作成した請求書類を送信・郵送・印刷する

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  法人プラン   ✓ ライト   ✓ ビジネス      
  個人プラン   ✓ スターター   ✓ スタンダード   ✓ プレミアム  

freeeで作成した見積書・納品書・請求書・発注書は、以下の方法で取引先に送付できます。

  • freeeの画面からオンラインで送信(取引先の開封状況を確認可)
  • freeeの画面から郵送(有料)※2016年8月25日現在は請求書のみ
  • PDFファイルをダウンロードして任意の方法で送付

ここでは、freeeで請求書類を送付・印刷する方法について、それぞれご紹介します。

 

目次

 

請求書類をオンラインで送信する

作成した見積書・納品書・請求書・発注書は、各々の作成画面からオンラインで送信できます。また、請求書については複数をまとめてオンライン送信することができます。

メールのテンプレートやフッターの有無を変更したい場合は、こちらの手順をご参照ください。

1つずつ送信する

1.[取引]メニューから[見積書][納品書][請求書][発注書]のいずれかを開きます。

2.送信したい請求書類の行をクリックします。

3.左上の[Web共有]もしくは[メール添付]ボタンをクリックします。

  オンラインでの送信方法は、メールに添付するファイル形式により2通りあります。
____.png

 

 

添付方法

特徴

備考

1

Webで見られるスマート請求書(見積書/納品書/発注書)を添付する

  • 取引先もfreeeをご利用の場合、取引先はワンクリックで見積書/納品書/請求書を取り込むことができます。請求書の場合は、そのまま取引も登録できます
  • 請求書類の既読通知を取引先から受け取ることができます。
  • 請求書類は発行元と宛先(TO,CC)の方のみ閲覧可能です。
  • 閲覧期限は送付から60日間です。それまでにダウンロードまたはfreeeへ取り込む必要があります。
  • 請求書類の詳細画面から、書類の公開を停止できます。

2

PDFファイルを添付する

  • 取引先は通常の添付ファイルとして請求書を閲覧できます。
 

 

 

4.メールの編集画面が開きますので、必要事項を入力します。
_____.png

入力する項目は以下のとおりです。

項目名

必須

説明

自動で入力される内容
(必要に応じて修正可能)

送信先メールアドレス

必須

送信先のメールアドレスを入力します。

半角カンマで区切ることで複数指定することもできます。(10件/合計255文字まで)

[設定]→[取引先の設定]で設定された、取引先の「営業担当者 メールアドレス」(設定していた場合のみ)

CC

 

CCのメールアドレスを入力できます。

半角カンマで区切ることで複数指定することもできます。(10件まで)

 

件名

 

メールの件名を入力します。

【(事業所名)】請求書送付のご案内
(事業所名は[設定]→[事業所の設定]で設定したもの

返信先メールアドレス

必須

自分のメールアドレスを返信先として指定します。
(メールのfrom欄には入りません※注1)

freeeへのログインに利用しているメールアドレス

送信者名

必須

メールの送信者名の欄に入れる、自分の名前を入力します。

 

本文

必須

メールの本文を入力します。
※注2

[設定]→[事業所の設定]→[請求書設定]で設定したメールテンプレートの文章

【※注1】この方法で送信する場合、「返信先メールアドレス」欄に入力したメールアドレスはメールのfrom欄に入らず、from欄には invoice+noreply@freee.co.jp が入ります。もしfrom欄を自分のメールアドレスにしたい場合は、下記の方法でPDFをダウンロードし、普段ご利用のメールソフトより送信します。

【※注2】何も設定していない状態では、自動で「freeeで送信しました」という主旨のフッターが入ります。このフッターは、有料プランをご利用の方であれば、[設定]→[事業所の設定]→[請求書設定]の「メールテンプレート」から非表示にできます。

5.添付方法は3.にて選んだ方法となっていることを確認します。ここで方法を変更することもできます。
SS_2017-03-27_20_04_50.png

6.メールの内容を自分にも送信したい場合は、「ccで自分にコピーを送信する」にチェックを入れます。
(freeeへのログインに利用しているメールアドレスがCCに入ります)
SS_2017-03-27_20_04_50-2.png

7.[メール内容を確認する]ボタンをクリックします。

8.内容に問題がなければ[スマート発注書(請求書/納品書/見積書)を送信する]をクリックします。
SS_2017-03-27_19_48_59.png

なお、取引先には以下のようなデザインのメールが届きます。
(PDF添付の場合は[こちらをご確認ください]ボタンは表示されません)
SS_2016-12-14_19.47.03.png

9. 送信が完了すると、左上のボタンの表示が「送信待ちにする」に変わります(このボタンは直接クリックすることにより「送信済みにする」に戻すことができます。)
 発行済みかどうかは各書類の一覧でも表示されますので、管理する際に便利です。

_______.png

 

Webで見られる書類(スマート請求書/納品書/見積書/発注書)を送信した場合は、作成画面の右側に共有状況が表示されます。
Web__.png

なお、Webで見られる各種書類を受け取った側の操作手順については、こちらをご参照下さい。


複数まとめて一括送信する(請求書のみ)

