| その他 | 雇用契約オプション | 労務管理 | 勤怠・労務管理 |
「freee人事労務」基本プランをご利用の場合、「雇用契約」機能のご利用には別途「freee人事労務 雇用契約オプション」のご契約が必要です。
「freee人事労務」基本プランのみのご契約の場合、本機能はご利用できません。
「雇用契約オプション」のプラン詳細については「freee人事労務のプラン・料金について - freee人事労務 雇用契約オプション」のヘルプページをご覧ください。
「freee人事労務」と「freeeサイン」をAPI連携することでfreee人事労務上で雇用契約書を作成することができます。
なお、freee人事労務上で作成する雇用契約書には、freee人事労務の登録情報が反映されます。
※ 本機能は、Web版freee人事労務のみご利用可能です。
※ freeeサインのアカウントをお持ちでない場合、freee人事労務の画面上からアカウント作成の手続きができます。
※ freeeサインとの連携手順は「freee人事労務とfreeeサインをAPI連携する」のヘルプページをご覧ください。
目次
freeeサイン連携の流れを各種資料で確認する
使い方マニュアル
上記スライドのリンクはこちら「[shared]freeeサイン×freee人事労務使い方マニュアル」
文書を作成する
雇用契約を作成するには、freeeサインでのテンプレート登録が必要になります。詳細は「雇用契約を作成する前の準備」のヘルプページをご覧ください。
文書を作成するには、次の2つの方法があります。
雇用契約書を送信する従業員の部門で、freeeサインを利用していないかを確認してください。
送信先のメールアドレスが別チームに所属している場合、所属するチームのホーム上に表示される仕様になるため、別チームに所属している、かつ、複数人で利用している場合には、他のメールアドレスに送信するなどしてください。
-
例：
先に営業部でfreeeサインを利用していて、人事部でfreee人事労務とfreeeサイン連携を導入し、人事部から営業部に所属しているAさんに雇用契約書を送信すると、営業部で利用している別チームのホームにAさんの雇用契約書が表示されてしまいます。
【すでに雇用契約書を送信してしまった場合の対処方法】
-
署名合意前の場合（「確認待ち」「有効期限切れ」ステータスのみ）：
管理者側で「送信キャンセル」の操作を行うことで、従業員が所属するチームのホームから表示されなくなります。
詳しい操作方法は、freeeサインの「文書送信をキャンセル（取り消し）する」ページをご覧ください。 -
署名合意 または 却下済みの場合：
従業員側で削除などの対応はできません。
従業員が所属するチームがfreeeサインの「Advanceプラン」以上を利用している場合は、ホームに表示された雇用契約書を閲覧制御したフォルダを設定することができます。
詳しい操作方法は、freeeサインの「グループ・閲覧権限を設定する」ページをご覧ください。
従業員ごとに文書を作成する
- ［従業員］メニュー →［従業員情報］を開き、該当の従業員を選択します。
- ［雇用契約］タブを開きます。
- 文書欄の［新規作成］をクリックします。
「雇用契約情報」が未登録の場合、後述の文書作成画面にて一部項目が連携されません。その場合、直接入力 または 連携されるfreee人事労務の項目を登録し再取得する必要があります。
「雇用契約情報」の設定については「従業員の情報を編集する - 雇用契約」のヘルプページをご覧ください。
- 「文書作成」画面が開きますので、［テンプレートから文書を追加］をクリックします。
- 「文書テンプレート」欄で該当のテンプレートを選択し、［追加］をクリックします。
- 必須項目を入力し、画面下部の［送信設定へ進む］をクリックします。
- 各項目の横にある［参照］をクリックすると、指定した年月時点の一部の従業員情報を取得し、参照（コピー）することができます。必要に応じて参照することで入力の手間を省くことができます。
なお、参照可能な項目は以下のとおりです。
- 本人情報
- 入社日
- 従業員番号
- 所属
- 固定残業代
- 通勤手当
- 手当
- 控除
- カスタム項目
- 必須項目を入力後、プレビュー欄の［プレビューを更新］をクリックすると、各項目の内容が反映された状態の雇用契約書のプレビューを確認できます。
