例えば、あなたが取引先Aから材料を仕入れて、それを取引として登録したとします。その際、それがどんな取引だったかを後からでも確認できるようにするには、その取引に「誰から何を仕入れたか」をメモすると便利です。
freeeでは、取引に対して「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」「備考」という情報(摘要)を付与できます。ここでは、その設定方法をご案内します。
目次
freeeの取引に付与できる摘要
摘要の種類
摘要の種類 | 入力する内容 | 入力例 |
---|---|---|
取引先 | 事業上の取引(商品の仕入れや販売など)を行なった相手 | ABC株式会社 |
品目 | どのような商品・サービスか | 商品X |
部門 | 事業部門や支店 | 東京本店 |
メモタグ | 目印を付けたいメモ | 要確認 |
備考 | 自由入力欄 | 2回分割で入金予定 |
摘要の取引への付与イメージ
【例:広告・宣伝用の商材制作を行っている法人の場合】
①10月1日に CFO株式会社 から ポスター を発注されました。売上は50万円で、 毎月10万円ずつ、5回に渡って入金がされる予定 です。
- 取引先:「CFO株式会社」
- 品目:「ポスター代」
- 備考:「5回に分けて部分決済」
②10月3日に先方と デザイン打ち合わせのため 、 制作部 が出張に行きました。経費は 新幹線代 3万円です。
- 部門:「制作部」
- メモタグ:「新幹線代」
- 備考:「ポスターデザインの打ち合わせのため」
③10月20日に、ABCスーパーマーケットで 社内懇親会用 に10万円分の食品を購入し、経費としました。
- 備考:「社内懇親会のため」
※ ABCスーパーマーケットは、商品を購入しただけで、事業として取引を行っているわけではありません。よって、ABCスーパーマーケットを「取引先」として登録する必要はありません。
取引先・品目・部門・メモタグを登録する
「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」の摘要は、あとから管理・検索しやすいように、登録した選択肢の中から選んで取引に付与します。
例えば、「取引先」として「A社」「B社」「C社」を登録しておくと、あとから取引に取引先を登録する際に選択肢(「A社」〜「C社」)として選んで情報を付与することができます。
※「備考」は、事前に選択肢としては登録せず、好きな文言を入力できます。
摘要は、取引の登録時に新規登録したり、メニュー[設定]から各摘要の設定画面で登録・修正・削除することができます。
取引の登録時に各種情報の選択肢を登録する
- 「取引先」または「品目・部門・メモタグ」欄をクリックして登録したい選択肢を入力し、登録するタブ(下図の例では「品目」タブ)を選んでから「○○(新規登録)」(下図の例では「コピー用紙(新規登録)」)と表示された箇所をクリックします。
- ショートカットを任意で設定し[登録する]ボタンをクリックします。ショートカットを設定すると、入力欄でそのショートカットを入力するだけで該当の摘要を呼び出すことができます。
- 登録が完了すると、その摘要が取引に付与された状態になります。
取引先を登録・修正・非表示・削除する
取引先の登録・修正・削除を行う場合は、「 取引先を登録する 」のヘルプページの各該当項目をご覧ください。
取引先自体は削除せず、取引登録時などに表示される入力候補を非表示にしたい場合は、「入力候補」の設定を「使用しない」に切り替えます。詳細は「 取引先を登録する - 【入力項目の解説】 」の「入力候補」の行をご覧ください。
品目を登録・修正・非表示・削除する
【品目を登録する】
品目の登録は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[品目の設定]をクリックします。
- 「品目」の画面[+新規作成]ボタンをクリックします。
- 必要な項目を入力し、[作成]ボタンをクリックします。
【品目を修正する】
品目の修正は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[品目の設定]をクリックします。
- 「品目」の画面から、修正したい品目名をクリックします。
- 「品目の編集」画面から、内容を修正し[保存]ボタンをクリックします。
【品目を非表示する】
品目の非表示は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[品目の設定]をクリックします。
- 「品目」の画面から、非表示にしたい品目名をクリックします。
- 「品目の編集」画面から、入力候補で[使用しない]ボタンをクリックします。クリックすることで、品目の入力欄に「使用しない」を選択した品目が表示されなくなります。よって、不要になったタグが登録されることを防げます。ただし、過去に取引へ登録したタグについては、そのまま表示されます。
【品目を削除する】
品目の削除は、次の手順で行うことができます。
※ 削除対象の品目が、既存の取引等で使用中の場合は削除することができません。
