メンバーの記帳内容を承認制にする(仕訳承認フロー)

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対象プラン
  法人プラン    ライト   ✓ ビジネス      
  個人プラン    スターター    スタンダード   ✓ プレミアム  

複数名でfreeeを管理している場合、経理部門外の方が登録した取引・口座振替は、一度チェックを経てから帳簿に反映させることができます。

ここでは、そのように帳簿への仕訳の反映を承認制にする方法(仕訳承認フロー)についてご紹介します。

 

目次

 

仕訳承認フローについて

仕訳承認フローを有効にする

1.[設定]→[メンバー招待・管理]で、メンバーの権限を「取引登録のみ」に設定するか、「取引登録のみ」で新規メンバーを招待します。(メンバー招待についてはこちら


2.[設定]→[事業所の設定]の[詳細設定]タブを開き、「仕訳承認フロー」欄の[有効にする]ボタンをクリックします。

 

仕訳承認フローの挙動について

仕訳承認フローを有効にすると、「取引登録のみ」メンバーが登録した取引・口座振替は帳簿に反映されず、それを管理者などが本登録することで帳簿に反映されるようになります。

詳しくは、下表のような挙動になります。

 承認される側承認する側

メンバーの権限

  • 取引登録のみ
  • 管理者
  • 一般
  • 会計帳簿を閲覧できるカスタマイズ権限

登録内容

取引・口座振替を登録すると、仕訳としては「未登録」になる

仕訳帳で、「未登録」仕訳を「登録済み」状態に変更できる

反映先


【未登録仕訳の反映先】

  • 取引の一覧
  • 口座振替の一覧

  • 各種レポート
  • 集計表


【登録済みにした仕訳の反映先】

  • 取引の一覧
  • 口座振替の一覧

  • 各種レポート
  • 集計表

  • 会計帳簿
    - 日次残高推移
    - 月次推移
    - 試算表
    - 総勘定元帳
    - 仕訳帳
    - 決算書

編集・削除

取引・口座振替を登録した本人と、取引の編集権限を持つメンバー全員が可能

「取引登録のみ」メンバーは不可になる

※ カスマイズされた権限での取引登録は、下記の挙動となります。

  • 「閲覧のみ」をベースにしたカスタム権限:
    承認待ちになります。
  • 「閲覧のみ」以外をベースにしたカスタム権限:
    承認待ちとならず、直接仕訳が帳簿に反映されます。

 

仕訳承認フローの利用手順

1.「取引登録のみ」権限のメンバーに、通常通り取引・口座振替を登録してもらいます。

※通常通り、取引・口座振替の一覧に追加されますが、この時点では帳簿に反映されていません(仕訳が未登録の状態)。

※「取引登録のみ」メンバーの画面上は、仕訳が未登録かどうかは確認できません。

2.管理者・一般権限の方がfreeeにログインし、[レポート]→[仕訳帳]を開きます。

3.画面上部の絞り込み条件欄で、「仕訳承認」を「未登録」にして[絞り込む]ボタンをクリックします。


4.特定の行の最左列にある[登録]ボタンをクリックすると、仕訳が登録済みの状態になります。

または、[一括で登録をする]ボタンをクリックすると、絞り込んで表示しているすべての未登録仕訳を「登録済み」に変更できます。


5.登録した仕訳が帳簿に反映されていることを確認します。