です。	「申請フォームの設定」から設定可

申請経路を選択後、申請内容に問題がなければなければ［申請］ボタンを、申請内容を保存し後から申請を行う場合は［下書き保存］ボタンをクリックします。

2. 承認

申請があった支払依頼については、［申請］メニュー → ［支払依頼］の支払依頼の一覧にて「申請中」ステータスとなります。
申請中の支払依頼は、以下のいずれかのメンバーが承認/差戻しを行うことができます。また、承認者は「申請中」状態の申請について、全項目の編集・変更が可能です。

• 申請経路で次の承認者として指定されているメンバー
• 申請者以外の「管理者」権限を持つメンバー（代理承認）

※ 2017年9月から、自分が申請した「申請経路を指定していない申請」は、自身で承認することができなくなりました。自己承認をする場合は、申請経路で自身を承認者に指定します。

承認が必要な支払依頼を確認する

承認者が申請された支払依頼を確認するには、次の操作を行います。

1. ［申請］メニュー → ［支払依頼］をクリックし、「支払依頼」一覧画面を開きます。
2. 画面左側の項目から［未処理のもの］をクリックし、未承認の申請を絞り込み表示します。
   
   
   
3. 内容を確認したい申請をクリックして詳細画面を開きます。

申請内容に対してさまざまなアクションを行う

【申請の詳細を確認する】
承認者は、申請の詳細内容を「申請内容」と「履歴」に分けて確認することができます。

• 「申請内容」タブ：
  申請内容の詳細を確認することができます。
  申請内容に請求書が含まれている場合は［ファイルの詳細］ボタンを、「支払先」が入力されている場合は［取引先詳細］ボタンをクリックすることで、さらにそれぞれの詳細を確認することもできます。
  
• 「履歴」タブ：
  申請経路における「承認」や「差戻し」などのアクション履歴を時系列で確認することができます。
  

 

【申請内容を編集する】
承認者は「申請内容」タブの各項目を編集することができます。
編集を行うには、画面左上の［編集］ボタンをクリックします。編集が完了したら［保存］ボタンをクリックすることで、変更された内容が申請に反映されます。

 

【申請に対して承認等を行う】
承認者は、申請内容に応じて、「承認」「差戻し」「却下」のいずれかを行うことができます。各アクションの内容と操作後の挙動については下表のとおりです。

操作	内容	操作結果
承認する	支払依頼が適切である・認められる場合に、［承認］ボタンをクリックして申請を承認をします。	承認後は依頼内容について、取引登録することができるようになります
申請者へ 差し戻す	支払依頼の内容が不適切である・疑問がある場合等に、［差戻し］ボタンをクリックして申請者に差し戻しをします。	差し戻した後、申請者にて依頼内容を修正し、再度申請することができます。
却下する	支払依頼内容が不適切であり、認められない場合に、［却下］ボタンをクリックしてその依頼を却下します。	却下した後は、その申請内容について修正ができません。また、却下した支払依頼は、依頼一覧に残り削除することができません。

3. 取引の登録

支払依頼は承認後、［申請］メニュー → ［支払依頼］の支払依頼の一覧にて「承認済」ステータスとなります。「承認済」ステータスとなった申請内容はそのまま取引として登録可能です。

取引登録が必要な支払依頼を確認する

承認者が承認した取引未作成の支払依頼を確認するには、次の操作を行います。

1. ［申請］メニュー → ［支払依頼］をクリックし、「支払依頼」一覧画面を開きます。
   
2.  画面左側の項目から［取引未作成］をクリックし、承認はされたが取引が未作成の支払依頼を絞り込み表示します。
3. 取引登録したい支払依頼をクリックして詳細画面を開きます。

支払依頼の取引登録をする

取引を登録するには、対象の申請の詳細画面を開き、画面下部の［取引を登録］ボタンをクリックします。続けて、表示された確認メッセージについて、問題がなければ［取引登録］ボタンをクリックします。
※ 確認メッセージ内の［今回の支払先を新規取引先として登録する］チェックボックスにチェックを入れた状態で［取引登録］ボタンをクリックすると、取引が登録されると同時に申請内の支払先が「取引先」として登録されます。

