従業員情報に任意の項目を追加する（従業員カスタム項目）

カスタム項目とは

カスタム項目機能を利用すると、資格やアレルギーなどの会社独自の項目を自由に設定して管理することができます。

今までバラバラに管理していた従業員情報を、カスタム項目を用いてfreee人事労務で一元化しましょう。

カスタム項目を設定する

［設定］メニュー →［カスタム項目］画面より、［+グループを作成］ボタンをクリックしてカスタム項目の作成画面を表示します。

① グループを作成する

「グループ名」に、カスタム項目をまとめるグループの名前を入力します。
必要であれば「従業員向け説明」に、項目の説明を入力します。

※ 同じ名前のグループは複数作成できません。

② グループ項目を作成する

1. 作成したいグループ項目のボタンをクリックします。
   
   

   グループ項目	内容
   テキスト	文字としての情報を入力する項目です。
   日付	日付を入力する項目です。 直接入力、またはカレンダーから入力できます。
   セレクター	選択肢を用意する項目です。 プルダウンから選択できます。 選択肢の数は［＋選択肢を追加］で増やしたり、バツボタンで減らすことができます。
   ファイル	ファイルを添付する項目です。 1つの項目に対し、10MB以下の容量で次の拡張子のみアップロードが可能です。 対応拡張子： jpeg / png / gif / xlsx / docx / pdf また、1人の従業員や1つの事業所全体に対し、項目数やファイルの容量に上限値はありません。
   数値	数値としての情報を入力する項目です。 入力した数値の情報を用いて、従業員に付与する手当を自動計算することもできます。 詳しくは、「その他手当を設定する - 手当を設定・編集する」のヘルプページをご覧ください。
   時間	時間の情報を入力する項目です。 労働時間の合計値や、時刻を「00:00」のような形式で入力できます。 入力した時間の情報を用いて、従業員に付与する手当を自動計算することもできます。 詳しくは、「 その他手当を設定する - 手当を設定・編集する 」のヘルプページをご覧ください。

2. 項目名などを入力します。
   
   

   	項目	内容
   ①	項目名	項目名を入力します。 例）資格名、証明書ファイル など
   ②	従業員向け説明文を追加	クリックすると、項目についての説明文を入力することができます。
   ③	翌月に入力内容を繰り越す	チェック有り：従業員画面で該当のカスタム項目に入力した内容を、翌月に引き継ぎます。 チェック無し：入力内容は翌月に引き継がれないため、月毎に該当のカスタム項目の内容を入力する必要があります。 ※ 一度保存すると、後から変更することができません。
   ④	移動ボタン	ドラッグドロップして項目の順番を変更できます。
   ⑤	削除ボタン	項目を削除します。

   グループ内に複数のカスタム項目を追加する場合は、項目のボタンをクリックします。
   ※ グループに属さない単体のカスタム項目は作成できません。
   ※ 同じグループ内に同じ名前のカスタム項目は複数作成できません。

③ カスタム項目の閲覧・更新権限を設定する

各権限毎に、［従業員］メニュー →［従業員情報］上で該当のカスタム項目のグループを閲覧・更新できるか設定します。

項目	内容
閲覧不可	該当のカスタム項目を閲覧できません。
閲覧のみ	該当のカスタム項目を閲覧することができます。 ［編集］ボタンは表示されず、更新ができません。
閲覧・編集	該当のカスタム項目を閲覧することができます。 ［編集］ボタンが表示され、カスタム項目の変更・保存ができます。

※ カスタム項目の編集は、［権限管理］メニューから設定できる従業員の編集権限設定「編集を許可する」「リクエストを許可する」「編集を許可しない」の設定には影響しません。
例）従業員の編集権限設定が「リクエストを許可する」であっても、従業員が「閲覧・編集」の設定になっているカスタム項目のグループは、リクエストをせずに従業員自身が編集することができます。

④ カスタム項目を保存する

画面下部のボタンから、作成したカスタム項目を保存します。

項目	内容
公開	編集内容を保存します。 ［従業員］メニュー →［従業員情報］のカスタム項目画面に表示します。
非公開で保存	編集内容を保存します。 ［従業員］メニュー →［従業員情報］のカスタム項目画面には表示しません。
キャンセル	編集内容を保存せず、前の画面に戻ります。

作成したカスタム項目を編集・削除する

作成したカスタム項目は、［設定］メニュー →［カスタム項目］から確認ができます。

※ プレビュー表示のため、入力欄に入力しても保存はされません。各従業員のカスタム項目の入力は従業員画面から行います（詳しくは、本ページ「カスタム項目を従業員情報画面で確認・編集する」の項目をご覧ください）。

カスタム項目を新規作成する

［＋グループを作成］ボタンをクリックして、新しいカスタム項目を作成します。

カスタム項目を編集する

• 編集したいグループの［編集］ボタンをクリックして、グループ名の編集やグループ項目の編集・追加を行います。
• 「翌月に入力内容を繰り越す」の項目は、後から変更できません。
• グループ項目の行左側のマークをドラッグアンドドロップして、順番を並べ替えることができます。
  
