従業員項目選択出力機能で従業員の情報を出力する

従業員項目選択出力画面を開く

以下いずれかの手順で、従業員項目選択出力画面を開きます。

• ［書類］メニュー →［従業員項目選択出力］
• ［従業員］メニュー →［従業員項目選択出力］
• ［勤怠］メニュー →［出力］→［勤怠項目を選択］
• ［給与］メニュー →［従業員項目選択出力］
  ※ ［従業員項目選択出力］は、確定した給与明細のみで操作可能です。
• ［賞与］メニュー →［従業員項目選択出力］
  ※ ［従業員項目選択出力］は、確定した賞与明細のみで操作可能です。

従業員情報を出力する

「従業員項目選択出力」機能から、出力設定・出力準備・出力を作成する手順は、次のとおりです。

• デフォルトの出力設定を利用する場合（賃金台帳/給与明細一覧表/賞与明細一覧表/月次勤怠一覧表/日次勤怠一覧表）
• 新規で出力を作成する場合
• 保存した出力設定で出力を作成する場合

デフォルトの出力設定を利用する場合（賃金台帳/給与明細一覧表/賞与明細一覧表/月次勤怠一覧表/日次勤怠一覧表）

従業員項目選択出力設定画面では、下記の出力設定が準備されています。

• 賃金台帳
• 給与明細一覧表
• 賞与明細一覧表
• 月次勤怠一覧表
• 日次勤怠一覧表

出力手順は、次のとおりです。

1. 従業員項目選択出力画面の［保存した出力設定］タブを開きます。
2. 以下いずれかの出力設定の［出力準備］をクリックします。
   • 賃金台帳
   • 給与明細一覧表
   • 賞与明細一覧表
   • 月次勤怠一覧表
   • 日次勤怠一覧表

   これ以降の操作は、本ページ「新規で出力を作成する場合」の「手順4. 」以降をご覧ください。

   • freee人事労務で「賃金台帳」「給与明細一覧表」「賞与明細一覧表」「月次勤怠一覧表」「日次勤怠一覧表」を出力する際に、本機能の出力設定を使用するため、削除することができません。
   • 「賃金台帳」「給与明細一覧表」「賞与明細一覧表」「月次勤怠一覧表」「日次勤怠一覧表」の出力設定の項目を独自で修正・追加したい場合は、［編集］から変更できます。また、内容を編集後、編集画面最下部の［初期状態に戻す］をクリックするとデフォルトの設定内容に戻すことができます。
     

新規で出力を作成する場合

1. 従業員項目選択出力画面の右側にある［新規出力］をクリックし、出力設定画面を開きます。
2. 最初に「出力対象」と「集計単位」をそれぞれ選択し、画面下部の［次へ］をクリックします。
   「出力対象」は、［出力対象を追加］から本人情報の他に出力したい項目を追加することができます。
   出力可能な項目は次のとおりです。
   
   • 給与情報
   • 賞与情報
   • 勤怠情報（月単位）
   • 勤怠情報（日単位）

   ※ 項目によって同時に出力できない組み合わせがあります。
   ※ ここで選択した内容は次の出力設定画面上からも変更できます。

   • 「出力対象」にて、次の場合は部門ごとに集計をすることができません。
     • 給与情報と賞与情報を同時に出力する場合
     • 勤怠情報（日単位）を出力する場合
   • 集計単位で「部門ごとに集計」を選択した場合、複数の部門に属している従業員は、「複数」という行にまとめられた状態で情報が出力されます。
3. 出力したい項目を選択し、画面下部の［出力準備］をクリックします。
   各項目の詳細は次のとおりです。
   
   
   

