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複数名でfreeeを管理している場合、取引登録のみを行うメンバー（営業部門の方など）が登録した取引・口座振替・振替伝票は、一度チェックを経てから帳簿に反映させることができます。
また、チェックを行う担当者（仕訳承認者）を複数名設定しておくこともできます。
ここでは、そのように帳簿への仕訳の反映を承認制にする方法（仕訳承認フロー）についてご紹介します。
※2018年2月freeeの仕訳承認フローは新しくなりました。「仕訳承認」という承認経路で承認者の指定を行うことができます。
これにより、「アドバイザー確認」機能は無くなり、こちらの仕訳承認に統合されました。
目次
仕訳承認フローについて
仕訳承認フローとは
「仕訳承認フロー」機能は、申請経路の承認者(※)に含まれない人が登録した仕訳（取引・口座振替・振替伝票）を、一時的に帳簿に反映させないようにできる機能です。
申請経路の承認者(※)がその仕訳を承認することで、初めて帳簿に反映されます。
仕訳の種類は、承認前の仕訳「未承認」、承認を受けた仕訳「承認済み」の２種類になります。
※申請経路の承認者とは
- 仕訳承認用の申請経路にて承認者に指定されたメンバーをいいます。権限(管理者・一般・閲覧)に関わらず、申請経路の承認者に指定されたメンバーに承認権限が発生します。また、社外・社内メンバーの区別もありません。
- 管理者のみ、申請経路に入っていなくても仕訳の代理承認ができます。
仕訳承認用の申請経路の設定についてついて詳しくはこちら
仕訳の承認ステータスによる挙動
承認ステータスごとの挙動の違いは以下のとおりです。
ステータスを変更する手順については、こちらをご参照ください。
| 分類 | 項目 | 承認ステータス名 | |
|---|---|---|---|
| 表示名 | 社外メンバー（アドバイザー）のログイン時 | 未承認 | 承認済み |
| 社内メンバーのログイン時 | |||
| 反映先 | 取引の一覧・口座振替の一覧 | ○ | ○ |
| 各レポート (収益/費用/損益/売掛/買掛/現預金/資金繰り/集計表) |
○ | ○ | |
| 会計帳簿 (日次残高推移/月次推移/試算表/総勘定元帳/決算書類) |
× |
○ | |
| 会計帳簿 (仕訳帳) |
○ |
○ | |
| 編集・削除 | 申請経路の承認者に登録されていないメンバー | ○ | × |
| 申請経路の承認者に登録されているメンバー | ○ | ○ | |
|
「管理者」権限メンバーで |
○ |
他者作成:○ |
|
なお、編集・削除ができないメンバーが仕訳を編集・削除しようとすると、「登録済み(または確認済み)の取引を更新することはできません。」というエラーが表示され、編集・削除が拒否されます。
（※1）会計帳簿の内、仕訳帳のみ未承認の仕訳が反映されます。
（※2）管理者権限メンバーであっても仕訳承認経路に入っていない場合、自分で作成した仕訳の編集・削除はできない仕様になっています。
仕訳が作成された時点の承認ステータス
仕訳承認フロー機能が有効になっている場合、作成者や作成方法によって、仕訳の作成時点でのステータスが変わります。
- 作成者
作成者が申請経路の承認者である場合、仕訳作成時のステータスは「承認済み」となります。
作成者の権限や内部・外部メンバーであるかに関わらず、承認者として指定されているか否か が判断の基準となります。 - 作成方法
取引が直接作成される連携サービスによって作成される場合は、仕訳作成時の承認ステータスは「承認済み」となります。
手動及び自動登録ルールによる作成の場合は、作成者が申請経路の承認者であるか否かによります。
上述の関係を表した表が以下となります。
| 作成方法 | 作成される仕訳の承認ステータス |
|---|---|
| 申請経路の承認者に登録されていないメンバーが作成(※) | 未承認 |
| 申請経路の承認者に登録されているメンバーが作成 | 承認済み |
| 自動登録ルールによって作成（「自動で経理」の自動登録） | 未承認 |
| 取引が直接作成される連携サービスによって作成（Square、Airレジ、Amazonセラーセントラルなど） | 承認済み |
※ 「管理者」権限であっても申請経路に入っていない場合、作成した仕訳のステータスは「未承認」です。管理者には仕訳の代理承認権限がありますが、代理の権限では、自身が作成した仕訳について作成者自らが承認を行うことは出来ないようになっています。
機能を有効にする
［設定］→［事業所の設定］の［詳細設定］タブを開き、「仕訳承認フロー」欄の［有効にする］ボタンをクリックします。
仕訳承認フローを[有効にする]ことにより、［設定］→［申請経路の設定］画面に、申請経路名「仕訳承認用経路」が表示されます。
有効にした当初(デフォルト)では、仕訳承認フローを有効にした管理者のみが承認者に指定されています(※)。
アドバイザーや「一般」権限のユーザーを承認者に指定する場合は、[編集]から承認者の追加を行います。
※2018年2月以前に仕訳承認フロー(旧機能)・アドバイザー確認機能を利用していた場合、「一度でも仕訳承認を行ったことがあるユーザー」が自動で申請経路の承認者に追加されています。
仕訳承認用経路の編集
［設定］→［詳細設定］にて仕訳承認フローを有効にしている場合、［設定］→［申請経路の設定］画面に「仕訳承認用経路」が表示されます。こちらで、承認者の編集を行うことができます。
1.［設定］→［申請経路の設定］画面にて「仕訳承認用経路」の[編集]をクリックします。
2.承認者の編集を行います。
各項目の詳細は下表のとおりです。
|
項目名 |
説明 |
入力方法 |
|---|---|---|
|
申請経路名 |
「仕訳承認用経路」とデフォルト表示されます。変更はできません。 |
- |
| 申請者への表示 |
自動で表示するにチェックが入った状態で、変更はできません。仕訳承認フローを有効にしている場合は、必ず利用するためです。 ※仕訳承認の申請経路は、経費申請などの通常の申請画面には表示されません。ここでいう「表示」とは、仕訳承認フローが有効であること、管理者が仕訳帳や取引登録の詳細画面で承認を行うことができるようになることを意味しています。 |
- |
|
申請経路 |
承認用申請経路の説明が表示されています。変更はできません。 |
- |
|
承認者の指定 |
・承認者を追加する場合 ・指定されている承認者を削除する場合 ※承認者は最大10名まで追加することができます。 |
選択 |
仕訳の承認手順
1.申請経路の承認者に含まれないメンバーに、通常通り取引・口座振替を登録してもらいます。
※通常通り、取引・口座振替の一覧に追加されますが、この時点では帳簿に反映されていません（仕訳が未登録の状態）。
※申請経路の承認者に含まれないメンバーの画面上は、仕訳が未登録かどうかは確認できません。
2.仕訳承認の権限を持つメンバーがfreeeにログインし、［レポート］→［仕訳帳］を開きます。
3.画面上部の絞り込み条件欄で、「仕訳承認」を「未承認」にして［絞り込む］ボタンをクリックします。
4.再左列にある［承認］ボタンをクリックすると、仕訳が登録済みの状態になります。
または、［一括で登録をする］ボタンをクリックすると、絞り込んで表示しているすべての未承認仕訳を「承認済み」に変更できます。
5.登録した仕訳が帳簿に反映されていることを確認します。