メンバーの記帳内容を承認制にする(仕訳承認フロー)

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複数名でfreeeを管理している場合、取引登録のみを行うメンバー(営業部門の方など)が登録した取引・口座振替は、一度チェックを経てから帳簿に反映させることができます。

ここでは、そのように帳簿への仕訳の反映を承認制にする方法(仕訳承認フロー)についてご紹介します。

※認定アドバイザーが顧問税理士の場合、税理士が「アドバイザー確認」機能をONにすると、本機能もONになりますのでご注意ください。

 

目次

 

仕訳承認フローについて

仕訳承認フローとは

「仕訳承認フロー」機能は、「取引登録のみ」権限のメンバーが登録した仕訳(取引・口座振替)を、一時的に帳簿に反映させないようにできる機能です。
(「閲覧のみ」権限からカスタマイズされた権限を持つメンバーが登録した仕訳にも、同様の承認フローを適用できます)

「管理者」権限・「一般」権限・会計帳簿を閲覧できるカスタマイズ権限を持つメンバーがその仕訳を承認することで、初めて帳簿に反映されます。

  

「仕訳承認フロー」と「アドバイザー確認」機能の連動

仕訳承認フローは、freee認定アドバイザー(freeeに認定された顧問税理士)が利用する「アドバイザー確認」機能と連動しています。

  • 税理士が「アドバイザー確認」機能をONにすると、「仕訳承認フロー」機能もONになります。
  • 税理士が「アドバイザー確認」機能をOFFにすると、「仕訳承認フロー」もOFFになります。
  • 社内のメンバーが「仕訳承認フロー」機能のON/OFFを切り替えた場合も、「アドバイザー確認」は連動してON/OFFが切り替わります。

 

仕訳の承認ステータスによる挙動

承認ステータスごとの挙動の違いは以下のとおりです。

ステータスを変更する手順については、こちらをご参照ください。

分類 項目 承認ステータス名
表示名 アドバイザーのログイン時 未登録 未確認 確認済み
社内メンバーのログイン時 登録済み
反映先 取引の一覧・口座振替の一覧
各レポート
(収益/費用/損益/売掛/買掛/現預金/資金繰り)
会計帳簿
(日次残高推移/月次推移/試算表/総勘定元帳/仕訳帳/決算書類)
×
編集・削除 社内(事業所)の「取引登録のみ」権限メンバー × ×
社内の「一般」権限メンバー ×
社内の「管理者」権限メンバー ×
認定アドバイザー

なお、編集・削除ができないメンバーが仕訳を編集・削除しようとすると、「登録済み(または確認済み)の取引を更新することはできません。」というエラーが表示され、編集・削除が拒否されます。

 

仕訳が作成された時点の承認ステータス

仕訳承認フロー機能が有効になっている場合、作成者や作成方法によって、仕訳の作成時点での承認ステータスが変わります。

作成方法 作成される仕訳の承認ステータス
社内(事業所)の「取引登録のみ」権限メンバーが作成 未登録
社内のカスタム権限(「閲覧のみ」をコピーして作成したもの)メンバーが作成 未登録
社内の「一般」権限メンバーが作成 登録済み(未確認)
社内の「管理者」権限メンバーが作成 登録済み(未確認)
社内のカスタム権限(「閲覧のみ」以外をコピーして作成したもの)メンバーが作成 登録済み(未確認)
認定アドバイザーが作成 確認済み
自動登録ルールによって作成(「自動で経理」の自動登録) 登録済み(未確認)
取引が直接作成される連携サービスによって作成(Airレジ、Amazonセラーセントラルなど) 登録済み(未確認)

 

機能を有効にする

1.[設定]→[メンバー招待・管理]で、メンバーの権限を「取引登録のみ」に設定するか、「取引登録のみ」で新規メンバーを招待します。(メンバー招待についてはこちら


2.[設定]→[事業所の設定]の[詳細設定]タブを開き、「仕訳承認フロー」欄の[有効にする]ボタンをクリックします。

 

 

仕訳の承認手順

1.「取引登録のみ」権限のメンバーに、通常通り取引・口座振替を登録してもらいます。

※通常通り、取引・口座振替の一覧に追加されますが、この時点では帳簿に反映されていません(仕訳が未登録の状態)。

※「取引登録のみ」メンバーの画面上は、仕訳が未登録かどうかは確認できません。

2.管理者・一般権限の方がfreeeにログインし、[レポート]→[仕訳帳]を開きます。

3.画面上部の絞り込み条件欄で、「仕訳承認」を「未登録」にして[絞り込む]ボタンをクリックします。


4.特定の行の最左列にある[登録]ボタンをクリックすると、仕訳が登録済みの状態になります。

または、[一括で登録をする]ボタンをクリックすると、絞り込んで表示しているすべての未登録仕訳を「登録済み」に変更できます。


5.登録した仕訳が帳簿に反映されていることを確認します。