請求書については、複数をオンラインで一括送信することができます(詳しくはこちら)。
※ビジネスプラン・プレミアムプランをご利用の方に限ります。

請求書を郵送する

freeeでは、作成した請求書を郵送することもできます。(郵送サービスの詳細はこちら

郵送における注意点

請求書の郵送時は、以下の点にご注意ください。

  • 郵送の都度、料金が発生します。金額はモノクロ/カラー共に150円(税抜)です。
  • 「取引登録のみ」と「閲覧のみ」権限のメンバーは、請求書を郵送できません(詳しくはこちら)。
    また、権限カスタマイズでは、郵送の可否もカスタマイズできます(詳しくはこちら)。
  • 2016年8月25日現在、郵送できるのは請求書のみです。
  • 郵送できるのは6枚つづりまでの請求書に限られます。
  • 請求書を郵送する際は、自動で郵送用レイアウトに変換され、所定の封筒に封入されます。この際、宛先と差出人の名称・住所が窓から見えるように印刷されます。
  • 郵送される請求書はA4サイズに印刷され、三つ折にされます。

【請求書の封入イメージ】
 
 

郵送の手順

1.[取引]→[請求書]を開きます。

2.送信したい請求書類の行をクリックします。


3.左上の[郵送]ボタンをクリックします。
SS_2017-03-27_20_08_04.png

4.郵送させる請求書の内容が表示されますので、内容を確認します。

  • 請求書は自動で郵送用レイアウトに変換され、取引先の住所と、印刷用の通し番号が挿入されます。
  • 取引先(請求書の送付先)の住所が未入力の場合は、[取引先の住所を編集する]ボタンをクリックして住所を入力します。
  • モノクロ/カラーは、画面中央上部の選択欄から切り替えられます。

【[取引先の住所を編集する]ボタンのクリック後の画面】


5.内容が問題なければ、請求書の確認画面の下部にある[郵送する]ボタンをクリックします。


6.今回発生する郵送料金が表示されますので、問題なければ[確定]ボタンをクリックして、郵送を注文します。

  • 請求書は、[確定]ボタンをクリックして注文した時点の翌々営業日※以降に発送されます。注文から到着までは3〜4営業日※かかります。(※「営業日」とは、基本的に土日祝日・年末年始を除く平日を指します)
  • [確定]ボタンをクリックしてから1時間以内であれば、郵送申し込みのキャンセルが可能です。(手順は後述)
  • [確定]ボタンをクリックしてから1時間経過後の「キャンセル不可」状態となった時点で、郵送料金のお支払いが発生します。(後述のするステータスが「郵送リクエスト済み」から「印刷準備中」へ変わった時点)



7.郵送を注文すると、請求書詳細画面の上部の表示が代わります。

注文後1時間以内であれば、請求書詳細画面の最下部の[キャンセル]ボタンをクリックすれば注文をキャンセルできます。


8.注文確定後は、請求書詳細画面の下部から、現在の状態を確認できます。

  • 状態は、「郵送リクエスト済み」→「印刷準備中」→「投函済み」の順に推移します。
  • 「印刷準備中」となった時点で料金が発生し、それ以降はキャンセルが不可になります。
  • [印刷データ]をクリックすると、郵送される(された)請求書のPDFデータをダウンロードできます。(モノクロで郵送した場合も、ダウンロードできるのはカラーのPDFのみです)

【郵送リクエスト済み】

【印刷準備中(キャンセル不可)】※この状態になった時点で料金発生

【投函済み(キャンセル不可)】

 

請求書をまとめて送付する

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ビジネスプラン・プレミアムプランをご利用の方は、会計freeeで作成した請求書をまとめて送付することができます。

  • 送付方法は取引先ごとに指定でき、オンライン送信と郵送を同時に行うことができます。
  • 一括送信は請求書のみに対応しています。
  • 見積書・納品書をまとめて請求書に変換することもできます。

1.[取引]→[請求書]を開きます。

2.送付したい請求書にチェックを入れて、[チェックした請求書をまとめて送信]をクリックします。


3.請求書の送付方法と送付先が設定されていない取引先がある場合は、その旨のメッセージが表示されますので、[こちら]をクリックして設定を行います。


4.[こちら]をクリックすると取引先の設定画面が開きますので、請求書の送付方法と、メールアドレス(メールで送信する場合)または住所(郵送する場合)を設定して保存します。
メールと郵送を選択した場合には、メールアドレス及び住所を登録します。

5.再び請求書の一覧画面が開きますので、2〜4の手順を繰り返し、すべての請求書送付先の設定を完了させます。

6.すべての請求書送付先の設定が完了した状態で[チェックした請求書をまとめて送信]ボタンをクリックすると、一括送信の確認メッセージが表示されますので、[送信する]をクリックします。


7.一括送付の申し込みが受け付けられ、受付が完了したら通知のメールが届きます。


  

請求書類のデータを保存・印刷する

作成した見積書・納品書・請求書は、PDFデータのダウンロードや印刷をすることができます。

1.[取引]→[見積書・納品書・請求書]を開きます。

2.送信したい書類が格納されているタブを開き、送信したい書類の行をクリックします。

3.左上の[PDF]ボタンをクリックし、書類のPDFデータをダウンロードします。
SS_2017-03-27_20_08_04-2.png

4.ダウンロードしたPDFデータを任意の方法で送付します。
普段ご利用のメールソフトでメールに添付したり、PDFの閲覧ソフトから印刷して郵送できます。

5.送信したら、再度freeeでその書類の画面を開き、左上の[スマート請求書]ボタンにカーソルを合わせると表示される[発行済にする]をクリックします。
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発行済にするとその旨が画面に表示され、ボタンの表示も緑色で「送信済」に変わります。
発行済かどうかは請求書類の一覧でも表示されますので、管理する際に便利です。
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参考:Webで見られる請求書(スマート請求書)を受け取った際の処理

Webで見られる請求書(スマート請求書)を受け取った側の操作手順については、こちらをご参照下さい。