※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
従業員ごとに有休の初回付与日を、入社日から6ヶ月の範囲内で日付指定できます。
初回付与日を日付指定した場合は、前倒しして有休を付与する分割付与日も日付指定できます。
※ 本機能を利用するには、サポートセンターによる機能切り替えが必要です。「メールサポートを利用する（freee勤怠管理Plus）」のヘルプページを参考に、以下の機能追加をご依頼ください。
- 初回付与日、分割付与日の日付指定を使用する
初回付与を日付指定する設定方法
入社日から6ヶ月後の1日付で初回付与する設定方法について、次の事例をもとに解説します。
例：2023年4月5日入社で、2023年10月1日に初回付与する場合
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象者の［編集］をクリックします。
- 雇用情報カテゴリの［詳細］を展開し、有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックします。
- 次のように設定します。
番号 項目名 説明 ① 第1基準日 「日付指定［2023/10/1］に初回付与し、毎年の付与日とする」に設定します。
※ 入社日から6ヶ月を超える日付を入力した場合、エラーとなります。
② 第2基準日 「なし」と設定します。
もし雇用区分設定側で「なし」が設定されている場合は「雇用区分の設定に従う」を設定します。
-
その他の項目について、雇用区分の設定と同じにしたい場合は「雇用区分の設定に従う」のまま、変更する必要はありません。
変更したい場合は、各項目を設定します。設定方法は「「有給休暇付与機能」の設定方法」のヘルプページをご覧ください。 - ［登録］をクリックします。
付与結果
次の設定例をもとに付与結果を解説します。
設定例：
-
週の契約労働日数：雇用区分の設定に従う
※ 雇用区分設定側で「5日」と設定 - 第1基準日：2023/10/1に初回付与
-
第2基準日：雇用区分の設定に従う
※ 雇用区分設定側で「なし」と設定 -
比例付与日数：雇用区分の設定に従う
※ 雇用区分設定側で初期値（法定基準値）を設定
日付指定した2023年10月1日が初回付与日になります。2回目以降も同様です。
| 付与タイミング | 付与日 | 付与日数 |
|---|---|---|
| 1年目 | 2023年10月1日 | 10日 |
| 2年目 | 2024年10月1日 | 11日 |
| 3年目 | 2025年10月1日 | 12日 |
| 4年目 | 2026年10月1日 | 14日 |
分割付与を日付指定する設定方法
入社日から3ヶ月後の1日付で、付与日数10日のうち5日を前倒し付与し、入社日から6ヶ月後の1日付で残りの5日を付与する設定方法について、次の事例をもとに解説します。
※ なお、初回付与と分割付与の両方で日付指定する必要があります。分割付与のみの日付指定はできません。
例：2023年4月5日入社で2023年7月1日に「5日」を分割付与、2023年10月1日に「5日」を付与する場合
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象者の［編集］をクリックします。
- 雇用情報カテゴリの［詳細］を展開し、有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックします。
-
次のように設定します。
番号 項目名 説明 ① 第1基準日 - 「日付指定［2023/10/1］に初回付与し、毎年の付与日とする」に設定します。
- 「分割付与」にチェックします。
- 「分割付与：日付指定［2023/07/01］分割付与日数［5］日付与」に設定します。
- 「分割付与日を基準とする」にチェックします。
② 第2基準日 「なし」と設定します。
もし雇用区分設定側で「なし」が設定されている場合は「雇用区分の設定に従う」を設定します。
-
その他の項目について、雇用区分の設定と同じにしたい場合は「雇用区分の設定に従う」のまま、変更する必要はありません。
変更したい場合は、各項目を設定します。設定方法は「「有給休暇付与機能」の設定方法」のヘルプページをご覧ください。 - ［登録］をクリックします。
付与結果
次の設定例をもとに付与結果を解説します。
設定例：
-
週の契約労働日数：雇用区分の設定に従う
※ 雇用区分設定側で「5日」と設定 -
第1基準日：
- 2023/10/01に初回付与
- 2023/07/01に5日を分割付与
- 分割付与日を基準とする
