レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存)

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対象プラン
  法人プラン    ライト   ✓ ビジネス      
  個人プラン    スターター    スタンダード   ✓ プレミアム  

2016年より、一定の要件を満たすことで紙の証憑(レシート・請求書など)の保存が不要になります。

freeeでは、その保存要件を満たす機能として「電子帳簿保存」機能を提供しています。ここでは、その利用方法をご紹介します。

※ 2017年3月現在、freeeのファイルボックスは電子帳簿保存の平成28年9月30日の改正には対応しておりませんので、書類はパソコンから取り込む必要があります。

 

目次



事前に行う申請手続について

電子帳簿保存を適用するためには、適用開始の3ヶ月前までに税務署へ申請する必要があります。なお、freeeではそのために必要な申請書類も用意しています。

詳しくはこちらをご覧ください。



freeeで行う電子帳簿保存について

対象書類

freeeでは、領収書・請求書一定の要件を満たしたスキャナでスキャンしてデータを取り込むことで、紙の原本の保存を不要にできます。(これをスキャナ保存といいます)

なお、対象となるのは、上記の申請で認められた日付(電子帳簿保存開始日)以降の書類のみです。

 

利用できるプラン

電子帳簿保存機能の利用を希望する方は、プレミアムプラン/ビジネスプランにご登録いただく必要があります。

 

電子帳簿保存ご利用の流れ

電子帳簿保存を行うには、法律で決まっている要件を満たす必要があります。

その要件を満たすため、freeeでは以下の流れで電子帳簿保存を利用します。

  1. 申請内容を確認しながら、電子帳簿保存機能の利用内容を設定する
  2. メンバー招待機能を利用して、共同作業者を追加する(5の作業に必要なため※)
  3. 書類の受領者自身が、書類をスキャンしてfreeeに取り込む(スキャナは一定の要件を満たす必要があります)
  4. スキャンした書類データを確認し、タイムスタンプを付与する(書類データの改ざん防止のため)
  5. 受領者以外の人が、書類データの記帳をする(書類データの確認と記帳は別の人が行う必要があるため※)
  6. 定期的に、第三者(上記3〜5の処理に関わっていない経理担当者や税理士など)による検査(原本が正しく事務処理されているかどうかのチェック)を行います。この検査が終わるまでは原本は破棄できませんのでご注意ください。

※ 小規模の会社や個人事業主であれば、税理士などに管理体制や記帳内容を定期的にチェックしてもらう体制を整えた上で2016年9月30日以降に申請することで、書類データの確認と記帳を同じ人が行うことができます。freeeは、その場合の記帳フローには今後対応する予定です。

 

必要なもの(まとめ)

電子帳簿保存機能を利用するにあたり必要なものは以下の通りです。

  • 税務署への事前申請

  • 法定の要件を満たしたスキャナ
    ※ 2016年9月29日以前に申請した場合は、「解像度200dpi以上の画質で、赤・緑・青それぞれ256階調(1677万色)以上の階調で書類を読み取ることができる」「原稿台と一体になっている」スキャナに限ります。
    ※ 2016年9月30日以降に申請する場合、「原稿台と一体になっている」という要件は外れます。つまり、スマートフォンのカメラや、机上に直接紙を置いて手動で読み取るタイプのスキャナも利用可能になります。
    ※ 2016年9月29日以前に申請した方がスマートフォンなどを利用する場合は、同9月30日以降に再度申請し直す必要があります。

  • メンバー招待(受領者以外の人にレシート類を記帳してもらうため)

  • 会計freeeのプレミアムプラン/ビジネスプランへの登録

  • 第三者(税理士など)による定期的な事務処理内容の検査

なお、電子帳簿保存を行う上での詳しい要件については、国税庁のWebサイトをご覧ください。

 
 

