この章では、お客様がSMILE V 販売(正式な製品名はSMILE V2 販売、SMILE V 2nd Edition 販売、SMILE V Air。以降単純に「SMILE V 販売」という)から仕入先マスターCSVファイルをエクスポートし、所定のGoogle Driveに配置するプロセスを解説したものです。下記図で示した内容となります。
目次
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SMILE V 販売から仕入先マスターファイルをエクスポートする
- 仕入先マスターファイルをエクスポートするタイミング
- 仕入先マスターファイルのエクスポート方法 -
仕入先マスターファイルを所定のGoogle Driveに配置する
- Google Driveにファイル配置時の注意点
- Google Driveにファイルを配置する方法
- Google Driveへのファイル配置後に行われる処理
- 配置されたファイルを処理環境に正常に取り込めなかった場合 -
SMILE V 販売からfreeeに取り込まれる情報
- SMILE V 販売「仕入先マスター」とfreee「取引先」との対応表
- 誤った仕入先マスターをGoogle Driveにアップロードした場合のリカバリ方法
- 取引先情報の新規登録・情報更新時にエラーが生じた場合
SMILE V 販売から仕入先マスターファイルをエクスポートする
仕入先マスターファイルをエクスポートするタイミング
SMILE V 販売から仕入先マスターファイルをエクスポートするタイミングは、SMILE V 販売に新たな仕入先を登録したタイミングで行っていただくことが理想となります。仕入先マスターをSMILE V 販売とfreee会計との間できちんと同期していないと、freee側で受取請求書関連の業務を行った後、SMILE V 販売に取り込むための支払明細取込ファイル(SMILE V 販売側の買掛残を減算するデータ)が適切に生成されません。
なお、新たな仕入先との取引が恒常的に多い場合には、freee会計で受取請求書関連の業務を行う前に、都度仕入先マスターのエクスポートを行う形でも問題ありません。
仕入先マスターファイルのエクスポート方法
SMILE V 販売から仕入先マスターファイルをエクスポートするには以下の方法で実施します。
エクスポート方法は次の通りです。
- [販売]→[随時業務]→[テキスト出力(マスター)]→[仕入先マスター]を起動します。
- 出力条件の設定を以下のように行います。なお、項目選択タブについては設定不要です。
番号 項目 説明 ① 条件パターン - 取込条件で指定した採番方法、入力元の指定などをユーザーごとに、条件パターンとして保存することができます。
- 条件パターンを保存する際、起動時の既定パターンとして保存することにより、以降同じ条件で取込条件を省略してデータ出力が行えます。
② 仕入先コードの範囲 「全件」にチェックが入っていることを確認します。 ③ 出力ファイルの設定 - フォルダ名:任意のフォルダを指定します。
- ファイル名:任意のファイル名を命名します。なおその際、拡張子は「.csv」としてください。
- タイトル出力:[有り]を選択します。
- レコード長:[可変長]を選択します。
- 区切文字:[カンマ]を選択します。
- 文字コード:[ANSI]を指定します。
- 項目番号付きで出力:チェックが外れていることを確認します。
④ [実行]ボタン ボタンを押下すると、データが作成されます。
仕入先マスターファイルを所定のGoogle Driveに配置する
Google Driveにファイル配置時の注意点
「SMILE V 販売から仕入先マスターファイルをエクスポートする」で出力した仕入先マスターはお客様の指定した任意の場所(PCまたはネットワークドライブ上の指定された場所)に保存されます。当該ファイルを所定のGoogle Driveにアップロードすることで、後続の処理であるfreeeへの取引先登録が実行されます。Google Driveへのアップロードに際しては以下の点に注意します。
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必ず指定されたGoogle Driveのフォルダにアップロードすること
- 所定のGoogle Drive以外にアップロードしてもfreee会計への取引先登録が実行されないばかりか、処理が正常終了/異常終了したことを知らせるメッセージを受信することもできません。
- 所定のGoogle Driveにアップロードできるよう、「URL」や「フォルダの階層(場所)」をご確認ください。
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Google Driveへのアップロードは「ブラウザ」経由で行うこと
