メールアドレスで従業員を招待する

概要

freee人事労務では、従業員をアカウント招待することで従業員自身がfreee人事労務にログインし、入社手続き・給与明細の閲覧や従業員情報・年末調整の入力などが可能となります。

※「従業員招待」はfreee人事労務にアクセスする権限を付与するための機能で、従業員自身に入社時の情報を入力してもらうための「入社手続き依頼」とは異なります。
「入社手続き依頼」については、「従業員の入社時の手続を行う」のヘルプページをご覧ください。

本ページでは、メールアドレスでの従業員招待の手順を説明します。

メールアドレスで招待する方法の特徴

• 従業員のメールアドレスが必要
• freeeから該当のメールアドレスへアカウント招待・給与明細発行・アラート等の通知メールが届く
• 招待の操作はfreee人事労務から行う

利用までの流れ

以下の流れに沿って設定を行うことで、従業員をログインIDで招待することができます。

No.	手順	実施者
1	次のいずれかの手順で従業員を招待します 新規に従業員を追加・招待する 既に登録されている従業員をメールアドレス招待する	管理者
2	メールアドレス招待されたら行う操作	従業員
3	従業員の招待ステータスを確認する	管理者

【管理者】新規に従業員を追加・招待する

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］を開き、［＋従業員を追加］ボタンをクリックします。
2. 従業員の追加画面で、各項目に情報を入力します。
   入力内容について詳しくは、「従業員を1人ずつ追加する」のヘルプページをご覧ください。
   
   
3. 「従業員を招待」の項目で「招待する」にチェックを入れ、「メールアドレス」の項目で従業員のメールアドレスを入力します。
   
4. 画面下部の［従業員を追加］ボタンをクリックします。
5. 招待した従業員のメールアドレス宛に「（事業所名）様よりfreee人事労務に招待されました」の件名のメールが届きます。
   従業員の方が行う操作については、本ページの「【従業員】メールアドレス招待されたら行う操作」をご覧ください。

【管理者】既に登録されている従業員をメールアドレス招待する

既に登録されている従業員の方も、後からメールアドレス招待して従業員アカウントを発行し、従業員自身でfreee人事労務にログインすることができます。

従業員を1名ずつ招待する

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］を開き、従業員一覧のステータス［未招待］をクリックします。
2. 従業員詳細画面に遷移します。従業員のメールアドレスを入力し、［招待する］をクリックします。
3. 招待した従業員のメールアドレス宛に「アカウント追加登録のお知らせ」の件名のメールが届きます。

従業員の方が行う操作については、本ページの「【従業員】メールアドレス招待されたら行う操作」をご覧ください。

従業員を一括招待する

※ 一度に500件まで招待できます。
※「従業員番号」と紐づけて招待を行うため、事前に招待したい従業員に従業員番号を付与する必要があります。詳しくは、「従業員の情報を編集する」のヘルプページをご覧ください。

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］→画面右側［一括操作］→［従業員の一括招待］をクリックします。
2. 「従業員の一括招待」画面で［CSVダウンロード］をクリックし、テンプレートのCSVファイルをダウンロードします。
   
3. 表計算ソフトなどでCSVファイルを開きます。
   従業員一覧のうち、「未招待かつ従業員番号が付与されている従業員」の情報が行毎に記載されます。
   各行の「メールアドレス」列に招待したいメールアドレスを入力します。
   ※「従業員番号」と「freee人事労務での表示名」はそのままにします。編集しても、従業員情報に反映されません。
   
4. 「従業員の一括招待」画面の「CSVファイルをここにドラッグ＆ドロップまたはファイルを選択」の部分に、加工したCSVファイルをドロップするかファイルを選択して、一時アップロードします。
   
5. 内容を確認し、［実行］をクリックします。
   ※ 実行後は数分〜数十分かかることがあります。実行中も他の操作を行うことができます。
   
   

   インポートエラーとなるケース

   以下のケースなどに該当する場合、インポートエラーが発生します。

   • インポート上限の500件以上を招待しようとした場合
   • 既に事業所に招待済みの従業員のメールアドレスを指定した場合
   • 既に事業所に招待済みの従業員の従業員番号を指定した場合
   • 事業所に存在しない従業員番号を指定した場合
   • 誤った形式のメールアドレスを指定した場合
   • CSVに従業員番号の重複がある場合
   • CSVにメールアドレスの重複がある場合
   • CSVではない形式のファイルをインポートした場合
   • CSVファイルの中身がない場合
   • CSVのヘッダー行を初期状態から変更している場合

