本ページでは従業員による費用の立て替えや、取引先の費用の立て替えがあったときの計上や精算の登録をご紹介します。
従業員が経費を立て替えたとき
従業員が会社の経費を立て替えた場合は、その内容に合った勘定科目で支出の未決済取引を登録します。
- 収支：支出
- 決済：未決済
- 発生日：支払った日
- 取引先：従業員名
- 勘定科目：消耗品費、会議費 など
- 金額：支払った金額
「取引先」に従業員名を入力しておくと、支払管理レポートなどで未払いの残高を確認しやすくなります。なお、役員が立て替えた場合でも、これと同様に処理してかまいません。
従業員の立て替えた経費を精算したとき
従業員が立て替えていた経費を会社から精算したときには、未決済取引の消込をします。
詳しい手順については「4.4.3 未決済取引の消込をする（自動で経理）」をご覧ください。
経費精算を楽にするには
スタータープラン以上（または旧ベーシックプラン以上）では、「経費精算」機能を利用できます。
従業員自身が経費の内容を入力して申請し、管理者はその内容を確認して承認するとともに未決済取引を作成できます。
また、freee人事労務と連携すると、給与と合わせて従業員に支払うことも可能です。
詳しくは「freee会計を使った経費精算の流れ」のヘルプページや「申請（経費精算など）」内のページをご参照ください。
取引先の費用を立て替えたとき
取引先や顧客が支払うべき費用を一時的に立て替えて支払ったときは、一般的に「立替金」の勘定科目で支出取引を登録します。
- 収支：支出
- 決済：完了
- 口座：出金元の口座
- 発生日：支払った日
- 取引先：誰の分を立て替えたか
- 勘定科目：立替金
- 金額：支払った金額
取引先から立替分が精算されたとき
後日、取引先から立替分の精算を受けたら、同じ「立替金」の勘定科目で収入取引を登録します。
「立替金」の内訳を正しく管理するために、取引先または品目を入れておきましょう。
なお、立替分を通常の費用として計上し、精算を受けたときは売上として計上する会計処理もあります。
どちらが良いかは、処理の簡便さや税務上の観点で選択しますが、判断できない場合は税理士などの専門家にご相談ください。