部門タグは、CSVファイルでのインポート(取込み)やエクスポート(出力)をすることができます。
CSVファイルをインポートすることで、大量の部門の一括登録や変更、freeeの別の事業所への取り込みが可能です。
インポートファイルを準備する
freeeに取り込むためのインポートファイルを準備します。
一度にインポートできるファイルは、ファイルサイズ:20MBまで、タグの件数:5,000件までとなります。
部門をインポートする場合には、この記事の末尾に添付されているテンプレートシートをダウンロードし、該当する列に情報を登録します。お手元で管理している情報がある場合は、それぞれの列にコピー&ペーストしてください。
なお、既存の部門タグと同じ名前のデータをインポートした場合、該当部門タグの内容が上書きされます。
列名称 | 条件 | 備考 |
---|---|---|
種別 | 必須 | タグの種別を「部門」と入力します。 |
名前 | 必須 | 登録する名称を30文字以内で入力します。 ※半角、全角を問わず30文字以内となります。 |
部門コード | 任意 (※) |
部門コードを20文字以内で入力します。 コードとして使用できるのは、半角英数字、ハイフン(-)、アンダーバー(_)のみです。 ※部門コードを「使用する」に設定している場合は入力必須です。部門コードについては「部門を登録する - 部門コードを「使用する」に設定する」をご確認ください。 |
ショートカット1 | 任意 | ショートカット1を20文字以内で入力します。 ※半角、全角を問わず20文字以内となります。 |
ショートカット2 | 任意 | ショートカット2を20文字以内で入力します。 ※半角、全角を問わず20文字以内となります。 |
正式名称 | 任意 | 正式名称を255文字以内で入力します。 ※半角、全角を問わず255文字以内となります。 |
入力候補 | 任意 |
取引の登録時等に入力候補として表示するかどうかを、次のいずれかから入力します。
※ 次の場合は自動的に「使用する」の設定で登録されます。
|
部門の階層設定を行いたい場合
(個人)プレミアムプラン / (法人)スタンダード・アドバンス・エンタープライズプラン、または旧ベーシックプラン以上をご利用の場合、部門の階層(親部門)を設定することができます。
ただし、部門のインポート時点において、あらかじめインポートファイルに階層を設定して登録することができません。
そのため部門の階層を設定する場合は、一度全部門をインポート後、それぞれ個別に部門の階層を手動で設定する必要があります。
インポートファイルをfreeeに取り込む
インポートファイルの準備ができたら、次の操作でインポートファイルの取り込みを行います。
なお、部門コードを「使用しない」に設定している場合でも、部門コード列が記載されたCSVデータをインポートすることが可能です。
インポート時の挙動について
インポート時の挙動は、インポート時の条件によって次のとおり異なりますので注意が必要です。
-
初回のインポートの場合(登録済みのタグが一つもない場合):
インポートファイルのうち、正常に読み込まれたすべての部門タグが登録されます。 -
2回目以降のインポートで未登録のタグをインポートする場合:
インポートファイルのうち、正常に読み込まれた 未登録の部門タグは新規登録されます。 -
2回目以降のインポートで登録済みのタグ(名前が同一)をインポートする場合:
インポートファイルのうち、正常に読み込まれた登録済みの部門タグは上書きされます。
- [設定]メニュー → [部門の設定]を開きます。
- 「部門の一覧」画面右上の[インポート・エクスポート]ボタン → [部門CSVインポート]をクリックします。
- [ファイルを選択]ボタンからインポートファイルを選択するか、ドラッグ&ドロップをします。
なお、部門コードを[使用する]に設定している場合は、インポート時に[部門コードを元にインポート]または[部門名を元にインポート]のどちらかを選択する必要があります。
下記を参考に、ご自身の目的に合った項目を選択してください。
-
部門コード以外の項目を変更する場合
[部門コードを元にインポート]を選択してください。こちらを選択した場合は「部門コード」は上書きされません。 -
部門名以外の項目を変更する場合
[部門名を元にインポート]を選択してください。こちらを選択した場合は「部門名」は上書きされません。
一度のインポート作業につき選択できる項目はどちらか1つであるため、「選択項目」に相違のある「用途」の組合せでインポートファイルを作成しないようご注意ください。
例:「部門名」を変更しようと思ったが、「部門名を元にインポート」を選択してしまったなお、部門コードと部門名を同時に変更することはできません。
部門コードと部門名が異なるデータをインポートした場合は、別の部門として新規登録されますのでご注意ください。
-
部門コード以外の項目を変更する場合
- インポートファイルの読み込みが開始されます。インポートする内容を確認して、[実行]ボタンをクリックします。
※インポートしたくない部門タグについては、[不要行]のチェックボックスにチェックを入れます。
- 部門タグのインポートが開始されます。完了すると、インポートした部門タグの一覧が表示されます。
エクスポートする
2024/3/18以降、取引先・品目・部門・メモタグをまとめて1つのファイルにエクスポートするバックアップ機能の提供を終了いたしました。
部門は個別のCSVファイルとしてエクスポートすることができます。
操作手順は次のとおりです。
- [設定]メニュー → [部門の設定]をクリックします。
- 画面右上にある[インポート・エクスポート]ボタン → [部門CSVエクスポート]をクリックし、CSVファイルの生成を開始します。
- CSVファイルの生成後、画面右上にある[エクスポート履歴]ボタンをクリックし、生成されたCSVファイルを任意の場所にダウンロードします。
参考:インポートファイルのダウンロード
取り込みの際は、以下のファイルをご利用ください(各テンプレートファイルにはサンプルデータが入力されています)。