受取請求書インボイスでは、現場部門内での支払承認依頼をワークフロー形式で申請することができます。
この記事では、支払依頼機能について説明します。
会計ソフトとしてfreee会計を連携している場合は、「支払依頼（freee会計）について」をご覧ください。
目次
支払依頼機能とは
経理部門での業務を開始する前に、部門内での事前承認が必要な場合などに活用できる機能です。
現場担当者が請求書の購買支払申請を行い、部門内での回覧承認が完了すると、通常の取り込み書類と同様に下記操作が可能となります。
- キャビネットメニューでの電子保管
- 請求書メニューでの経理処理
経理部門での承認依頼については「承認依頼について」をご参照ください。
支払依頼機能の基本的な使い方
支払依頼は、申請者と承認者それぞれで異なる手順を踏む必要があります。各手順については、以下の通りです。
申請者側の手順
承認申請者は、下記の手順で承認ルートを指定してワークフローを開始することができます。
- 「支払依頼」メニューから［＋新規申請］ボタンをクリックします。
- 申請画面左側のプレビューウィンドウで［ファイル追加］をクリックします。
- PC上のローカルデータ、外部クラウドサービスまたは請求書メニューにアップロード済みの書類から、ファイルをアップロードします。
- アップロードしたファイルの情報をもとに、「申請情報」を入力します。
※受信トレイから［申請作成］ボタンをクリックした場合、ここから先の手順を行います。
※取引先を選択するためには、事前に取引先マスタの登録が必要です。 - 必要に応じて添付ファイルを追加します。複数のファイル追加と削除ができます。
- 「承認ルート」欄で任意の承認ルートを選択します。
※ルート右側の［編集］ボタンから、ルート内容の編集も出来ます。また、新規で承認ルートを作成する事もできます。 - ［＋承認ルートを追加］ボタンをクリックします。
「承認ルート名」を記載し、任意でステップを設定します。 - ［＋ステップ追加］ボタンから承認のステップを追加できます。申請時または承認時に承認者を指定したい場合は、［都度選択］を選択してください。
設定が完了したら、下部の［登録］ボタンをクリックします。
※承認者に指定できるのは「入力担当」以外のメンバーとなります。 - ［新規申請］ボタンをクリックすると、承認依頼が割り当てられたメンバーへ通知が送信され、承認ワークフローが開始されます。
- 申請した支払依頼は一覧画面から確認できます。権限が入力担当の場合、自身が申請した支払依頼のみが表示されます。
承認者側の手順
承認申請者は、下記の方法で承認依頼を確認し、承認または却下の手続きを行うことができます。
- 申請者側の手順が完了して承認フローが開始されると、割り当てられた承認者のメールアドレス宛に通知メールが届きます。
- メール本文内の［受取請求書を開く］ボタンをクリックし、受取請求書上で承認を依頼された請求書の内容を確認します。
または、「支払依頼」メニューの［自分の承認］でも、自分が承認担当となっている支払依頼の一覧を確認することが可能です。 - 確認内容に応じて、［却下］または［承認］のいずれかをクリックします。
- 確認画面が表示されます。次ステップの承認者が未指定の場合、承認者の選択を行います。コメントを残したい場合は任意で記入ができます。
確認完了後、［承認］ボタン（手順3で却下を選んだ場合は［却下］ボタン）をクリックします。
※却下の場合、コメント入力が必須となります。
一括で承認する場合
- 支払依頼メニュー →「自分の承認」の一覧画面から該当する書類のチェックボックスにチェックを入れ、［一括操作］ボタン →［一括承認］をクリックします。
- 確認画面で［OK］ボタンをクリックします。
※次の承認者が未指定の場合は一括承認を行えません。
詳細機能
申請機能の詳細な使い方について説明します。
申請中請求書の取り扱い
申請を行い承認が完了するまでの期間は、承認待ちの請求書に対して下記の操作が可能です。
申請の取り消し
申請後、承認ステップ開始前であれば、申請詳細画面の［取消］ボタンをクリックして申請を取り消すことが可能です。
「支払依頼」メニューでの申請状況の閲覧
申請中ステップの進行状況など、申請状況の確認を行うことができます。
「キャビネット」および「請求書」メニューでの書類情報の閲覧
申請中の請求書は、「キャビネット」および「請求書」メニュー一覧上にロックがかかった状態で表示されます。
すべての承認が完了するまで、ロックを解除することはできません。
編集などの操作は行えませんが、申請関係者以外も書類情報や申請ステップのステータスを各メニュー上で閲覧することが可能です。
承認ステップ完了後の流れ
承認ステップが完了するのは、下記の場合となります。
それぞれのケースで、完了後の流れを説明します。
すべてのステップで申請が承認された場合
すべての承認が完了すると、申請者宛に承認通知が送付され、受取請求書上で下記操作が可能となります。
- キャビネットメニューでの電子保管
- 請求書メニューでの経理処理
また、申請者の「支払依頼」メニュー上では、承認された請求書が「承認済」一覧画面に表示されるようになります。
いずれかのステップで申請が却下された場合
申請が却下された場合、申請者宛に却下通知が送付されます。
また、申請者の「支払依頼」メニュー上では、却下された請求書が「却下」一覧画面に表示されるようになります。
詳細画面上では、却下理由の確認や再申請を行うことができます。
誤って申請を行なってしまいキャビネットや請求書メニューから完全に削除したい場合は、支払依頼の削除を行ってください。
請求書メニューへの引継がれる項目
支払依頼メニューから請求書メニューへ引き継がれる項目は下記になります。
- 取引先
- 負担部門
- 金額
- 取引日
- 支払期日
- メモ
支払依頼に紐づいた請求書の確認
任意の支払依頼の詳細画面から「請求書メニューへ」をクリックすると、支払依頼に紐づいた請求書情報画面へ遷移できます。
承認ルートの追加方法
よく使う承認ステップは、テンプレートとして保存して使用することができます。
保存される承認テンプレートは、「承認依頼について」と共通で使用可能です。
- 「支払依頼」メニュー →［＋新規申請］ボタンをクリックします。
- ［承認ルート追加］をクリックし、承認ルート名と承認ステップを編集後、［登録］ボタンをクリックします。
承認ステップごとに［固定］か［都度選択］を選択できます。
- 承認者や承認の順番が決まっている場合：固定
- 申請ごとや承認時のタイミングで承認者を決めたい場合：都度選択
- 承認ルート登録後は支払依頼の申請画面の「ルート選択」より、事前登録したルートを利用できるようになります。
※［編集］から承認ルートの編集・削除が可能です。
ワークフローの活用例
ワークフロー機能では、各社のさまざまな承認フローに合わせて、承認ステップ数や承認者数などの柔軟なカスタマイズを行うことができます。
フロー別の活用例については、「承認フロー別の活用例について」をご参照ください。