シフト表を作成する

シフト表は、CSVインポートで一括登録することもできます。

従業員は［勤怠］メニュー画面から勤務予定を確認し、出勤したら勤怠を入力します。

なお、シフト表の作成には、事前設定が必要となります。詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 勤務・賃金設定 - シフト制
• 勤務・賃金設定 - 変形労働時間制
• 勤務パターンを作成する

※ シフト表の作成は、「勤怠 - シフト表」権限を付与している従業員が利用可能です。

詳細は「カスタム権限について - 利用可能な機能について」のヘルプページをご参照ください。

シフト表の画面を開く

シフト表の画面で、従業員毎・日毎に勤務パターンを割り当てます。

1. ［勤怠］メニュー →［シフト表（シフト制・変形労働制）］をクリックします。

   ［勤怠］メニュー →［勤怠情報］をクリックし、勤務・賃金設定の「シフト制」「変形労働制」を適用している対象従業員を選択 → 勤怠編集画面の［シフト表］からも開くことができます。
   

2. 勤務・賃金設定の「シフト制」を適用している対象従業員のシフト表が表示されます。
   

   番号	項目	内容
   ①	表示年月	シフト表の設定を行う対象月が表示されます（給与支払い月ではなく、勤務する月となります） 左右の矢印ボタンで月を変更することができます。 ［今日］をクリックすると、本操作を行っている当日を含んだ表示年月が表示されます。
   ②	氏名検索	氏名、フリガナ、従業員番号で絞り込んで表示することができます。 従業員設定の勤務・賃金設定の「シフト制」「変形労働時間制」を適用している従業員が対象となります。
   ③	フィルタ機能	以下の項目でフィルタをかけることができます。 部門 雇用形態 勤務・賃金設定 職種 労働時間制度 締日支払日
   ④	勤務パターン設定	勤務パターン（例：［早番］・［遅番］など）を未設定または編集したい場合、こちらをクリックして設定します。
   ⑤	一括更新（CSV）ボタン	シフト表をCSVインポートで一括登録することができます。 CSVテンプレートをダウンロードして、表計算ソフトで編集しアップロードします。
   ⑥	表示設定ボタン	表示期間や表示項目の設定ができます。 【表示期間】 ［期間設定］を指定することもできます。 表示期間は次のいずれかから選択します。それぞれ「起点（日付または曜日）」も設定可能です。 1ヶ月 1週間 2週間 【表の表示項目】 以下の項目の表示/非表示を設定できます。 出勤時間 出勤日数 休日日数 年合計労働時間 週合計労働時間 部門 雇用形態 勤務・賃金設定 職種 有休残数 有休取得数 欠勤取得数
   ⑦	出力ボタン	対象の表示年月のCSVファイルを出力できます。
   ⑧	保存ボタン	シフトに変更を加え、まだ保存されていないデータがある場合のみクリックできます。 複数の箇所を変更した場合も、最後にまとめてこのボタンで保存が可能です。
   ⑨	シフト表	対象従業員ごとに1行ずつ、シフト表が表示されます。 ※ 入社前、退職後などで在籍していない場合や、勤務・賃金設定の「シフト制」「変形労働時間制」を適用していない期間は、「-（ハイフン）」が表示されます。
   ⑩	カレンダーボタン	対象従業員の勤怠カレンダーに遷移します。 勤怠カレンダーの見方や勤怠の入力方法は「勤怠を入力・管理する」のヘルプページをご覧ください。
   ⑪	設定（歯車）ボタン	繰り返しパターンを設定できます。あらかじめ曜日毎で勤務パターンを設定することで、その設定したパターンが適用開始日以降から繰り返されます。 詳しくは本ページの「繰り返しパターンを設定する」をご覧ください。 ※ 繰り返しパターンの設定は「シフト制」の従業員のみ利用可能です。「変形労働時間制」の従業員では利用できませんのでご注意ください。

シフト表を作成する

シフト表に勤務パターンを割り当てることで、シフト表画面の次の項目に数値が反映されます。

• 労働時間
• 出勤日数
• 出勤者数

なお、シフト表の作成には、次の3通りの方法があります。

• シフト表を手入力する
• 繰り返しパターンを設定する
• シフト表をCSVインポートで一括登録する

シフト表を手入力する

勤務パターンの割り当てを1日毎に手入力します。

シフト表の該当日付をクリックし、勤務パターンをクリックし、割り当てたい勤務パターンを選択します。

選択後、［保存］ボタンをクリックすると登録内容が保存されます。

入力項目の説明

繰り返しパターンを設定する

あらかじめ曜日毎で勤務パターンを設定することで、その設定したパターンが適用開始日以降から繰り返されます。

1. シフト表画面の従業員名の右側にある［設定（歯車）］ボタンをクリックし、シフト設定画面を開きます。
   

2. 曜日毎に勤務パターンを割り当て、 「適用開始日」の日付を選択します。入力項目の詳細は、本ページの「入力項目の説明」部分をご覧ください。

   「適用開始日」は、本操作を行った当日は選択できません。翌日以降の日付から選択します。

   繰り返しパターンでは「通常」「休暇・欠勤」を設定できません。
   

3. ［シフト表に適用］ボタンをクリックします。

   繰り返しパターンの設定は「シフト制」の従業員のみ利用可能です。「変形労働時間制」の従業員ではご利用できませんのでご注意ください。

シフト表をCSVインポートで一括登録する

勤務パターンの割り当てをCSVインポートで一括登録します。

1. テンプレートをダウンロードする

1. シフト表画面の右側にある［一括更新］ボタンをクリックします。
2. 出力したい期間を選択します。
3. ［CSVテンプレートを作成してダウンロード］ボタンをクリックします。
   