   エラーが発生すると、インポート結果にエラーメッセージが表示されます。
   

   内容を確認し、CSVファイルを修正の上再度インポートをお試しください。

6. 招待した従業員のメールアドレス宛に「アカウント追加登録のお知らせ」の件名のメールが届きます。
   従業員の方が行う操作については、本ページの「【従業員】メールアドレス招待されたら行う操作」をご覧ください。

【従業員】メールアドレス招待されたら行う操作

管理者の方が、freee人事労務に従業員の方のメールアドレスを招待したら、従業員の方は以下の操作を行います。

1. 管理者の方が、上記「【管理者】新規に従業員を追加・招待する」「【管理者】既に登録されている従業員をメールアドレス招待する」の手順でメールアドレス招待をすると、従業員の方の該当メールアドレスに「（事業所名）様よりfreee人事労務に招待されました」または「アカウント追加登録のお知らせ」の件名のメールが届きます。
2. メールのURLをクリックして、freeeにログインするパスワードの設定を行います。
   ※ 他の事業所やfreeeのサービスに、既に該当メールアドレスが招待されておりパスワード設定済みの場合、再度パスワードの設定は不要です。
3. 「freee人事労務 ログイン画面」から、該当メールアドレスと設定したパスワードでログインして従業員情報を登録します。
   詳しくは、「入社時の情報を従業員自身が登録する」のヘルプページをご覧ください。
   ※ 従業員の基本情報（氏名や生年月日等）を既に設定済みの場合は、従業員アカウント画面に設定済みの情報が表示されます。従業員の方が同じ情報を再記入する必要はありません。
4. 登録が完了すると、freee人事労務にログインすることで主に以下の機能を利用することができます。
   • 従業員情報の編集
     参考ヘルプページ：従業員の情報を編集する
   • 勤怠情報の入力
     参考ヘルプページ：勤怠を入力・管理する
   • 給与明細の閲覧（管理者が給与明細を公開している場合）
     参考ヘルプページ：給与明細を発行する - 給与明細を従業員に共有する

【管理者】従業員の招待ステータスを確認する

従業員一覧から確認する

招待した従業員は、［従業員］メニュー →［従業員情報］の従業員一覧画面において、ステータスが「招待済み」に変更されます。

従業員詳細から確認する

［従業員］メニュー →［従業員情報］の従業員一覧画面から、招待した従業員をクリックした従業員詳細画面の［メンバーログイン情報］において、ステータスの確認ができます。

• 招待メールを送ると「招待中」ステータスになります。
• 招待メールに記載されているリンクからログインパスワードを設定すると、「招待済み」ステータスになります。

権限管理から確認する

［設定］メニュー →［権限管理］を開き、［メンバー］タブ→［従業員アカウント］ボタンをクリックした画面においても、招待ステータスの確認ができます。

• 招待メールを送ると「招待済」ステータスになります。
• 招待メールに記載されているリンクからログインパスワードを設定すると、「登録済」ステータスになります。

※ 他の事業所やfreeeのサービスに登録済みのメールアドレスを招待した場合、招待した時点で「登録済」ステータスになります。

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参考：管理者自身も従業員として管理したい場合

管理者としてログイン後、管理者自身を従業員として登録します。

さらに管理者アカウントのアドレスを従業員に登録（招待）することで、そのアカウントが管理者 兼 従業員のアカウントになり、例えば従業員向けモバイルアプリ「freee人事労務」などを管理者も利用できるようになります。

詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 【iOS】モバイル版 freee人事労務でできること
• 【Android】モバイル版 freee人事労務でできること

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参考：「メールアドレスが不正です」というエラーになる場合

従業員をメールで招待する際のメールアドレスは、全角文字だとエラーになるので、半角文字で入力します。

特に「@」は全角「＠」になっていても気付きにくいため、半角になっているかご確認ください。

併せて、文字と文字の間にスペースが含まれていないかについてもご確認ください。

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参考：従業員に招待メールが届かない場合

従業員に招待メールが届かない場合には、いくつかの原因が考えられます。

詳しくは、「従業員に招待メールが届かない場合は？」のヘルプページをご覧ください。

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参考：従業員を招待したが「既に登録済みです」と表示される場合

従業員を招待したが、「既に登録済みです。登録したメールアドレスとパスワードでログインしてください。」と表示があった場合には、以下の可能性があります。

• 従業員が前職等で既に別の事業所に招待されている
• 従業員自身が誤って事業所を新規作成している

従業員に「【従業員向け】招待されたが「既に登録済みです」と表示されます」のヘルプページの手順を試してもらってください。