電子帳簿保存機能の利用を開始する

1.[設定]→[事業所の設定]を開き、[詳細設定]タブを開きます。

2.画面の最下部にある「電子帳簿保存法対応の設定」欄にて、[電子帳簿保存設定]ボタンをクリックします。


3.①で「国税関係書類をスキャナ保存する」を選択します。


4.②で「申請をしている」を選択します。
未申請の方はこちらを参考にしながら申請し、申請できたら「申請をしている」を選択します。


5.申請内容を参照しながら、税務署に認められたスキャナ保存の開始日を入力します。


6.スキャナ保存を行う予定の書類を選択します。


7.右下の[決定]をクリックすると、電子帳簿保存の利用を開始できます。



書類データを確認する(タイムスタンプの付与)

1.書類を以下のいずれかの方法で取り込みます。(法定要件を満たして取り込む必要があります)

※ 2017年3月現在、スマートフォンからの取り込みには対応しておりません。

2.取り込んだ書類は、電子帳簿保存を利用開始すると追加される「確認待ち」タブに表示されますので、[確認する]ボタンをクリックします。

※ 「確認する」ボタンは、スキャンを行った(ファイルボックスにアップロードを行った)メンバーのみに表示されます。

3.書類データと原本を見比べて、正しくスキャンされたかどうかを確認します。問題がなければ[確認する]ボタンをクリックします。

※ 電子帳簿保存の対象としない場合は、[確認する]ボタンの左の欄を「それ以外」に変更してから[確認する]ボタンをクリックします。

※ 電子帳簿保存の対象として確認した書類データは、[すべて]タブなど右のタブ内に表示され、タイムスタンプが付与されます。タイムスタンプが付与された書類には青い時計のマークが付きます。


4.取引などを登録する前に書類データが改訂された場合は、こちらの手順で改訂します。

5.書類をスキャンした人と異なるメンバーに、書類データと紐つけた「取引」を登録してもらいます。(詳しい手順はこちら

※ 同一メンバーが確認した書類、登録した取引を紐づけることはできません。

※ タイムスタンプ付きの書類が添付された取引などは、一覧から「タイムスタンプあり」の条件で絞り込んで表示できます。(下図は「取引の一覧」)

 


参考:書類データを改訂する

書類の情報が誤っていた場合や、更新された場合などは、一度取り込んだ書類データを改訂することができます。

なお、改訂は、改訂前(第1版)の書類を確認した人が行うことができます。

1.事前に改訂後の書類をスキャンして取り込んでおきます。

2.ファイルボックスの一覧から、改訂する書類をクリックします。

3.[ファイルを改訂]ボタンをクリックします。


4.改訂後のファイルを選択し、[ファイルを改訂]をクリックします。


5.第1版の書類データと同様に、書類データの内容に間違いが無いかを確認して、タイムスタンプを付与します。この時、必要に応じて改訂理由をメモできます。

※ 改訂したファイルは、一覧から詳細を開くと、過去のバージョンを改訂理由付きで閲覧できるようになります。

 


参考:タイムスタンプの詳細を確認・ダウンロードする

ファイルボックスの画面からタイムスタンプ付与済みのファイルをクリックすると、その詳細を確認できますが、「作成日時」のリンクをクリックすると、タイムスタンプの詳細を確認できます。

※ この時、もし必要であれば、[タイムスタンプトークンをダウンロード]ボタンをクリックして、タイムスタンプのデータをダウンロードできます。

 


参考:電子帳簿保存機能の利用を停止する

電子帳簿保存は、停止する際にも必要な手続・操作があります。
具体的には、以下の手順で電子帳簿保存の利用を停止します。


1.[設定]→[事業所の設定]を開き、[詳細設定]タブを開きます。


2.画面の最下部にある「電子帳簿保存法対応の設定」欄にて、[電子帳簿保存設定]ボタンをクリックします。

 

3.①で「国税関係書類のスキャナ保存を止める」を選択します。

 

4.税務署に電子帳簿保存の停止を届出済みの方は、②で「申請をしている」を選択します。
申請がまだの方は、こちらの国税庁サイトなどを参考にしながら、停止予定日までに申請を行います。

 

5.原本の書類を破棄したという方は、freee上の書類データをすべてエクスポート(ダウンロード)し、印刷したものを保管して、③で「エクスポートした」を選択します。
破棄していない方は、それがきちんと保管されていることを確認し、「エクスポートした」を選択します。

 

6.右下にある[決定]をクリックして、電子帳簿保存機能の利用を停止します。