2. テンプレートを編集する

ダウンロードしたCSVファイルを表計算ソフトで開き、編集します。

【テンプレートの初期状態】
CSVテンプレートには、勤務・賃金設定の「シフト制」「変形労働時間制」を適用している全従業員が表示されます。
※ 入社前、退職後などで在籍していない場合や、勤務・賃金設定の「シフト制」「変形労働時間制」を適用していない期間がある従業員の場合でも、選択した表示年月の期間内の日付は全て表示されます。

また、CSVテンプレートの最初に表示される従業員に対し、下記の入力例が入っています。実際のシフト制の勤務の内容に修正ください。

• 1日目：直接入力の場合の入力例
• 2日目：直接入力の場合の入力例
• 3日目：勤務パターンを適用した入力例
  • 勤務パターンが作成済み場合
    一番最初に登録した勤務パターンの「勤務パターンコード」が表示されます。
  • 勤務パターンが未作成の場合
    「（例）シフト勤務パターンのコード」が表示されます。
    

【テンプレートの入力項目】

※Excelを使用してCSVファイルを編集する場合、Excelの設定や仕様により、頭の「0」が抜けたり、日時の形式の自動編集が行われ、インポート時にエラーが発生する場合は、数値の前に「'（シングルクォーテーション）」を入力してお試しください。

• 例：「9:00」としてインポートしたい場合は、「'9:00」と入力します。

3. インポートする

1. シフト一括インポート用テンプレート画面を開き、［ファイルを選択］ボタンをクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
2. インポート内容に問題がなければ［インポート］ボタンをクリックします。
   
3. インポート実行画面で［実行する］ボタンをクリックします。
   インポート実行中や完了については、シフト表画面にメッセージが表示されます。
   インポートが完了したら、シフト表に反映されていることを確認します。
   

シフト表作成時の注意点

「変形労働時間制」の従業員を管理する場合

• 設定内容が以下の厚生労働省の定める規定に沿っていない場合、シフト表の該当の日付にワーニングが表示されます。内容を確認・修正し、再度保存します。
  
  • 1年単位の変形労働の規定
    • 1日の所定労働時間が10時間を超えていない。
    • 1週間の所定労働時間が52時間を超えていない。
  • 1ヶ月単位の変形労働の規定
    • 1ヶ月以内の期間を平均して、1週間当たりの労働時間が40時間（特例措置対象事業場は44時間 ※1）を超えていない。
      上記規定を満たす労働時間の計算方法は、厚生労働省「1か月単位の変形労働時間制 - 3 労働時間の計算方法」をご覧ください。
      ※1：特例措置対象事業場について、詳しくは「「1週間の法定労働時間」は40時間・44時間どちらを選択すればよいですか？」のヘルプページをご覧ください。
  • 1週間単位の変形労働の規定
    • 1日の所定労働時間が10時間を超えていない。
    • 所定労働時間が週40時間を超えていない。
• ワーニングになったことにより、1日の所定労働時間の上限が法定を超えて設定が可能となります。
• 設定した所定労働時間を超えた時間からが時間外労働となるため、ワーニングを確認し、勤務予定の修正が必要となります。

シフト表を出力する

シフト表をCSV形式で出力することができます。

1. シフト表画面で出力したい表示年月を選択します。ここで選択した表示年月の期で出力されます。
   ※ 表示年月の詳細は、本ページ「シフト表の画面を開く」の「手順2. 」にある表内「①表示年月」部分をご確認ください。
2. 従業員毎に出力したい場合は従業員名から表示を絞り込みます。
   ※ 全従業員を出力したい場合、本操作は不要です。
   
3. シフト表画面の右側にある［出力］ボタンをクリックすると、CSVファイルが出力できます。

出力項目の説明

出力される値の詳細は、次のとおりです。

月の勤務予定を確認する

本ページ「シフト表を作成する」でシフト表を作成すると、［勤怠］メニュー → 該当従業員の勤怠カレンダーに、設定した勤務予定の情報が反映されます。

カレンダーの日付をクリックすると、詳細項目より当日の勤務予定の詳細を確認することができます。

休暇を入力する

シフト表上から休暇・欠勤を登録することができます。

シフト表の該当日付をクリックし、［休暇・欠勤］をクリックし、割り当てたい休暇・欠勤を選択します。

入力項目の説明

休暇・欠勤モーダルの説明

シフト表の該当日付から［休暇・欠勤］をクリックし、［有休（半休）］・［有休（午前休）］・［有休（午後休）］・［有休（時間休）］をクリックすると、休暇・欠勤モーダルが表示されます。

勤怠を入力する

従業員が実際に出勤したら、管理者または従業員自身が勤怠を入力します。

詳しくは、「勤怠を入力・管理する」のヘルプページをご覧ください。