   番号	項目名	説明
   ①	コピーを作成	※ ［保存した出力設定］タブにある出力設定の編集画面のみに表示されます。 ［コピーを作成］ボタンをクリックすると「〇〇のコピー」という保存名で該当の出力設定の内容がコピーされます。内容を確認のうえ、保存してください。
   ②	出力対象	上述「手順2. 」で設定した内容から変更したい場合は、［変更］をクリックすると再度出力設定の選択画面が開きます。 ※ すでに出力項目を選択している場合は、 その選択した項目がリセットされます。
   	集計単位
   ③	出力項目	出力したい項目にチェックを付けます。 「全てを選択」： 本人情報、給与情報などの情報に対してすべての項目が選択されます。 「全てを選択」の右側の［∨］［∧］： 本人情報、給与情報などの情報の項目が表示され、自由に選択することができます。 ※ 「項目の検索」より、絞り込み検索することも可能です。 給与明細の直接編集時に追加された「手当」「控除」項目は出力項目として選択することができません。 「その他手当」「その他控除」「固定残業代」の名称を後から変更した場合、変更前の項目は選択することができず、結果として変更前の項目の金額も出力することができません。
   ④	選択中の出力項目	上記の「出力項目」で選択した項目が表示されます。 ［項目の並び替え］をクリックすると、選択した項目の順番を自由に並び替えることができます。
   ⑤	出力レイアウト	次の項目をそれぞれ選択します。 【出力形式】 CSVまたはPDFを選択します。 ※ 両方選択することも可能です。ただし、出力対象に勤怠情報を選択した場合、出力形式はCSVのみとなります。 【出力期間】 月指定： 指定した月のデータを出力します。 ※ 出力対象で「給与情報」と「賞与情報」を選択した場合は利用できません。 期間指定： 指定した月または複数月のデータを出力します。出力形式がPDFの場合は従業員ごとに出力します。 ※ 出力対象で「勤怠情報（日単位）」を選択した場合は利用できません。 ※ 集計単位で「部門ごとに集計」を選択した場合は利用できません。 ※ 月の指定は後述「手順4.」の出力準備画面から選択できます。 【行にする要素】 出力する書類の行にする要素を選択します。なお、上記の「出力形式」によって行にする要素の項目が異なります。 出力形式が「月指定」の場合 従業員（集計単位で「部門ごとに集計」を選択した場合は「部門」） 項目 出力形式が「期間指定」の場合 月 項目
   ⑥	出力時レイアウトのイメージ	「集計単位」と「出力レイアウト」の選択内容によって、出力時レイアウトのイメージが切り替わります。
   ⑦	詳細設定	次の項目をそれぞれ選択します。 【従業員表示順】 ※ 集計単位で「部門ごとに集計」を選択した場合、本項目は表示されません。 部門でまとめる場合はチェックを付けます。 表示順は、次のいずれかから選択します。 従業員番号 登録日 入社日 【時間表記】 次のいずれかから選択します。 60進法（例：30分、1時間） 10進法（例：30分→0.5、1時間→1） 分（例：30分→30、1時間→60） 【総合計欄】 ※ 集計単位で「部門ごとに集計」を選択した場合、本項目は表示されません。 総合計欄を表示する場合はチェックを付けます。 従業員毎の場合は複数月の合算、月ごとの場合は出力従業員の合算が表示されます。 従業員表示順で「部門でまとめる」にチェックを付けてPDFを出力した場合、部門毎の小計も表示されます。
   ⑧	出力設定の保存	作成した出力設定を保存したい場合はチェックを付けます。 ［現在の選択内容を保存する］にチェックを付けると「保存名」の入力欄が表示されます。 出力設定を保存すると、従業員項目選択出力画面の［保存した出力設定］タブに表示され、次回以降も同じ出力設定を使って出力ができるようになります（編集可）。

4. 出力準備画面が開きます。「出力期間」「従業員の絞り込み」それぞれ選択して、画面下部の［作成］をクリックします。
   
   

   項目名	説明
   出力期間	上記「手順3. 」で選択した「出力期間」によって、表示される期間が異なります。 出力期間「月指定」を選択した場合：単月 出力期間「期間指定」を選択した場合：最大1年間
   従業員の絞り込み	次のいずれかを選択します。 すべての従業員 条件を指定 部門や役職、雇用形態などから従業員を絞り込みできます。 総支給額が0円の従業員を含めない場合は、「0円の従業員を含めない」にチェックを付けます。 従業員名を指定 検索窓に従業員名を入力して検索できます。