- 画面下部の［保存］をクリックすると、文書作成画面の情報を保存できます。
freeeサイン側で保存先フォルダ選択が必須になっている場合
次のエラーメッセージが表示され、テンプレートを新規作成することができません。
※ なお、テンプレートの更新は操作可能です。- 「保存できませんでした。freeeサインのチーム設定でフォルダ選択が必須になっています。この連携機能ではフォルダ選択ができないため、freeeサインのチーム設定を変更してください。」
この場合、freeeサイン側で必須設定を解除する必要があります。
解除方法についてはfreeeサインの「保存先フォルダ選択を必須化する」ページを参考に「手順3. 」の「フォルダ選択を必須にする」のチェックを外してください。
- 画面下部の［削除］をクリックすると、作成している文書の情報を削除できます。
- 項目欄の「事業所の入力項目」と「従業員の入力項目」は、設定状況によって表示される必須項目が異なります。
- 「従業員の入力項目」は従業員側の設定のため、編集することはできません。
- なお、各項目は基準年月時点の情報を取得しています。
文書の送信方法は、後述の「文書を送信する」をご覧ください。
- 各項目の横にある［参照］をクリックすると、指定した年月時点の一部の従業員情報を取得し、参照（コピー）することができます。必要に応じて参照することで入力の手間を省くことができます。
複数の従業員の文書を一括作成する
- ［書類］メニュー →［書類・手続き］を開き、［文書一覧］をクリックします。
- 「文書一覧」画面で、［新規作成］をクリックします。
- 「文書作成」画面が開きますので、［従業員選択］をクリックします。
- 従業員選択画面が開きますので、従業員を選択します。
文書を作成したい従業員名の左側のチェックボックスにチェックを入れ、［テンプレート選択へ］ボタンをクリックします。
［フィルタ］から、以下の条件で従業員を絞り込み検索することができます。
- 時期で絞り込み
- 入社日
- 契約開始日
- 契約終了日
- 期間の定め有無
- 所属情報で絞り込み
- 部門
- 勤怠・給与情報で絞り込み
- 締め日支払い日
- 勤務賃金設定
- 時期で絞り込み
-
文書一覧画面が開き、画面上に「文書を一括作成中です。時間をあけてから更新してください。」というメッセージが表示されますので、画面右側の［更新］ボタンをクリックします。
-
画面上に「〇件中〇件の文書を作成しました。」というメッセージが表示され、対象従業員の文書が「作成中」ステータスの状態で作成されます。文書を作成したい従業員をクリックします。
-
文書詳細画面の［編集］をクリックし、文書を作成します。
文書の作成画面の詳細は、上述「従業員ごとに文書を作成する」の「手順5. 」をご参考ください。
文書の送信方法は、後述の「文書を送信する」をご覧ください。
文書を送信する
本ページ「文書を作成する」にて文書の作成が完了したら、送信します。
文書を1件ずつ送信する
- 文書一覧画面より文書を作成したい従業員をクリックし、「文書詳細」画面を開きます。
- 画面上部の［送信設定へ進む］ボタンをクリックすると「文書送信」画面が開きます。必要に応じて各項目を選択し、画面下部の［送信］をクリックします。
各項目の詳細は下表のとおりです。
番号 項目名 説明 ① 送り先メールアドレス 下記いずれかから選択します。
- freee人事労務に登録済のメールアドレスを利用する
- メールアドレスを入力する
※ freee人事労務に未招待の従業員や、ログインIDで招待している従業員の場合は「メールアドレスを入力する」が表示されますので入力してください。
② メッセージ 必要に応じて入力します。 ③ 有効期限 下記いずれかから有効期限を選択します。 - 1週間
- 2週間
- 4週間
※ freeeサイン側で登録する文書テンプレート内で「配付文書」を選択している場合は表示されません。
④ 有効期限リマインド 有効期限の4日前・1日前にリマインドメールを送信したい場合はチェックを入れます。
※ freeeサイン側で登録する文書テンプレート内で「配付文書」を選択している場合は表示されません。
⑤ パスワード 文書にパスワードを設定した場合、従業員側で文書確認時にパスワードを入力する必要があります。
※ 設定したパスワードは後で確認することができません。
※ パスワードは別途従業員に伝える必要があります。