-
第2基準日：雇用区分の設定に従う
※ 雇用区分設定側で「なし」と設定 -
比例付与日数：雇用区分の設定に従う
※ 雇用区分設定側で初期値（法定基準値）を設定
日付指定した2023年7月1日（分割付与日）と2023年10月1日に「5日」ずつ付与されます。分割付与日が基準となるため、3回目以降は毎年7月1日に付与されます。
| 付与タイミング | 付与日 | 付与日数 |
|---|---|---|
| 1年目（前倒し付与） | 2023年7月1日 | 5日 |
| 1年目（残りの付与） | 2023年10月1日 | 5日 |
| 2年目 | 2024年7月1日 | 11日 |
| 3年目 | 2025年7月1日 | 12日 |
「分割付与日を基準とする」項目に関する注意点
「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。
労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。
【違法となる例】
- ①：4月5日に入社
- ②：7月1日に日付指定で5日付与（分割付与）
- ③：10月1日に日付指定で5日付与（本来の付与日）
- ④：次年度の10月1日に11日付与
→ この例示の場合、④では遅くとも7月1日には付与しなければなりません。
CSVインポートによる一括登録
CSVインポートによって、初回付与日、分割付与日の一括登録が可能です。
※ この操作には、すべての所属と雇用区分の 従業員設定に対する「閲覧・編集」権限が必要です。
入力レイアウトを作成する（初回のみ）
データを初めてインポートする場合は、全メニュー ＞ エクスポート/インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ 従業員データ［CSV］ の「入力レイアウト作成」＞［＋新規作成］より、以下の通りレイアウトを作成します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト名 | 「初回・分割付与日」といったレイアウト名を設定します。 |
| 使用区分 | 「更新のみ」を選択します。 |
| 選択できる項目 |
「従業員コード」「年次有休：初回付与日(YYYY/MM/DD)」「年次有休：分割付与日(YYYY/MM/DD)」「年次有休：分割付与日数」の4つを選択します。 ※ 「年次有休：分割付与日(YYYY/MM/DD)」と「年次有休：分割付与日数」は必ずセットで選択されます。 ※ 初回付与日だけを登録したい場合は、「従業員コード」「年次有休：初回付与日(YYYY/MM/DD)」の2つを選択してください。 |
| 備考 | レイアウトについての説明を記入できます。 |
「備考」に記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。
レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。
データをインポートする
- 全メニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ 「従業員データ［CSV］」をクリックします。
- 該当レイアウトを選択し、［入力用テンプレートのダウンロード］をクリックします。
- ダウンロードしたテンプレートファイルを開き、テンプレートに沿ってデータを作成します。
項目名 説明 従業員コード 対象者の従業員コードを入力します。 年次有休：初回付与日(YYYY/MM/DD) 年次有休の初回付与日をYYYY/MM/DD形式で入力します。
例：2023年10月1日 → 2023/10/01
年次有休：分割付与日(YYYY/MM/DD) 年次有休の分割付与日をYYYY/MM/DD形式で入力します。
例：2023年7月1日 → 2023/07/01
年次有休：分割付与日数 年次有休の分割付与日数を指定します。
例：5日分割付与 → 5
- 保存したファイルを「従業員データ［CSV］」画面で選択して［アップロード］をクリックすると、確認画面が表示されます。［登録］をクリックするとインポートを開始します。
入力項目が空の場合のデータの取扱い
入力したCSVファイルにおいて、ある項目（例として「分割付与日数」）が空白だった場合に、分割付与日数の既存のデータを【残す】か【削除する】か、選択できます。
【残す】場合は「 登録されている値そのまま残す」、【削除する】場合は「登録されている値を削除する」を選択します。
CSVファイルに空白の項目が無ければ、どちらを選択しても影響ありません。