   勤怠情報を出力する際、一部出力上限があります。詳しくは次のとおりです。

   【出力対象項目「勤怠情報（月単位）」を選択している場合】

   • 出力可能期間
     • 「手順3. 」で選択した「出力期間」によって、単月または最大1年間分の出力が可能です。
   • 出力可能人数
     • 複数月指定の場合：最大1000人の出力が可能です。
     • 単月指定の場合：人数制限はありません。

   【出力対象項目「勤怠情報（日単位）」を選択している場合】

   • 出力可能期間
     • 最大1ヶ月分の出力が可能です。
   • 出力可能人数
     • 人数制限はありません。
5. 従業員項目選択出力画面の［作成履歴］タブが開き、画面上部に「ファイル作成を開始しました。」というメッセージが表示されます。
   そのままお待ちいただくと、画面上部に「ファイルの作成処理が完了しました。」というメッセージが表示され、該当の利用出力設定の右側に［ダウンロード］ボタンが出現し、出力できるようになります。
   
   • 出力対象期間内に確定していない給与明細、賞与明細がある場合、出力した書類上の金額は空欄になります。
   • 出力期間が「期間指定」でPDF形式で出力した場合、ヘッダー部分に次の項目が固定表示されます。
     • 従業員名
     • 従業員番号
     • 入社日
     • 退職日
   • CSV形式で出力した場合、列数が多いとExcelなどで開けない可能性があります。
   • 出力するデータ量が多い場合、出力ファイル作成時にエラーになってしまう可能性があります。この場合、出力対象期間や対象者の絞り込みを行い、分割して出力してください。

   出力イメージ例

   【例1】集計単位「従業員ごと」、出力期間「月指定」を選択した場合

   単月分の従業員情報が一覧で出力されます。

   • PDF形式
     
   • CSV形式
     

   【例2】集計単位「従業員ごと」、出力期間「期間指定」を選択した場合
   従業員ごとに複数年月の情報が並んで出力されます。

   • PDF形式
     
   • CSV形式
     

   【例3】集計単位「部門ごとに集計」を選択した場合
   単月分の部門ごとの情報が出力されます。

   • PDF形式
     
   • CSV形式
     

保存した出力設定で出力を作成する場合

1. 従業員項目選択出力画面の［保存した出力設定］タブを開きます。
2. 該当の出力設定の［出力準備］をクリックします。
   これ以降の操作は、本ページ「新規で出力を作成する場合」の「手順4. 」以降をご覧ください。

保存した出力設定を編集または削除する

従業員項目選択出力画面の［保存した出力設定］タブを開き、該当の出力設定の［編集］をクリックします。

編集する場合

内容を修正し、画面下部の［保存］をクリックします。

削除する場合

画面下部の［削除］をクリックし、確認画面で再度［削除］をクリックします。

作成履歴を確認する

作成履歴の確認および履歴から出力設定を作成することができます。

1. 従業員項目選択出力画面の［作成履歴］タブを開き、該当の出力設定をクリックします。
   
   
2. 該当の出力設定の「出力項目」や「出力レイアウト」など、作成履歴の詳細が表示されます。
   

作成履歴から新たな出力設定を作成したい場合

1. 作成履歴画面上部の右側にある［履歴から出力設定を作成］をクリックします。
2. 出力設定画面が開きます。必要に応じて選択項目などを修正 または 追加し、画面下部の［保存］をクリックします。
   ※ 「出力設定の保存」の保存名を変更すると既存の出力設定と区別が付きやすいです。
   ※ 選択項目の詳細は、本ページ「新規で出力を作成する場合」の「手順3. 」をご覧ください。
3. 従業員項目選択出力画面の［保存した出力設定］タブが開きます。履歴から作成した該当の出力設定の［出力準備］から作成準備およびダウンロードしてください。
   ※ 詳しい操作手順は、本ページ「新規で出力を作成する場合」の「手順4. 」をご覧ください。
   

参考：社会保険料の会社負担分の出力の仕様について

2022年10月26日リリースの機能により社会保険料の会社負担分の金額が出力されるようになりました。2022年10月26日より前に給与明細の確定を行ったデータについては「健康保険料(会社負担分)」、「介護保険料(会社負担分)」、「厚生年金保険料(会社負担分)」の欄が空欄で出力されます。