- Google Driveを利用するには主に「ブラウザ」と「パソコン版ドライブ」の2つの方法があります。今回の連携においては「ブラウザ」での動作のみ保証していますので、必ず「ブラウザ」経由で操作を行ってください。
- 参考:Google Driveの推奨ブラウザ(Google社のサイト)
Google Driveにファイルを配置する方法
基本的にドラッグ&ドロップ等で簡易にファイルをアップロードできます。
詳細な手順は下記をご確認ください。
Google Driveへのファイル配置後に行われる処理
所定のGoogle Driveに配置された仕入先マスターファイルは、ファイルが配置されたらすぐにfreee会計への登録処理がスタートします。
配置されたファイルを処理環境に正常に取り込めなかった場合
ファイルが配置されたもののfreeeに取引先が取り込まれなかった場合、ユーザーには以下件名でメール通知されます。
- 件名:仕入先マスター取込エラー(DX統合パッケージ with freee販売連携オプション)
メールが届いたら、一定程度時間を空けて再度Google Driveへのファイル配置を行っていただくか、お客様ご自身でfreee会計にログインし、手動にて取引先登録をお願いします。freeeでの取引先登録については、以下のヘルプページをご確認ください。
SMILE V 販売からfreeeに取り込まれる情報
お客様が仕入先マスターCSVファイルをGoogle Driveの所定のフォルダにアップロードしたタイミングでGoogle Driveからworkatoにファイルが転送されます。
また、SMILE V 販売の仕入先マスターCSVファイルの「支払先」の情報をfreeeの取引先マスタの「取引先」としてデータ登録します。
SMILE V 販売「仕入先マスター」とfreee「取引先」との対応表
freeeの取引先で新規作成される情報は、SMILE V 販売仕入先マスターCSVファイルの支払先区分(AI)が「0:通常」、「2:本店」の取引先に対して、以下の3つです。
SMILE仕入先マスター | freee取引先マスタ | freee会計に登録されるデータの補足 |
---|---|---|
支払先コード(AG) | 取引先コード |
smilePayment_001001 (SMILE V 販売 仕入先マスターの支払先コードの前に必ず”smilePayment_”が付きます) |
支払先名(AH) | 取引先名 |
大平精密本社(支払) (SMILE V 販売 仕入先マスターの支払先名の後ろに必ず"(支払)"が付きます) |
法人番号(HY) | 法人番号 | - |
freeeの取引先コード、取引先名にそれぞれ固定の文字列を追加する理由は、債権の取引相手方と債務の取引相手方を明示的に分けることで、債権管理、債務管理をそれぞれ行いやすくするためです。なお、当該連携にて作成された取引先コードを手動で修正すると、連携が正常に動作しないことがありますので、注意が必要です。
誤った仕入先マスターをGoogle Driveにアップロードした場合のリカバリ方法
もし誤ってアップロードした場合、そのファイルを所定のフォルダから削除するのではなく、freee会計にログインし、当該取引先の削除または情報修正を行います。
- [設定]メニュー→[取引先の設定]に移動します。
- 「更新日」横の矢印で並べ替えを行い、新規作成または情報更新があった取引先を特定します。
- 意図せず取り込んだデータを確認し修正します。
取引先情報の新規登録・情報更新時にエラーが生じた場合
アップロードした仕入先マスターCSVファイル内に新たな取引先があった場合、SMILE販売で支払先名の名称変更があった場合には、freeeと同期し、取引先マスタの内容を更新します。
取引先の新規登録・情報更新のプロセスでエラーが発生した場合、エラーが発生した取引先の新規登録・情報更新は行われません。お客様にはエラーとなった取引先ごとに以下件名のメールで通知します。
- 送信メールの件名:支払先登録エラー(DX統合パッケージ with freee販売連携オプション)
例:仕入先マスターCSVファイル内に新規登録・情報更新の対象となる取引先が4件あり、以下のような状況となった場合
- A:新規登録成功
- B:登録エラー
- C:更新成功
- D:更新エラー
A・Cの取引先の新規登録・情報更新は問題なく実行されますが、B・Dはエラーとなりジョブが停止します。また、ユーザーはB・Dそれぞれについて計2件のエラーメールを受信します。
メールが届いたら、当該取引先の登録は、お客様ご自身でfreee会計にログインし、「取り込まれる情報」の加工方法に基づき、手動にて取引先登録をお願いします。freeeでの取引先登録については以下のヘルプページをご確認ください。