対象プラン
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新プラン | スタンダード | アドバンス |
旧プラン | プロフェッショナル | エンタープライズ | |
その他 | 勤怠管理 |
※ 本記事はfreee人事労務についてのヘルプページです。freee勤怠管理Plusについては「freee勤怠管理Plusのカテゴリー」をご覧ください。
freee人事労務では、有給日数の自動計算、及び自動付与ができます。
このページでは、freee人事労務で有給日数の自動計算を有効に設定した後の初回付与の確認と、自動計算された有給の付与方法についてご紹介します。
目次
有給日数の自動計算の設定を行う
有給日数の自動計算を行う場合は、「休暇設定」の画面で有給日数の自動計算を「有効にする」にチェックを入れて、有給の付与を自動、または手動の設定などを行う必要があります。
有給日数を自動計算する設定について詳しくは、「休暇設定を行う - 有給日数をfreee人事労務で自動計算する場合」のヘルプページをご覧ください。
※ 勤怠基本設定で勤怠管理の方法を「freee勤怠管理Plus」にしている場合は、有給の自動計算対象外となりますのでご注意ください。
freeeを初めてご利用の方向け: あんしん初期設定ガイド のご案内
有給休暇の設定に関して、「あんしん初期設定ガイド」をご用意しています。
労務が初めての方でも、事前準備すべきことや具体例、用語の意味など、
適宜確認しながら、スムーズにfreeeを使い始められます。
→ あんしん初期設定ガイド [Part2] 2. 休暇を設定する を見てみる
有給の自動計算結果を確認する
有給日数の自動計算を有効にすると、設定状況に応じて自動計算が行われ、その結果を確認することができます。
入社時の初回付与以降も、設定した付与パターンで自動計算が行われ、自動計算日に確認ができます。
確認方法
[休暇]メニュー →[年次有給]タブを開き、[有給自動計算一覧]ボタンをクリックします。
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完了している自動計算がある場合:自動計算の結果と付与状況が表示されます。
各行をクリックすると、自動計算日ごとの詳細を確認することができます。
「状態」のステータスの説明については、次の通りです。
- 未対応:有給休暇をまだ付与していない状態
- 対応済:有給休暇の付与が完了している状態
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完了している自動計算がない場合:「自動計算の結果はまだありません」と表示されます。
自動計算された有給を付与する
自動で付与する設定の場合
「付与方法」で「自動」を選択されている場合は、システムが自動で付与しますので操作は不要です。
自動計算日に有給が自動付与された内容が通知されます。
詳しくは本ページ「参考:通知から付与対象者を確認する」をご覧ください。
手動で付与する設定の場合
休暇設定の画面で、「有給日数の自動計算」を有効に設定し、「付与方法」を「手動」を選択した場合、自動計算に基づいた付与日を管理者が確認し、修正を行い、手動で有給の付与を行う必要があります。
なお、「手動」で付与の場合のみ、「出勤率の計算を有効にする」ことで出勤率を算出することが可能です。この出勤率を元に有給を付与するかを判断することができます。
詳しくは「出勤率に応じた有給休暇の付与・出勤率の確認を行う」のヘルプページをご覧ください。
有給を手動で付与する方法には「一括付与」と「個別付与」があります。それぞれの操作手順については、次の通りです。
一括付与
- [休暇]メニュー →[年次有給]タブを開き、[自動計算一覧]ボタンをクリックします。
- [有給自動計算一覧]画面で、付与方法が「手動」となっている該当の行をクリックします。
- 有給を付与したい従業員を選択します。
該当の従業員の左側のチェックボックスにチェックを入れます(「従業員名」の左側のチェックボックスにチェックを入れると全ての従業員が選択されます)。 - [選択して実行]のプルダウンメニューから[一括付与]をクリックします。
- 「有給を一括付与しますか?」の画面が表示されますので、問題がなければ[一括付与する]ボタンをクリックします。
一括付与がされると、「付与状態」のステータスが、「未付与」から「一括付与」の表示に変わります。
一括付与しない場合
- 「自動計算詳細」画面で有給を付与しない従業員を選択します。
該当の従業員の左側のチェックボックスにチェックを入れます。 - [選択して実行]のプルダウンメニューから[付与しない]をクリックします。
- 「付与しない状態にしますか?」の画面が表示されますので、問題がなければ[付与しない状態にする]ボタンをクリックします。
付与しない状態にすると、「付与状態」のステータスが、「未付与」から「付与しない」の表示に変わります。
個別付与
