対象プラン
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新プラン | スターター | スタンダード | アドバンス |
旧プラン | プロフェッショナル | エンタープライズ | ||
その他 | 勤怠管理 |
※ 本記事はfreee人事労務についてのヘルプページです。freee勤怠管理Plusについては「freee勤怠管理Plusのカテゴリー」をご覧ください。
管理者・事務担当者が、作成した勤務パターン(例:[早番]・[遅番]など)をシフト表に割り当ててシフトを作成します。
シフト表は、CSVインポートで一括登録することもできます。
従業員は[勤怠]メニュー画面から勤務予定を確認し、出勤したら勤怠を入力します。
なお、シフト表の作成には、事前設定が必要となります。詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。
※ シフト表の作成は、管理者・事務担当者権限・勤怠部門管理者権限が行うことができます。
目次
シフト表の画面を開く
シフト表の画面で、従業員毎・日毎に勤務パターンを割り当てます。
- [勤怠]メニューから、勤怠一覧画面右上の[シフト表]をクリックします。
[勤怠]メニュー → 勤務・賃金設定の「シフト制」を適用している対象従業員を選択 → 勤怠編集画面の[シフト表]からも開くことができます。
-
勤務・賃金設定の「シフト制」を適用している対象従業員のシフト表が表示されます。
番号 項目 内容 ① 表示年月 -
シフト表の設定を行う対象月が表示されます(給与支払い月ではなく、勤務する月となります)
- 左右の矢印ボタンで月を変更することができます。
-
[期間設定]を指定することもできます。
表示期間は次のいずれかから選択します。それぞれ「起点(日付または曜日)」も設定可能です。- 1ヶ月
- 1週間
- 2週間
- [今日]をクリックすると、本操作を行っている当日を含んだ表示年月が表示されます。
② 従業員名検索 - 従業員名で絞り込んで表示することができます。
- 従業員設定の勤務・賃金設定の「シフト制」を適用している従業員が対象となります。
③ 勤務パターン設定 勤務パターン(例:[早番]・[遅番]など)を未設定または編集したい場合、こちらをクリックして設定します。 ④ 出力ボタン 対象の表示年月のCSVファイルを出力できます。 ⑤ 一括更新ボタン シフト表をCSVインポートで一括登録することができます。
CSVテンプレートをダウンロードして、表計算ソフトで編集しアップロードします。
⑥ シフト表 対象従業員ごとに1行ずつ、シフト表が表示されます。
※ 勤務パターン設定を割り当てていない場合、全日「所定休日」が表示されます。
※ 入社前、退職後などで在籍していない場合や、勤務・賃金設定の「シフト制」を適用していない期間は、「-(ハイフン)」が表示されます。
⑦ カレンダーボタン 対象従業員の勤怠カレンダーに遷移します。
勤怠カレンダーの見方や勤怠の入力方法は「勤怠を入力・管理する」のヘルプページをご覧ください。
⑧ 設定(歯車)ボタン 繰り返しパターンを設定できます。あらかじめ曜日毎で勤務パターンを設定することで、その設定したパターンが適用開始日以降から繰り返されます。
詳しくは本ページの「繰り返しパターンを設定する」をご覧ください。
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シフト表の設定を行う対象月が表示されます(給与支払い月ではなく、勤務する月となります)
シフト表を作成する
シフト表に勤務パターンを割り当てることで、シフト表画面の次の項目に数値が反映されます。
- 労働時間
- 出勤日数
- 出勤者数
なお、シフト表の作成には、次の3通りの方法があります。
勤務予定の変更について
- 給与が確定している場合は勤務予定の変更を行うことができませんので、給与を未確定に戻してから予定の変更を行なってください。ただし、給与情報を未確定に戻してから予定を変更した場合は給与計算結果が変更される可能性がありますのでご注意ください。
- すでに勤怠が登録されている日の勤務予定は、以下の場合を除いて新規設定または変更が可能となります。変更した場合は勤怠集計結果が変更になる可能性がありますのでご注意ください。
勤怠 | 勤務予定(新規設定/変更) | |||
---|---|---|---|---|
種別(元の勤務予定) |
実績 |
所定労働日 | 所定休日 | 法定休日 |
所定労働日 |
勤務時間あり |
◯ | ◯ | ◯ |
休暇 ※半休、時間休も含む |
△ 半休/時間休の時間数を |
✕ | ✕ | |
欠勤 |
◯ | ✕ | ✕ | |