※ freeeサイン上でパスワード設定が必須になっている場合は、この画面でも必須項目となります。
freeeサイン上での設定方法は、freeeサインの「文書送信時のパスワード設定を必須化する」ページをご覧ください。 - 「文書を従業員に送信しますか？」画面が開きます。再度、送信する従業員名などを確認し、［送信］をクリックします。
- 画面上部に「1件の文書を送信しました。」というメッセージが表示されたら送信完了です。
一括作成した文書を一括送信する
- 文書一覧画面の［一括送信］ボタンをクリックします。
- 「一括作成した文書」のプルダウンから文書を選択し、送信したい従業員のチェックボックスをオンにし、［送信］ボタンをクリックします。
［プレビュー］ボタンから送信前に選択した文書を確認することができます。
【プレビュー画面】 - 「選択した文書を送信しますか？」の画面が開きますので、内容を確認し［送信］ボタンをクリックします。
- 送信設定（メッセージや有効期限設定）は固定設定となります。設定を変更して送信したい場合は、個別に送信を行なってください。
- 送信後はキャンセルできません。
- 必須の入力項目や、送信先アドレスが入力されていない文書は自動的に送信がキャンセルされ、作成中ステータスに戻ります。
- 「〇件中〇件の文書を送信しました。」というメッセージが表示されたら送信完了です。
freeeサイン側でワークフロー承認が必須になっている場合（Advanceプラン以上）
次のエラーメッセージが表示され、文書を従業員に送信することができません。
- 「文書を送信するにはワークフローを開始して承認依頼を完了させてください」
この場合、設定しているワークフローを完了させるか、freeeサイン側で必須設定を解除する必要があります。
解除方法については、freeeサインの「ワークフロー承認を必須化する」ページを参考に「手順3. 」の「ワークフロー承認の必須」のチェックを外してください。
freee人事労務の有料プランと雇用契約オプションをご契約済みの場合、freeeサインの「テンプレート登録数」とfreee人事労務からの「文書送信数」が無制限となります。
文書一覧画面の見方
［書類］メニュー →［書類・手続き］を開き、［文書一覧］をクリックすると、文書一覧画面が開きます。
文書一覧画面の見方を説明します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 表示の切り替え | 文書一覧画面に表示する文書を切り替えます。 |
| ② | フィルタ | 従業員入社日や作成日などの条件を絞り込み検索し、文書を表示します。 |
| ③ | 新規作成 |
文書を新規作成します。 詳しくは、本ページの「複数の従業員の文書を一括作成する」をご覧ください。 |
|
④ |
一括送信 |
文書を一括送信します。 詳しくは、本ページの「一括作成した文書を一括送信する」をご覧ください。 |
| ⑤ | 氏名～締結日 | 作成した文書の情報が表示されます。 |
| ⑥ | ステータス | 文書の進捗状況は、下記のステータスで表示されます。
|
| ⑦ | 受領者確認 |
freeeサイン側で登録する文書テンプレート内で「配付文書」を選択している場合のみ、送信後に下記いずれかの受領者確認状況が表示されます。
※ 文書テンプレートの登録方法は、「雇用契約を作成する前の準備 - freeeサイン側での事前設定」のヘルプページをご覧ください。 |
文書を再送信・送信キャンセルする
管理者側で、従業員に文書を再送したい場合や、送信キャンセルを行いたい場合は、freeeサイン上から操作が必要です。
詳しくは下記のfreeeサインのヘルプページをご覧ください。
文書を締結・却下・差し戻しする
管理者の操作
従業員側で署名・合意が完了したら、管理者がfreeeサイン上で契約を締結します。
※ 内容に不備がある場合には、却下 または 差し戻す操作が必要です。
- ［書類］メニュー →［書類・手続き］を開き、［文書一覧］をクリックします。
- 「文書一覧」画面で、該当従業員の行をクリックします。
- 「文書詳細」画面上部の［freeeサイン］から締結、却下、差し戻しいずれかの操作を行います。
詳しくは、下記のfreeeサインのヘルプページをご覧ください。
従業員の操作
従業員側で署名・合意、不備などがあった場合に却下する操作手順は、下記のfreeeサインのヘルプページをご覧ください。