承認依頼について – freee ヘルプセンター

freee受取請求書インボイスでは、指定ルートでの承認回覧を行うことができ、社内ワークフローに沿った請求書処理が可能となります。この記事では、承認依頼機能について説明します。

承認依頼機能とは

受取請求書インボイスでは、請求書の経理処理に必要な社内承認をシステム上で取得することができます。
よく使用する承認ルートは、テンプレート登録をしてすぐに呼び出すことも可能です。

なお、経理部門での承認依頼機能の他に、現場部門で事前に支払申請を処理するための現場ワークフロー機能も提供しています。

現場向けの支払申請機能については「支払依頼について」をご参照ください。

承認依頼フローは、申請者と承認者それぞれで異なる手順を踏む必要があります。
本章では、役割ごとに必要な手順について説明します。

承認申請者は、下記の手順で承認ルートを指定してワークフローを開始することができます。

「請求書」メニュー→「確認中」ステータスの請求書情報画面にて、承認依頼する請求書をクリックします。
中央上部にある［承認依頼］をクリックします。
承認依頼画面で「承認割当メンバー」と「必要な承認数」を指定して、必要な件数の承認ステップを設定します。承認時に承認者を指定したい場合は、［都度選択］を選択してください。
［承認を依頼］をクリックすると、承認割当メンバーに通知が送信され、承認ワークフローが開始されます。

承認申請者は、下記の方法で承認依頼を確認し、承認または却下の手続きを行うことができます。

申請者側の手順が完了してワークフローが開始されると、承認割当メンバーのメールアドレス宛に通知メールが届きます。
メール本文内の［開く］をクリックし、受取請求書上で承認を依頼された請求書の内容を確認します。
内容に応じて、［却下］または［承認］のいずれかをクリックします。
確認画面が表示されます。次ステップの承認者が未指定の場合、承認者の選択を行います。
コメントを残したい場合は任意で記入できます。確認完了後、［承認］（手順3で却下を選んだ場合は［却下］）をクリックします。
※却下の場合、コメント入力が必須となります。

最大で50件まで一括承認をすることができます。

承認依頼フローが完了すると、ステータスが自動で変更されます。
また、よく使う申請経路はテンプレートとして登録可能です。

全ての承認が完了すると、請求書ステータスが「確認済」、承認ステータスが「承認済」になります。
確認済ステータスと承認済ステータスを指し示すスクリーンショット

却下された場合、請求書ステータスは「確認中」のまま、承認ステータスが「却下」になります。
この場合、申請者は再度［承認依頼］ボタンより申請し直すことができます。
確認中ステータスと却下ステータスを指し示すスクリーンショット

よく使う承認ステップは、テンプレートとして保存して使用することができます。

保存される承認テンプレートは、「支払依頼について」と共通で使用可能です。

「申請者側の手順」の手順2までを実行し、［テンプレート登録］をクリックします。
「承認ルート名」に任意の名称を入力、承認割当メンバーを選択します。
申請時または承認時に承認者を指定したい場合は、[都度選択]を選択し、［登録］をクリックします。
テンプレート登録後は承認依頼画面の「テンプレートからコピー」より、事前登録したルートの利用ができるようになります。
※［編集］からテンプレートの名称変更・削除が可能です。

「支払依頼」メニュー→［＋新規申請］をクリックします。
承認ルート項目の「ルート選択」欄→編集・削除したいテンプレートの［編集］をクリックします
編集したい箇所を入力し、［更新］をクリックします。
※削除する場合は「ゴミ箱」マークをクリックします。

［複製］からテンプレートをコピーし、別のテンプレートとして登録が可能です。

ワークフロー機能では、各社のさまざまな承認フローに合わせて、承認ステップ数や承認者数などの柔軟なカスタマイズを行うことができます。

フロー別の活用例については、「承認フロー別の活用例について」をご参照ください。