所定休日、法定休日 | 勤務時間あり | ◯ | ◯ | ◯ |
代休出勤日、振休出勤日 | ✕ | ◯ | ◯ |
シフト表を手入力する
勤務パターンの割り当てを1日毎に手入力します。
シフト表の該当日付をクリックし、勤務パターンを割り当てます。
入力項目の説明
項目 | 内容 |
---|---|
作成した勤務パターン |
|
法定休日 | 法定休日を設定します。 |
所定休日 | 所定休日を設定します。 |
直接入力 |
勤務日種別、勤務予定、勤務予定時間、休憩、半休の登録方法をシフト表上で直接入力します。 有給を取得予定の場合は、次のように保存します。
|
「作成した勤務パターン」が[シフト表]に登録されている場合は、作成した勤務パターンに登録した休憩時間が反映されます。
繰り返しパターンを設定する
あらかじめ曜日毎で勤務パターンを設定することで、その設定したパターンが適用開始日以降から繰り返されます。
- シフト表画面の従業員名の右側にある[設定(歯車)]ボタンをクリックし、シフト設定画面を開きます。
- 曜日毎に勤務パターンを割り当て、 「適用開始日」の日付を選択します。入力項目の詳細は、本ページの「入力項目の説明」部分をご覧ください。
「適用開始日」は、本操作を行った当日は選択できません。翌日以降の日付から選択します。
- [シフト表に適用]ボタンをクリックします。
シフト表をCSVインポートで一括登録する
勤務パターンの割り当てをCSVインポートで一括登録します。
1. テンプレートをダウンロードする
- シフト表画面の右側にある[一括更新]ボタンをクリックします。
- [CSVダウンロード]ボタンをクリックします。
- CSVダウンロード画面が開きますので、一括登録したい期間を1ヶ月以内で選択します。
- [CSVダウンロード]ボタンをクリックし、「シフト一括インポート用テンプレート」のCSVファイルをダウンロードします。
2. テンプレートを編集する
ダウンロードしたCSVファイルを表計算ソフトで開き、編集します。
【テンプレートの初期状態】
CSVテンプレートには、勤務・賃金設定の「シフト制」を適用している全従業員が表示されます。
※ 入社前、退職後などで在籍していない場合や、勤務・賃金設定の「シフト制」を適用していない期間がある従業員の場合でも、選択した表示年月の期間内の日付は全て表示されます。
また、CSVテンプレートの最初に表示される従業員に対し、下記の入力例が入っています。実際のシフト制の勤務の内容に修正ください。
- 1日目:直接入力の場合の入力例
- 2日目:直接入力の場合の入力例
- 3日目:勤務パターンを適用した入力例
-
勤務パターンが作成済み場合
一番最初に登録した勤務パターンの「勤務パターンコード」が表示されます。 -
勤務パターンが未作成の場合
「(例)シフト勤務パターンのコード」が表示されます。
-
勤務パターンが作成済み場合
【テンプレートの入力項目】
番号 | 項目 | 説明 |
---|---|---|
① |
従業員番号(編集しても反映されません) ※入力必須 |
CSVファイルの従業員番号と一致している従業員のシフト表に反映されます。 そのため、事前に従業員詳細での従業員番号の設定が必要です。詳しくは、「従業員の情報を編集する」のヘルプページをご覧ください。 ※ 異なる従業員番号を入力しても、従業員情報に上書きされません。 |
② | freee人事労務での表示名(編集しても反映されません) |
シフト表を編集する従業員を確認します。 ※ 異なる表示名を入力しても、従業員情報に上書きされません。 |
③ | 勤務パターンコード |
※ 勤務パターンで登録する場合は入力が必須です。勤務予定時間、休憩時間を直接入力する場合は空欄にします。 勤務パターン設定で作成した「勤務パターンコード」を入力します。 ※ 「表示名」ではありません。詳しくは、「勤務パターンを作成する」のヘルプページをご覧ください。 |
④ | 勤務日種別 |
※ 勤務予定時間、休憩時間を直接入力で登録する場合は入力が必須です。勤務パターンで登録する場合は空欄にします。 下記のいずれかから勤務日種別を入力します。
※ 休日を登録する場合は、勤務日種別のみ入力します。出勤時刻〜休憩終了は入力不要です。 ※ 有給を取得する場合は、「所定労働日」を入力します。 |
⑤ | 出勤時刻~休憩終了 |
※ 勤務予定時間、休憩時間を直接入力で登録する場合は入力します(任意項目)。勤務パターンで登録する場合は空欄にします。 必要に応じて出勤時刻~休憩終了の項目を入力します。空欄でもインポートすることができます。 |
-
一度にインポート可能な従業員上限数は500名です。500名以上インポートしたい場合は、CSVファイルを分けて作成します。