- [休暇]メニュー →[年次有給]タブを開きます。
- 有給を付与したい従業員の行をクリックします。
- 従業員の休暇情報画面が開きます。
個別付与の場合は、「付与状態」が空欄となりますので、「付与状態」が空欄となっている行をクリックします。 - 従業員の年次有給休暇詳細画面が開きますので、[編集]ボタンをクリックします。
- 「付与日」「失効日」「付与日数」に問題がなければ、[保存]ボタンをクリックします。修正が必要であれば編集後に[保存]ボタンをクリックします。
[保存]をクリックすると、「○○さんに〇日の有給を付与しました。」と画面上部に表示されます。
付与日数を変更したい場合
「自動で付与」「一括付与」を行った場合でも、付与日数を後から変更することができます。
操作手順については、次の通りです。
- [休暇]メニュー →[年次有給]タブを開きます。
- 有給の付与日数を変更したい従業員の行をクリックします。
- 従業員の休暇情報画面から付与日数を変更したい行をクリックします。
- 年次有給休暇詳細画面で[編集]ボタンをクリックし、付与日数を変更します。
- 最後に[保存]をクリックします。
該当の従業員の休暇情報画面で付与状態が「自動付与」「一括付与」だった場合でも、上記の操作を行うことで、ステータスが「直接付与」に変更されます。
参考:通知から付与対象者を確認する
有給付与日数の自動計算結果や付与対象人数等がホーム画面とメールで通知されます。
通知されるのは、以下の場合となります。
- 初回付与日:「付与方法」が「自動」「手動」に関わらず、設定した初回付与日に通知されます。
- 自動計算日:「付与方法」が「自動」「手動」に関わらず、有給日数の自動計算が行われたことを通知します。
ホーム画面の通知
freee人事労務画面上では、ホーム画面上部に通知されます。
メールの通知
通知対象者で設定されている権限のユーザーにメールで結果を通知します。
自動計算(付与日、失効日、付与日数の計算)、自動付与の処理については毎日午前6時に行われ、順次ホーム画面やメールで通知されます。
なお、通知される時間については、処理にかかる時間で変わりますが、6時~12時までに行われます。
参考:よくある質問
Q1. 「付与方法」を「自動」に設定しましたが、すでに手動で有給を付与している場合、重複して有給が自動付与されますか?
例:
【前提】
- 入社日:2022年11月1日
- 手動で「付与日:2023年5月1日」に有給を付与済み
【年次有給休暇の設定】
- 初回付与:入社半年後
- 付与パターン:初回付与から一年ごと
- 付与方法:自動(自動付与の初回付与日:2023年5月1日)
A1. はい、重複します。そのため、下記いずれかの方法で重複を回避します。
- 手動で付与した有給を「削除」します。
- 自動付与された有給を「削除」します。
- 「自動計算対象者を設定」で、手動付与した従業員を「自動計算対象から外す」に設定します(5/1の自動付与後に「自動計算対象」に戻す必要があります)。
Q2. 有給の自動計算結果が「自動計算一覧」画面に反映されるタイミングはいつですか?
A2. 「休暇設定」画面の「有給の自動計算日」で設定した日に反映されます。
[設定]メニュー→[休暇]をクリックした「休暇設定」画面の「有給の自動計算日」で設定した日の午前6時にシステムでの自動計算が始まるため、それ以降に自動計算結果が[自動計算一覧]画面に反映されます。
Q3. 通知対象者については、従業員として登録されている「管理者」権限、「事務担当者(※)」権限のユーザーのみ、設定できますか?
A3. はい、その通りです。「休暇設定」画面でチェックを入れた権限のユーザーにのみメールにて通知されます。
※ 事務担当者は、アドバンスプラン(または旧エンタープライズプラン)のみ表示されます。
Q4. 以下のように設定した場合の付与される日数について確認したいのですが?
- 初回付与:入社時
- 付与パターン:一斉付与 毎年4月1日の場合
A4. 以下の例をご確認ください。
例1:4月1日に入社した場合
- 4月1日入社
- 初回付与:入社時で設定した日数
- 次の年の4月1日:「~1.5年」に設定した日数
例2:入社から4月1日まで半年もない場合
- 3月1日入社
- 初回付与:入社時に設定した日数
- 1ヶ月後の4月1日:「~0.5年」に設定した日数
例3:入社から4月1日まで半年を越えている場合
- 5月1日入社
- 初回付与:入社時に設定した日数
- 次の年の4月1日:「~1.5年」に設定した日数
Q5. 入社日以降に「有給日数の自動計算:有効にする」に設定した場合でも、自動付与されますか?
例:
【前提】
- 入社日:2022年11月1日
【年次有給休暇の設定】
- 「有効」設定日時:2023年2月リリース後
- 初回付与:入社半年後
- 付与パターン:初回付与から一年ごと
- 付与方法:自動(自動付与の初回付与日:2023年5月1日)
A5. 入社日以降に「有給日数の自動計算:有効にする」に設定した場合でも自動付与されます。