目次
記帳の流れ
本ページでは、事業用の交通系ICカードや電子マネーのWebサービスと同期している、または、明細をアップロードして取り込んでいる場合の自動で経理での登録を中心にご紹介します。
事業用の交通系ICカード・電子マネーで支払った費用は、支払時の明細をもとに取引を登録します。 交通系ICカードや電子マネーは事前にクレジットカードや銀行口座などからチャージして利用するため、そのときの処理も必要です。
※ 以降は交通系ICカードや電子マネーをまとめて「交通系ICカード」として説明します。
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1. 交通系ICカードにチャージしたとき
チャージに使用したクレジットカードなどの口座から交通系ICカード口座への口座振替を登録します。
口座振替を登録すると交通系ICカード口座の残高が増加します。
この残高は、会計上はこれから利用するサービスの料金を前払いした「前払費用」として扱われます。
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2. 交通系ICカードを利用したとき
利用履歴が明細として取り込まれるので、1件1件の明細について取引を登録します。
取引を登録すると費用が計上され、交通系ICカード口座の残高は減少します。
本ページでは、以下の手順でご紹介します。
事前準備：口座を登録する
交通系ICカードでの支払いを記帳するには、freeeに口座として登録しておく必要があります。
- ［口座］メニュー →［口座の一覧・登録］画面で［決済サービス・電子マネー］のタブを開き、［決済サービス・電子マネーを登録する］ボタンをクリックします。
- 「電子マネー」の中から利用しているものを選択します。
- すぐに連携設定を行う場合は、［口座を登録して連携設定に進む］をクリックして、画面の案内に沿って設定します。
［連携せず口座登録のみを行う］をクリックして、後で連携設定を行うこともできます。 - ホーム画面に戻ると、「決済サービス・電子マネー」のカテゴリに口座が追加されているのを確認できます。
なお、口座登録後に連携設定を行う場合は、口座の名称部分をクリックし、画面左上の［口座設定］ボタンから設定します。
チャージしたときの口座振替の登録
チャージに使用したクレジットカードや銀行口座を同期しているかによって、登録方法が変わります。
- 同期している場合
- 同期していない場合
チャージしたときの口座振替の登録（自動で経理）
チャージに使用したクレジットカードや銀行口座を同期している場合は、取得した明細をもとに口座振替を登録します。
- ホーム画面で、チャージに使用したクレジットカードなどの口座名の右に表示されるオレンジ色の数字をクリックし、明細の処理を行う「自動で経理」の画面へ進みます。
- チャージしたときの明細は口座振替として登録しますので、［詳細］ボタンをクリックします。
- 詳細ウィンドウが開いたら、［口座振替・カード引き落とし］タブをクリックし、「振替先口座」に交通系ICカードの口座を選択して［登録］ボタンをクリックします。
上記、「手順③」の詳細ウィンドウでの入力の際、［登録］ボタンの右の「自動登録ルール」のオプションにチェックを入れておくと、次回以降の処理を自動化できます。
自動登録ルールを設定する際は、処理内容に［振替を登録する］を選択すると、次回以降のチャージの明細について自動的に口座振替が登録されます。
チャージしたときの口座振替の登録（手動）
チャージに使用したクレジットカードや銀行口座を同期していない場合は、手入力で口座振替を登録します。
- ［取引］メニュー →［口座振替］の画面を開きます。
- 次のように入力し、［振替］ボタンをクリックします。
- 振替日：チャージした日
- 振替元口座：チャージに使用した口座
- 振替先口座：交通系ICカード口座
- 金額：チャージした金額
交通系ICカードを利用したときの取引登録
- ホーム画面で、交通系ICカード名の右に表示されるオレンジ色の数字をクリックし、明細の処理を行う「自動で経理」の画面へ進みます。
- 明細の一覧が表示されたら、支払いの内容に合わせて勘定科目やタグを入力し、［登録］ボタンをクリックします。登録すると、その明細は一覧から消えます。
一般的に、交通費として利用したものは「旅費交通費」、それ以外の物品購入に利用したものは「消耗品費」「会議費」など、適切な勘定科目を入力します。※ どの勘定科目を選択すべきかわからない場合には、「 取引入力ナビ 」を参考に入力してみましょう。
※ 交通系ICカードの明細の中にチャージしたときの入金明細がある場合 - 登録すると、明細が処理待ちの一覧から非表示になります。
例えば「電車」という文字で始まる明細を常に「旅費交通費」の勘定科目で登録したい場合、［詳細］ボタンからウィンドウを開いて「自動登録ルール」を設定すると便利です。
左下の「自動登録ルール」のオプションにチェックを入れた状態で［登録］ボタンをクリックすると、次回以降の処理を自動化できます。自動登録ルールを設定する際は、「取引内容」の文字欄に「電車」という文字だけを残して［前方一致］を指定すると、「電車」から始まる明細すべてにルールを適用できます。
処理は［取引を登録する］を選択すると、今後は設定した勘定科目で自動的に取引が登録されます。
参考：交通系ICカード口座の残高はゼロかプラスになるのが正常
交通系ICカード・電子マネーは、先にチャージしてから支払いに利用するため、口座の残高がゼロかプラスとなるのが正常です。
マイナスになっている場合は、チャージや前期からの繰越残高を正しく登録できているか見直してみましょう。
交通系ICカード・電子マネー口座の残高は、決算書上では「前払費用」として集計され貸借対照表に記載されます。
別の勘定科目に変更したい場合は、［設定］メニュー →［勘定科目の設定］から該当の口座を探してクリックし、「表示名」を編集するとよいでしょう。
参考：交通系ICカードの明細の中にチャージしたときの入金明細がある場合
交通系ICカードの明細の中にチャージしたときの入金明細があったら、［明細を無視］します。
入金分については、チャージをしたときにすでに口座振替を登録しているため、この明細を登録すると交通系ICカード口座の残高が二重に増えてしまいます。
参考：関連ヘルプ
交通系ICカード・電子マネーの記帳について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。