対象プラン
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新プラン | スターター | スタンダード | アドバンス |
旧プラン | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ |
企業で働いている従業員の就労証明書は企業の人事労務担当者が作成します。本ページではfreee人事労務で作成する手順を説明します。
現在、本機能は、令和6年7月にこども家庭庁から示された就労証明書(標準的な様式)にのみ対応しています。
- 参考:こども家庭庁「保育」
※「その他」の「就労証明書(標準的な様式)」部分をご参考ください。
自治体によっては、以前の標準的な様式や自治体独自の様式を使用している場合、項目追加が必要な場合もあるため、利用時は各自治体へご確認ください。
なお、現在の標準的な様式については、こども家庭庁から全自治体に対して、原則として令和7年4月入所分(令和6年10月頃)から使用する旨の事務連絡が通知されています。移行が間に合わず、旧様式を使用している自治体については、証明の内容に相違がなく、特別な理由がない場合は、現在の標準的な様式で可能な限り受領すること等もこども家庭庁の資料に記載されていますので、各自治体とのやり取りの際にご覧ください。
就労証明書は、認可保育園や学童等に入所を申し込む際に市区町村に提出する書類の一つで、就労(働いていること)の事実を証明する書類です。
freee人事労務で作成できる就労証明書について
freee人事労務で作成できる就労証明書は、こども家庭庁から示されている就労証明書(標準的な様式)に対応しています。
freee人事労務に登録した従業員情報、勤務・賃金設定から就労証明書に必要な項目を反映させることができます。また、作成した就労証明書は従業員もダウンロードすることができます。
当月入社で給与の支給が完了していない従業員には初期データ(従業員名や基礎情報など)の連携がされないため、手入力での作成となります。
就労証明書に入力する内容は、各月ごとではなく最新の入力した情報が上書き保存されます。
【管理者】就労証明書を作成・ダウンロードする
- [従業員]メニュー →[従業員情報]より就労証明書を発行したい従業員の編集画面を開きます。
- 画面右上の[書類]ボタンから、[就労証明書]をクリックします。
- 「就労証明書」の画面で、各項目を入力します。
[最新情報を取得する]をクリックすると、最新の従業員マスタ情報を反映させることができます。
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事業所情報
項目
説明 事業所名 「事業所基本設定」と「従業員情報」の情報が自動で反映されます。 代表者名 所在地 電話番号 担当者名 必須入力となります。 記載者連絡先 必須入力となります。 -
基本情報
項目
説明 宛名
住民票住所の市区町村が自動で入力されます。別途現住所が入力されている場合、現住所の市区町村が優先して入力されます。 証明日
作成日が自動で入力されます。(就労証明書の有効期間は証明日から3ヶ月間となります) 業種 業種を選択します。その他を選択した場合、詳細を入力します。 氏名 従業員情報に入力されている情報が自動で反映されます。 氏名(カナ)
生年月日 雇用(予定)期間等 無期・有期を選択します。
無期の場合、入社日が雇用開始日として自動で入力されます。有期の場合、雇用終了日を入力します。
また、下部の「(雇用契約の)満了後の更新の有無」への入力が必須となります。
就労先事業所の名称 事業所情報に入力されている情報が自動で反映されます。 就労先事業所の住所 雇用形態 該当の項目を選択します。 就労時間 勤務・賃金設定で入力した情報が自動で反映されます。
※「従業員詳細」の「基本給と割増賃金」の項目で、「適用している勤務・賃金設定の勤務時間設定」の「使用する」にチェックが入っていない場合、設定した情報は反映されません。内容が異なっている場合は正しい情報を手入力します。
※「うち休憩時間」について、所定時間後の休憩時間を設定している場合・残業等が発生しない場合は取得できない休憩時間となるため、就労時間としてカウントしません。
例:
所定労働時間が9:00-18:00の事業所において、18:00-18:30の休憩を設定している場合は、18:00-18:30の休憩を就労時間に含めません。
就労実績 直近3ヶ月の勤怠実績が反映されます。
- [設定]メニュー→[勤怠基本設定]画面→勤怠管理の方法で「freee人事労務」を選択して、freee人事労務の[勤怠]メニューで日別勤怠登録を行っている場合、「就労実績」欄に勤怠データが自動反映されます。
上記以外の場合(勤怠サマリに勤怠の月の合計値を直接入力している場合など)は自動反映されないため、「就労実績」欄に手入力ください。 - 直近で休業がある場合など、特殊な就労証明書の記載をする際は、自動反映されない場合があります。その際は提出先の自治体に確認し、「就労実績」欄を手入力します。
【労働日数】
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出勤日
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労働時間に関係なく1日でカウントします。
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有給取得日