(例:520名分のシフト表をインポートしたい場合、500名と20名などCSVファイルを分けてインポートします) -
一度にインポート可能な期間は1ヶ月(31日)です。複数月をインポートしたい場合は、CSVファイルを分けて作成します。
(例:1月~2月分のシフト表をインポートしたい場合、1月・2月それぞれCSVファイルを分けてインポートします) - 勤務・賃金設定の「シフト制」を適用していない従業員番号でインポートするとエラーとなります。
- 対象となる日付の出退勤時刻および休憩時刻が、その前日の出退勤時刻と重複している場合は、エラーとなります。
- 対象となる日付の出退勤時刻および休憩時刻が、その翌日の出退勤時刻と重複している場合は、エラーとなります。
- 入社前、退職後などで在籍していない場合や、勤務・賃金設定の「シフト制」を適用していない期間に勤務パターンや勤務日種別などを設定している行がある場合は、エラーになります。
3. インポートする
- シフト一括インポート用テンプレート画面を開き、[ファイルを選択]ボタンをクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
- インポート内容に問題がなければ[インポート]ボタンをクリックします。
- インポート実行画面で[実行する]ボタンをクリックします。
インポート実行中や完了については、シフト表画面にメッセージが表示されます。
インポートが完了したら、シフト表に反映されていることを確認します。
シフト表作成時の注意点
- シフト表の労働時間は、表示されている期間内の労働時間が表示されます。
- シフト表を作成時、勤務・賃金設定で登録した「所定労働時間」を超えている場合は、シフト表の該当の日付にエラーが表示されます。内容を確認・修正し、再度保存します。
シフト表を出力する
シフト表をCSV形式で出力することができます。
- シフト表画面で出力したい表示年月を選択します。ここで選択した表示年月の期で出力されます。
※ 表示年月の詳細は、本ページ「シフト表の画面を開く」の「手順2. 」にある表内「①表示年月」部分をご確認ください。 - 従業員毎に出力したい場合は従業員名から表示を絞り込みます。
※ 全従業員を出力したい場合、本操作は不要です。
- シフト表画面の右側にある[出力]ボタンをクリックすると、CSVファイルが出力できます。
出力項目の説明
出力される値の詳細は、次のとおりです。
ケース状況 | 説明 |
---|---|
出力した日付に勤務パターンが登録されているケース | 勤務パターンの「表示名」が表示されます。 |
出力した日付に勤務パターンが登録されていないケース |
【出退勤時刻が登録されている場合】
【出退勤時刻が登録されていない、または有給を取得予定の場合】
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- 所定労働日、所定休日、法定休日は関係なく、出退勤時刻の登録がない場合は「休み」として出力されます。
- 入社前、退職後などで在籍していない場合や、勤務・賃金設定の「シフト制」を適用していない期間は空欄で出力されます。
月の勤務予定を確認する
本ページ「シフト表を作成する」でシフト表を作成すると、[勤怠]メニュー → 該当従業員の勤怠カレンダーに、設定した勤務予定の情報が反映されます。
- 従業員が自身の勤怠カレンダーを確認した際も、管理者が確認する画面と同様に勤務予定の情報が表示されます。
※ シフト表で勤務予定を設定していない日は、「所定休日」が表示されます。 - 従業員が、自身の月毎の勤務予定の確認を行うことができます。
カレンダーの日付をクリックすると、詳細項目より当日の勤務予定の詳細を確認することができます。
勤怠を入力する
従業員が実際に出勤したら、管理者または従業員自身が勤怠を入力します。
詳しくは、「勤怠を入力・管理する」のヘルプページをご覧ください。
参考:誤ってシフト表を作成後に、勤怠登録を行ってしまった場合
誤ってシフト表を作成し、勤怠登録を行ってしまった場合は、後から勤務状況を直接編集することができません。
そのため、該当日の勤怠登録を未入力に戻し、誤って作成したシフト表の修正後に、再度勤怠を登録します。
具体的な操作方法は次の通りです。
- [勤怠]メニューをクリックします。
- 「勤怠一覧」画面から該当の従業員をクリックします。
- 「勤怠カレンダー」画面で該当日をクリックし、[未入力に戻す]をクリックします。
※事前に勤務時間の登録内容を控えておきます。
- 「勤怠一覧」画面で[シフト表]をクリックし、該当日の勤務状況を修正します。
- 該当従業員の「勤怠カレンダー」画面に戻り、該当日をクリックし、控えておいた勤務時間を入力します。
- [保存]ボタンをクリックします。