ファイルボックスではアップロードしたファイルを条件を絞って検索したり、検索した条件を保存することができます。
本ページでは、ファイルボックスにおける絞り込み条件の設定や編集方法について説明します。
目次
絞り込み条件について
ファイルボックス内のファイルが増えてくると、目当てのファイルが探しにくくなります。
ファイルボックスの絞り込み条件を活用することで、目当てのファイルを探しやすくすることができます。
利用できる絞り込み条件
11個の条件の中から自由に選択し、絞り込み条件を設定することができます。
条件の名称、概要、設定できる条件は以下の通りです。
名称 | 概要 | 設定できる条件 |
---|---|---|
アップロード日 | ファイルをアップロードした日をもとに絞り込む期間を指定して検索が可能です。 |
|
アップロードした人 | ファイルをアップロードしたユーザーを指定して検索が可能です。 |
|
適格請求書等 | アップロードしたファイルが適格請求書に該当するか該当しないかを指定して検索が可能です。 |
|
No | ファイルをアップロードした際に付与される番号を指定して検索が可能です。 | 任意の数字 |
ステータス | アップロードしたファイルの登録状況を指定して検索が可能です。 | |
メモ | アップロードしたファイルの「補足情報」タブの「メモ」欄に入力した内容をもとに検索が可能です。 | 任意の文字 |
発行日 | アップロードしたファイルの「電子保存情報」タブの「発行日」欄に入力した内容をもとに検索が可能です。 |
|
発行元 |
アップロードしたファイルの「電子保存情報」タブの「発行元」欄に入力した内容をもとに検索が可能です。 また、「未入力のみ」を選択した場合は、発行元が空欄の証憑のみを検索することが可能です。 |
任意の文字 |
金額 | アップロードしたファイルの「データ詳細」タブ →「電子保存情報」の「金額」欄の金額をもとに検索が可能です。 | 任意の数字 |
コメント状態 | アップロードしたファイルの「コメント」タブのコメント状況をもとに検索が可能です。 |
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重要コメント | アップロードしたファイルの「コメント」タブのコメントに重要マークを付けたものを検索可能です。 コメント機能については「 メンバー間で連絡をとりあう(コメント機能) 」をご覧ください。 |
|
※1:「支払依頼中」「各種申請中」「購買申請中」はアドバンスプラン(旧プロフェッショナルプラン)、エンタープライズプランにおいて選択可能です。
※2:データ化サービスを利用できる場合のみ表示・選択が可能です。
デフォルトの絞り込み条件
ファイルボックスでは、最初から保存されている絞り込み条件が4つ存在します。それぞれの名称と概要は以下の通りです。
なお、これらの絞り込み条件は編集が可能ですが、削除はできません。
条件名 | 概要 |
---|---|
すべて | 未登録のファイル、登録済みのファイル、自分でアップロードしたファイルなど、アップロードした全てのファイルを表示します。 |
未登録 | アップロード済みのファイルのうち、取引登録が完了していないものを表示します。 |
登録済み | アップロード済みのファイルのうち、取引登録が完了しているものを表示します。 |
自分がアップロード | 自身のアカウントでアップロードしたファイルのみを表示します。 |
絞り込み条件の設定方法
- [取引]メニュー →[ファイルボックス]ボタンをクリックします。
- ファイル一覧画面の右側の項目が「書類別」になっていることを確認し、「+条件を追加」をクリックします。
- 「利用できる絞り込み条件」に記載した条件の中から、ご自身の目的にあった条件を選択します。なお、複数の条件を選択することが可能です。
- 選択した条件ごとに絞り込む期間や登録状況などを設定し、[適用]ボタンをクリックします。
※以下の画像は「ステータス」を選択した場合の設定画面です。 - [適用]ボタンをクリックすることで、設定した条件に合致したファイルのみ表示されます。
絞り込み条件の保存方法
絞り込み結果をいつでも表示できるように、指定した条件を保存することができます。
- 絞り込み条件を設定した後に、[この条件を保存]ボタンをクリックします。
- 「絞り込み条件の保存」にて、「名称」欄に条件の名前を入力し、「保存先」欄でどの項目に条件を適用するかを選択したら[保存]ボタンをクリックします。
- [保存]ボタンをクリックした後に、画面左側の「絞り込み条件」に「名称」に入力した条件の名前が表示されていることを確認できます。なお、保存した条件を利用する場合は条件名をクリックすることで絞り込みが可能です。
保存できる条件は、デフォルトで保存されている条件を含めて、保存先(すべて、領収書、請求書、その他)ごとに30個までとなります。
絞り込み条件の編集・削除
ファイルボックスで保存した絞り込み条件は編集・削除することができます。
絞り込み条件を編集する
- 「ファイル一覧」画面から、[絞り込み条件の設定]ボタンまたは歯車アイコンをクリックします。
- 編集したい条件名の行の[…] → [編集]ボタンをクリックします。
- 「絞り込み条件の編集」画面にて、「名称」または「保存先」を編集し、[保存]ボタンをクリックします。
なお、「絞り込み内容」は編集できません。絞り込み内容を変更したい場合は新たに絞り込み条件を保存してください。 - [保存]ボタンをクリックした後に編集内容が反映されていることが確認できます。
絞り込み条件を削除する
- 「ファイル一覧」画面から、[絞り込み条件の設定]ボタンまたは歯車アイコンをクリックします。
- 編集したい条件名の行の[…] → [削除]ボタンをクリックします。
- 「絞り込み条件の削除」画面にて[削除する]ボタンをクリックします。
なお、削除した絞り込み条件は復元できない点にご注意ください。 - [削除する]ボタンをクリックした後に、絞り込み条件の一覧から削除されていることが確認できます。
デフォルトの絞り込み条件は削除できません。