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半休も1日でカウントします。
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時給者も1日としてカウントします。
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特別休暇
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有給の特別休暇のみ1日でカウントします。(無給の特別休暇はカウントしません)
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半休も1日としてカウントします。
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【労働時間】
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勤務時間
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勤務した時間(残業時間を含む)をカウントします。
- 中抜けの時間帯も勤務時間の実績に含まれます。
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- 休憩
- 休憩時間をカウントします。
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時間有給(半休)
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有給で計上された所定労働時間をカウントします。
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- 有給
- 時給者の場合は該当者の日別勤怠の詳細項目>所定勤務時間の長さに登録した時間をカウントします。
- 時給者以外は、賃金設定に紐づく所定労働時間をカウントします。
- 特別休暇(半休)
- 有給の特別休暇のみ対象としています。
- 特別休暇
- 有給の特別休暇のみ対象としています。
- 時給者の場合は該当者の日別勤怠の詳細項目>所定勤務時間の長さに登録した時間をカウントします。
- 時給者以外は、賃金設定に紐づく所定労働時間をカウントします。
- [設定]メニュー→[勤怠基本設定]画面→勤怠管理の方法で「freee人事労務」を選択して、freee人事労務の[勤怠]メニューで日別勤怠登録を行っている場合、「就労実績」欄に勤怠データが自動反映されます。
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休業情報
項目 説明 産前・産後休業の取得
休業取得中の場合、自動で反映されます。
育児休業の取得 産休・育休以外の休業の取得 該当する休業の取得がある場合、「理由」と「取得期間」を入力します。 復職(予定)年月日 産前・産後休業もしくは育児休業休業を取得中の場合、自動で反映されます。上記以外の休業の取得の場合は手入力します。 育児のための短時間勤務制度利用有無 該当の項目を選択します。 保育士等としての勤務実態の有無 該当の項目を選択します。 (雇用契約の)満了後の更新の有無 上部の「雇用期間」についての質問で「有期」と回答した場合にのみ、該当の項目を選択します。 入所内定時育休短縮可否 該当の項目を選択します。 育休延長可否 該当の項目を選択します。 単身赴任期間(予定含む) 単身赴任の事実または予定がある場合、期間を入力します。
単身赴任の終了時期が未定の場合、終期欄は空欄としてください。
備考欄 下記に該当する場合、その旨を記載します。
- 就労時間に記載の就労時間帯につき、出退勤時間の特例(就業規則上の就労時間帯の15分前に出勤しなければならない等)等、記載時間帯を超えて拘束時間が生じている場合
- 育児休業及び産休・育休以外の休業の取得実績等について追加記載が必要な場合
- 農地面積など個人事業主等に対する事項がある場合
※こちらの項目のみ市区町村独自の記載を求めることが可能です。詳しくは各自治体にご確認ください。 - その他特記事項がある場合
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保護者記載欄
保護者記載欄は、原則として従業員が記載する項目になるため、freee人事労務上からの入力はできません(従業員画面からも行うことができません)。 -
公開状況
「公開する」を選択すると従業員が就労証明書をダウンロードできるようになります。従業員詳細画面の家族情報の項目にダウンロードボタンが表示されます。
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事業所情報
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[保存してPDFダウンロード]ボタンをクリックします。
※[保存]ボタンはダウンロードはされず保存のみとなります。
【従業員】就労証明書をダウンロードする
管理者が作成した就労証明書は、従業員がダウンロードすることができます。
- freee人事労務にログインした後、従業員情報画面を開きます。
- [書類]→[就労証明書]をクリックします。