「従業員の履歴管理」の機能仕様と制限事項

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※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。

「従業員の履歴管理」の機能仕様と制限事項について解説します。

「従業員の履歴管理」機能をご希望の場合は本ヘルプページの内容をよくご確認のうえ、「 メールサポートを利用する（freee勤怠管理Plus） 」のヘルプページを参考に、サポートセンターへご連絡ください。

目次

機能仕様

「従業員の履歴管理」機能の追加により、従業員が異動した際に次の挙動になります。

1. 対象日（対象月）時点の雇用区分設定で集計されます

過去データを「勤怠データ再計算」や「データ出力」した場合、対象日（対象月）時点の雇用区分の設定内容で集計されます。詳細は下記ヘルプページをご覧ください。

例：2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している
雇用区分の履歴のスクリーンショット

【「従業員の履歴管理」を利用しない場合】
「2017/06/01 ～ 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、現在の雇用区分「変形労働制」の設定内容で再計算されます。

【「従業員の履歴管理」を利用する場合】
「2017/06/01 ～ 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、当時の雇用区分「正社員」の設定内容で再計算されます。

休暇区分の「表示対象設定」は「従業員の履歴管理」機能に対応していません。過去のタイムカードを表示した際は、現在の所属と雇用区分にしたがって休暇データが表示されます。詳細は下記のヘルプページをご覧ください。

2. 対象日（対象月）時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます

対象日（対象月）時点の所属名・雇用区分名で「タイムカード［PDF］」や「月別データ［CSV］」が出力されます。詳細は下記のヘルプページをご覧ください。

例：2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している
雇用区分の履歴のスクリーンショット
【「従業員の履歴管理」を利用しない場合】
現在の雇用区分名「変形労働制」で出力されます。
タイムカードのPDF出力画面の雇用区分を指し示すスクリーンショット

【「従業員の履歴管理」を利用する場合】
当時の雇用区分「正社員」で出力されます。
タイムカードのPDF出力画面の雇用区分を指し示すスクリーンショット

「従業員の履歴管理」機能を利用していても、管理画面上は現在の所属名・雇用区分名で表示されます。

3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます

異動前にさかのぼって申請した際、対象日時点の所属の申請承認フローに従って申請が上がります。

設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 申請承認設定カテゴリ ＞ スケジュール・打刻・残業・時間外勤務の申請先 が、「所属の承認者に申請を上げる」に設定されていることが前提です。
オプション画面で「スケジュール・打刻・残業・時間外勤務の申請先」を指し示すスクリーンショット

例：2017年12月1日に「大阪支社」から「東京本社」に異動している
所属の変更履歴一覧のスクリーンショット

【「従業員の履歴管理」を利用しない場合】
2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、現在の所属「東京本社」の承認者に申請が上がります。

【「従業員の履歴管理」を利用する場合】
2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、当時の所属「大阪支社」の承認者に申請が上がります。

従業員の所属を変更する際は、勤怠の申請や承認、勤怠の締め、データ出力などを完了させた後に異動処理することを推奨します。「従業員の履歴管理機能」を使用している場合、異動前の所属に対してのみ「締め」権限をもつ管理者は、従業員の所属変更後、異動前の期間の勤怠を締めることができないためです。詳細は下記ヘルプページをご覧ください。

4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が調整されます

「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が次の計算式で調整されます。詳細は「「日の契約労働時間」の設定方法と影響範囲」のヘルプページをご覧ください。

【計算式】

  • 異動後の休暇残時間 = 異動前の休暇残時間 × （異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」） 

※ 従業員設定で「日の契約労働時間」を設定している場合や、同じ雇用区分において「日の契約労働時間」の値を変更した場合は、調整されません。

例：対象従業員が次の条件の場合

  • 異動前
    • 日の契約労働時間：　8時間
    • 休暇付与日数：　10日
    • 休暇取得数：　6日+5時間
    • 休暇残数：　3日+3時間
  • 異動後
    • 日の契約労働時間：　4時間

【「従業員の履歴管理」を利用しない場合】

異動前の「休暇取得数：6日+5時間」の端数「5時間」が異動後の「日の契約労働時間：4時間」で再計算されて「1日+1時間」になります。その結果、異動後は「休暇取得数：7日（6日+1日）+1時間」の扱いとなるため、「休暇残数：2日+3時間」になります。

【「従業員の履歴管理」を利用する場合】

異動前の「休暇残数：3日+3時間」の端数「3時間」が上記計算式で調整されます。

  • 異動前の休暇残時間 × （異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」）
    ＝ 3時間 × （ 4時間 ÷ 8時間 ）
    ＝ 1.5時間 ⇒ 2時間（端数切り上げ）

休暇残数の端数のみ調整されるため、異動後は「休暇残数：3日+2時間」になります。

「従業員の履歴管理」機能を利用していても、休暇残時間を調整なしに設定可能です。休暇残時間の調整なしをご希望の場合は、「メールサポートを利用する（freee勤怠管理Plus）」のヘルプページを参考に、サポートセンターへ「時間休暇の異動調整計算：計算しない」設定をご依頼ください。

機能追加に伴う制限事項

「従業員の履歴管理」機能の追加により、次の制限事項が発生します。

1. 締め日が異なる雇用区分へ異動できなくなります

例えば、ある従業員を「15日締め」の雇用区分Aから「月末締め」の雇用区分Bへ変更しようとすると、「締め日が異なる雇用区分には変更できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。

2. 雇用区分の締め日を変更できなくなります

設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 ＞ 対象雇用区分の［編集］ ＞ 基本情報カテゴリ ＞ 締め日 にて締め日を変更しようとすると、「変更後の締め日と、従業員の過去の締め日が異なるため、登録できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。

3. 変形労働制において月途中で雇用区分を変更した場合、集計値が想定と異なることがあります

「変形労働設定」を設定していて、対象従業員の雇用区分を締め日と異なる日付で変更すると、変更した月の集計は次のように計算されます。
※「変形労働設定」の詳細は「変形労働の設定方法（任意設定）」のヘルプページをご覧ください。

  • 変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更
    • 「基準時間」が異なる雇用区分に変更した場合、変更後の雇用区分の「基準時間」に基づき1ヶ月分の勤怠データを集計します。
      ※ 変更前の雇用区分の「基準時間」は参照されません。
  • 変形労働設定なしの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更
    • 異動日以降の期間のみ、変形労働設定に基づき集計します。
      ※ 異動日前の期間は変形労働設定なしで集計されます。
  • 変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定なしの雇用区分へ変更
    • 変形労働設定に基づいた集計は行われません。

4. パターンが自動的に外れる場合があります

パターンに「使用する所属」「使用する雇用区分」を設定したことがある場合の制限事項です。詳細は「「パターン設定」の設定方法 - 通常勤務パターン」のヘルプページをご参照ください。

対象従業員の所属や雇用区分を、過去にさかのぼって「使用する所属」「使用する雇用区分」に含まれていなかった所属や雇用区分に変更すると、割り当てられているパターンが自動的に外れます。

5. 週の締め日が異なる雇用区分へ異動した場合、「週の集計」が正しく集計されません

例えば、ある従業員を「水曜日締め」の雇用区分Aから「土曜日締め」の雇用区分Bへ変更した場合、タイムカードで異動前の日付を確認すると、「週の集計」が異動後の「土曜日締め」で計算され、正しく集計されません。

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