• グループ項目を削除したい場合は、項目行のバツボタンをクリックします。
  
  ※ 項目を削除すると、該当項目はすべての従業員情報から削除されますのでご注意ください。
  ※ 手当と紐づいているカスタム項目（数値または時間）は削除できません。代替手段について、本ページ「参考：手当と紐づいたカスタム項目を非表示にする」の項目をご覧ください。
• 公開・非公開の切り替えは［公開］または［非公開で保存］ボタンをクリックして変更します。

項目を他グループへ移動する

1. 移動したい項目があるグループの［その他操作］→［項目を他グループへ移動］をクリックします。
2. 移動したい項目のプルダウンより移動先のグループを選択します。
   
3. ［確定］ボタンをクリックします。

グループを削除する

1. 削除したいグループの［その他操作］→［削除］をクリックします。
2. 確認画面で［削除］ボタンをクリックします。

※ グループを削除すると、グループおよびグループ項目はすべての従業員情報から削除されますのでご注意ください。
※ グループの中に手当と紐づいているカスタム項目（数値または時間）がある場合、グループを削除できません。
代替手段について、本ページ「参考：手当と紐づいたカスタム項目を非表示にする」の項目をご覧ください。

カスタム項目を並び替える  

作成したカスタム項目は、順番を並び替えることができます。

1. ［設定］メニュー →［カスタム項目］画面を開き、［表示順］ボタンをクリックします。
   
2. 移動したいカスタム項目をドラッグ&ドロップすると順番が変更できます。
   
3. ［保存］ボタンをクリックします。
   

カスタム項目を絞り込む

［カスタム項目］画面の［フィルタ］ボタンをクリックすることで、フィルタバーが表示され、設定した条件でカスタム項目の絞り込みをすることができます。

項目	内容
グループ名	任意のグループ名を入力します。
公開ステータス	任意でプルダウンメニューよりステータスを選択します。 未選択（未選択時は未選択がフォーム内に入ります。） 公開 非公開
従業員の閲覧権限	任意でチェックを入れます。 閲覧不可 閲覧可 閲覧・更新ともに可

カスタム項目を従業員情報画面で確認・編集する

従業員のカスタム項目を確認・編集する

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より、各従業員の行をクリックします。
2. 従業員詳細画面に公開設定となっているカスタム項目が表示されますので、各グループの［編集］ボタンをクリックします。
3. 各項目に入力またはファイル添付をして、［保存する］ボタンをクリックします。
   

カスタム項目をエクスポートする

1. ［従業員］メニュー →［一括操作］→［カスタム項目の出力］をクリックします。
2. 出力したいカスタム項目のグループにチェックを入れて、［ダウンロードする］ボタンをクリックします。

※ 出力されるカスタム項目の件数に制限はありません。

※ エクスポートは管理者、および事務担当者（「閲覧可」または「閲覧・更新ともに可」権限のあるカスタム項目のみ）が操作可能です。

カスタム項目をインポートする

カスタム項目のインポートでの一括更新手順は、「従業員の給与等を一括で更新する - カスタム項目の一括更新」のヘルプページをご覧ください。

※ インポートは管理者、および事務担当者（「閲覧・更新ともに可」権限のあるカスタム項目のみ）が操作可能です。従業員は「閲覧・更新ともに可」の項目があってもインポートの操作は行えません。

※ インポートした後にインポート履歴が表示されますが、事務担当者はこの履歴からcsvをダウンロードすることができません。

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参考：手当と紐づいたカスタム項目を非公開にする

手当は一度作成すると削除することができないため、手当と紐づいているカスタム項目（数値または時間）、またはそれを含むグループは削除ができません。
代替手段として、該当のカスタム項目を非公開にすることで、従業員画面に表示されなくなります。

※ 従業員に付与済みの手当と紐づくカスタム項目を非公開のグループに移動しても、該当の手当の設定内容に変更は生じません。

【方法①：カスタム項目のグループを非公開にする】
［設定］メニュー →［カスタム項目］の一覧より、非公開にしたいカスタム項目のグループの［編集］をクリックし、画面下部［非公開で保存］をクリックします。

【方法②：非公開用のグループに不要なカスタム項目をまとめる】
「カスタム項目」の一覧に非公開のグループが多く並んで見づらい場合などは、「非公開にしたいカスタム項目」を管理するグループを1つ作成し、その中にグループ項目をまとめる方法もあります。
事例を元にした操作手順が以下となります。

1. 「非公開にしたいカスタム項目」を管理するグループを1つ作成し、グループ項目は作成せずに［非公開で保存］をクリックします。
   事例では、グループ名を「不要項目の管理用グループ」とします。
   詳しくは、本ページ「カスタム項目を設定する」の項目をご覧ください。
2. カスタム項目の一覧から、非公開にしたい「介護業務時間」を含むグループの［その他操作］→［項目を他グループへ移動］をクリックします。
3. 「介護業務時間」項目の移動先に、「手順①」 で作成した「不要項目の管理用グループ」を選択して［確定］をクリックします。
   詳しくは、本ページ「項目を他グループへ移動する」の項目をご覧ください。
4. 手当と紐づいたカスタム項目を含まなくなった元のグループは、［その他の操作］→［削除］からグループ削除できるようになります。