請求書等の相手方に一方通知したい文書について、相手方の署名・合意操作を必要とせず、文書の送信のみで締結完了となる操作方法をご案内いたします。
配付文書を作成する
- [文書を作成する]をクリックします。
- 文書作成に使用するファイルを選択します。
「ファイルをここにドラッグ&ドロップ」エリアにファイルをドラッグ&ドロップするか、[ファイルを選択]をクリックし、ファイルを選択します。
※ ファイルのアップロードが完了すると、自動で次の画面に移ります。
※ 複数ページで構成されるファイルをアップロードする場合は、全ページのサイズ・向きが同じ状態でアップロードください。
※ 10MB以上のファイルをアップロードするとエラーの原因となる可能性があります。
※ Excelファイルの場合は、事前にExcel上で「ファイル」→「印刷」より、シートを1ページに印刷するよう設定いただき、アップロードください。 - 基本情報を設定します。
「ファイル名」を入力し、必要に応じて「保存先フォルダ」を選択します。
「文書の種別」で「配付文書」を選択し、[入力項目の設定/配置へ進む]をクリックします。
※ 署名・合意文書の作成方法は「PDF/Word/Excel/PowerPointファイルから文書を作成する」のヘルプページをご覧ください。
※ 「相手方の人数」は1名に固定されます。
- アップロードしたファイルが文書として登録されたことを確認します。
※ アップロードしたファイルに表示されるグリッド線は「入力項目の設定/配置」画面でのみ表示されます。
- [入力項目を追加]をクリックし、相手方に送信する前にご自身で入力したい項目を入力項目として設定します。
※「署名者1」(自分)の入力項目のみ設定可能です。
- 追加したい項目を選択します。
※ 選択肢にない新しい入力項目を追加したい場合は最下部の[新規入力項目を登録]をクリックし「入力項目を追加・確認・編集する」のヘルプページの④以降の操作にて追加ください。
- 入力項目の[+]をクリックし、入力項目のフィールドを文書上に配置します。
※ 文書から項目設定自体を削除したい場合は、項目右上の[×]をクリックします。
※ 項目名の順番を変更する場合は、入力項目の左端「点が6つ並んだマーク」をドラッグして上下移動させます。
- 文書上に入力項目のフィールドが表示されます。削除する場合は右上の[×]をクリックします。
※ 入力項目は、明朝体・フォントサイズ10.5ptに変換されます
※ 入力項目を必須入力・任意入力いずれかに設定できます。必須・任意を切り替える場合、入力項目名の右にあるボタンをクリックします。
(「必須」と表示されている場合は必須入力の項目、「任意」と表示されている項目は任意入力の項目として設定されます。)
- 入力項目のフィールドを配置したい場所へ移動します。
文書上に配置したい入力項目分、⑤~⑨の操作を繰り返します。
※ 文書上に入力内容を反映させたい場合、(6)「項目名」の追加と(7)文書上への配置をセットで実施ください。
※ 入力項目を文書上に配置した後に項目名を変えると、文書上へ入力内容が反映されません。
例)文書上に「1:金額」のフィールドを配置したあとに、「金額」の項目名を「料金」に変更した場合、文書上の「1:金額」のフィールドを削除し、「1.料金」のフィールドを改めて配置する必要があります。
※ 左側の「項目名の設定」が残っていると、文書作成時に入力が必要となります。入力項目のフィールド配置後、フィールドをクリックすると以下設定が可能です。
① テキストボックスの長さを調整する
テキストボックスの長さを変更する場合は、右の「●」マークをクリックして調整します。② テキストボックス内のテキストの配置を調整する
テキストボックス内で入力項目の内容が反映開始される位置を「左寄せ・中央寄せ・右寄せ」のいずれかに設定できます。
※デフォルトで「左寄せ」が設定されます。③ テキストの折り返し有無を設定する
テキストボックスの長さを超えて入力された文字を同じ行(一行)で表示したい場合は「はみ出す」を、改行して表示したい場合は「折り返す」をONに設定します。
※デフォルトで「はみ出す」が設定されます。 - 印鑑の[+]をクリックし、押印箇所を追加します。
押印設定したい場所にドラッグし、押印箇所を設定します。
- 項目の設定が終わったら[入力へ進む]をクリックします。
- 入力項目に記載する内容を入力し[確認・送信へ進む]をクリックします。
- 「送り先」へ受領者のメールアドレスを入力し、必要に応じて「メッセージ」を入力の上、[確認して送信]をクリックします。
- 送信内容を確認し[送信]をクリックします。
- 文書が送信され、「完了」ステータスの文書として保存されます。
※ 相手方に届くメール内の[文書を確認する]ボタンがクリックされると、
「受領者確認済み」の表示に変わります。
※ 配付文書として送信した文書の場合、相手方の姓・名の登録は不要です。
【相手方が文書内容を未確認の場合】
【相手方が文書内容を確認した場合】
【送信後、相手方に届くメールの文面】
よくある質問
Q.受領者が配付文書をダウンロードできる期限を知りたい
受領者に届くメール内の「文書を確認する」から配付文書をダウンロードできるのは、メールが送信されてから7日間となります。
ダウンロード期限後に受領者に配付文書を共有したい場合、配付文書の再送はできかねておりますので共有機能をご利用いただくか、別途メール等で文書を共有することをご検討ください。
Q.配付文書として送った文書は送信数1通としてカウントされるか知りたい
配付文書として送った文書も送信数1通としてカウントされます。
なお、配付文書は送信と同時に「完了」ステータスの文書になるため、送信を行ったタイミングで1通としてカウントされます。