- メニュー[設定]から[品目の設定]をクリックします。
- 「品目」の画面にて、削除対象に合わせて次のいずれかの操作を行います。
- 1つずつ品目を削除する場合:
削除したい品目名をクリックし、「品目の編集」画面を表示させます。その後、画面下部の[削除]をクリックし、削除しても問題がなければ[削除]ボタンをクリックします。 - 複数の品目を一括で削除する場合:
削除したい品目のチェックボックスにチェックを入れます。一覧の上部にある[一括操作]ボタン→[削除]をクリックし、削除しても問題がなければ[削除する]ボタンをクリックします。
- 1つずつ品目を削除する場合:
部門を登録・修正・非表示・削除する
【部門を登録する】
部門の登録は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[部門の設定]をクリックします。
- 「部門の一覧」画面にて[+新しい部門を登録]ボタンをクリックします。
- 必要な項目を入力し、[作成する]ボタンをクリックします。
【部門を修正する】
部門の修正は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[部門の設定]をクリックします。
- 「部門の一覧」画面から、修正したい部門名をクリックします。
- 「部門を編集」画面の必要な項目を修正し、[保存する]ボタンをクリックします。
【部門を非表示にする】
部門自体は削除せず、取引登録時などに表示される入力候補を非表示にしたい場合は、「入力候補」の設定を変更します。
設定を変更するには、「 【部門を修正する】 」記載の手順3にて、「入力候補」項目の[使用する]チェックボックスをオフにして[保存する]ボタンをクリックします。
【部門を削除する】
部門の削除は、次の手順で行うことができます。
※ 削除対象の部門が、既存の取引等で使用中の場合は削除することができません。
- メニュー[設定]から[部門の設定]をクリックします。
- 「部門の一覧」画面から、削除したい部門の「削除」列に表示された[×]マークをクリックします。
- 削除前の確認メッセージが表示されますので、問題がなければ[削除する]ボタンをクリックします。
メモタグを登録・修正・削除する
【メモタグを登録する】
メモタグの登録は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[メモタグの設定]をクリックします。
- 「メモタグ」画面にて[+新規作成]ボタンをクリックします。
- 必要な項目を入力し、[作成]ボタンをクリックします。
【メモタグを修正する】
メモタグの修正は、次の手順で行うことができます。
- メニュー[設定]から[メモタグの設定]をクリックします。
- 「メモタグ」画面から、修正したいメモタグ名をクリックします。
- 「メモタグの編集」画面で必要な項目を修正し、[保存]ボタンをクリックします。
【メモタグを削除する】
メモタグの削除は、次の手順で行うことができます。
※ 削除対象のメモタグが、既存の取引等で使用中の場合は削除することができません。
- メニュー[設定]から[メモタグの設定]をクリックします。
- 「メモタグ」の画面にて、削除対象に合わせて次のいずれかの操作を行います。
- 1つずつメモタグを削除する場合:
削除したいメモタグ名をクリックし、「メモタグの編集」画面を表示させます。その後、画面下部の[削除]をクリックし、表示される確認メッセージに問題がなければ[削除]ボタンをクリックします。 - 複数のメモタグを一括で削除する場合:
削除したいメモタグのチェックボックスにチェックを入れます。一覧の上部にある[一括操作]ボタン→[削除]をクリックし、表示される確認メッセージに問題がなければ[削除する]ボタンをクリックします。
※メモタグに関しては非表示機能は非対応です。
- 1つずつメモタグを削除する場合:
参考:取引先・品目・部門・メモタグの一括登録
取引先・品目・部門・メモタグの各種タグは、CSV形式のインポートファイルを用いて一括登録することができます。
次のようなケースでは、CSVファイルによるインポートを使って一括登録をするのが便利です。
- お手元で取引先情報等を管理している場合
- 他の会計ソフトに摘要情報がある場合
- たくさんの情報を登録される場合
詳しくは「 取引先・品目・部門・メモタグのインポート・エクスポート 」をご覧ください。
参考:取引先・品目を補助科目のように勘定科目に紐つける
取引先・品目を補助科目のようにある勘定科目の内訳として用いたい場合、勘定科目の内訳管理用の取引先・品目を設定することで対応できます。
詳しくは「 勘定科目の設定・追加を行う - 参考:勘定科目の内訳管理用の取引先・品目(補助科目)を設定する 」ご覧ください。
参考:ショートカット1と2の違い
取引先・品目・部門・メモタグには、「ショートカット1」「ショートカット2」のショートカットが設定できます。
「ショートカット1」「ショートカット2」に違いはなく、2つまで設定できるとお考えください。