ここで登録された取引は、未決済取引として登録され、「取引の一覧・登録」画面や「仕訳帳」画面にて確認することができます。また、この登録した取引は「登録した方法」条件を「支払依頼」で指定することで絞り込み検索することが可能です。

4. 支払の登録

承認後の支払依頼から取引を登録すると、該当の支払依頼が「支払待ち」ステータスとなります。

承認を経て登録された取引についての支払の登録は、いくつかの方法で可能です。ここでは、支払依頼の一覧から取引を検索して決済を登録する方法を紹介します。

1. ［申請］メニュー → ［支払依頼］をクリックして「支払依頼」一覧画面を開きます。
2. 「支払待ち」ステータスとなっている支払依頼をクリックして詳細画面が表示し、画面下部の［取引を編集］ボタンから登録した取引の詳細を開きます。
3. 取引の詳細画面にて［＋決済を登録］ボタンから、支払の登録をします。
   支払いが完了した支払依頼は「支払済み」ステータスに切り替わります。

「支払依頼」一覧の確認

各種支払依頼のステータスや詳細は、［申請］メニュー → ［支払依頼］の一覧画面で確認することができます。

ページ上部の「検索条件」の指定や、左側のカテゴリを選択することで、目的の支払依頼を検索することもできます。
支払依頼の一覧は「発生日」や「申請日」順に並び替えをすることも可能です。

支払依頼の内容をCSVファイルにエクスポートする

支払依頼の内容はCSVファイルとしてエクスポートすることができます。これは、外部監査のための提出書類作成や内部監査の定期実施に役立ちます。

CSVファイルのエクスポート手順

1. ［申請］メニュー→［支払依頼］をクリックします。
2. 画面右側の［エクスポート］ボタンから［CSVエクスポート］をクリックします。
   
   
   
3. 出力するCSVファイルの［文字コード］を選択し、［出力］ボタンをクリックします。
    ※ CSVファイルの作成が開始され、出力されるとメールにてお知らせが届きます。

【文字コードの違い】

• UTF-8：主にMacのNumbers、Googleスプレッドシートなどでファイルを開く場合に推奨されます
• Shift_JIS：主にWindowsのExcelでファイルを開く場合に推奨されます

エクスポートしたCSVファイルのダウンロード

一度エクスポートしたCSVファイルは、「出力履歴」画面から再度ダウンロードすることができます。

1. 「支払依頼」画面右上の［エクスポート］ボタンから［エクスポート履歴］をクリックします。　※ 上記エクスポート手続完了後に届いたメール記載のリンクからもアクセスできます。
2. 表示された履歴の左端、［ダウンロード］リンクをクリックすることで、任意の場所にファイルを保存することができます。
   
   【ファイル名の構造】
   ダウンロードしたファイル名に付与された数字は［年月日の8桁表記+時分秒の6桁表記］となっています。
   （例）2018年12月3日 11時22分33秒に出力したファイル：「支払依頼-20181203112233.csv」
     

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参考：各種申請作業について

freee会計のエンタープライズプランおよびプロフェッショナルプランでは、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応するため「各種申請」という別機能もございます。

詳細は「 独自の承認・申請フォームを作成し利用する(各種申請) 」をご覧ください。

 

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参考：2022年4月以降の「申請日」の取り扱いについて

2022年4月から 申請時点の日付が自動的に「申請日」として記録 されるようになります。
これにより、「申請日」を内部統制上 信頼できる情報として取り扱いできるようになります。

「申請日」について、その仕様や挙動の詳細は次のとおりです。

• 申請者が［申請］ボタンがクリックしたとき：
  当該ボタンをクリックした時点の日付を、自動的に「申請日」として記録します。
• 申請者が申請内容を下書き状態にしているとき：
  申請一覧画面では「申請日」が空欄となります。