受取請求書では現場部門内での支払依頼をワークフロー形式で申請し、承認された請求書を元に振込データを作成することができます。
本ページは、freee会計以外の会計ソフトを連携しているユーザー向けに支払依頼機能について説明します。
受取請求書キャビネットでは、本機能をご利用いただくことができません。
会計ソフトとしてfreee会計を連携している場合は、「支払依頼（freee会計）について」をご覧ください。
目次
支払依頼機能とは
経理部門での業務を開始する前に、部門内での事前承認が必要な場合などに活用できる機能です。
現場担当者が請求書の購買支払申請を行い、部門内での回覧承認が完了すると、通常の取り込み書類と同様に下記操作が可能となります。
- キャビネットメニューでの電子保管
- 請求書メニューでの経理処理
経理部門での承認依頼については「承認依頼について」をご参照ください。
申請について
申請者は、下記の手順で承認ルートを指定してワークフローを開始することができます。
- 「支払依頼」メニューから［＋新規申請］ボタンをクリックします。
- 申請画面左側の［ファイル追加］ボタンからファイルを追加します。
-
ファイルは3つの保存先から選択できます。各タブの内訳は以下の通りです。
- PC：PCに保存済みのファイルをアップロードする
- 外部ストレージ：外部ストレージや電子契約システムに保存済みのファイルを取り込む
- 請求書：受取請求書上に取込済の請求書データを選択する
取込済の請求書を利用して申請を行う場合、［請求書］タブに切り替え、任意の請求書をご選択ください。
※以下の条件を満たす請求書が選択肢に表示されます。
- 書類タイプが「請求書」である
- 請求書ステータスが「未処理」である
- 申請者がアクセス可能な請求書である
- 他の支払依頼の申請で選択されていない
-
申請内容の各項目に必要事項を入力します。
※「受信トレイ」メニューの［申請作成］ボタンをクリックした場合、この画面へ遷移します。- 申請時に仕訳や源泉所得税等の入力はできません。
承認完了後、「請求書」メニュー →「請求書詳細画面」から入力可能です。 - 取引先は、事前に取引先リストへ追加する必要があります。登録方法は「取引先メニューについて - 取引先の追加」をご確認ください。（申請画面で取引先の登録はできません。）
- 申請時に仕訳や源泉所得税等の入力はできません。
-
必要に応じて添付ファイルを追加します。
※ 最大10ファイルまで添付可能入力項目の追加・削除・編集について
支払依頼申請画面では、入力項目を追加・削除・編集する機能は提供しておりません。
以下の操作は仕様上対応できかねますので、あらかじめご了承ください。
- 入力項目の追加
- 入力項目の削除
- 既存の入力項目名の変更
- 任意の入力項目の必須化
代替案・対応方法
既存の入力項目以外に情報が必要な場合は、「詳細内容」欄や「メモ」欄へご記載いただきますようお願いいたします。
-
「承認ルート」欄で任意の承認ルートを選択します。
［＋承認ルートを追加］ボタンから承認ルートを新たに追加できます。詳しくは「承認ルートについて」のヘルプページをご参照ください。
承認ルートを選択しない場合は、［カスタムの承認ルートを指定］より承認者を選択してください。
入力担当は、承認割当メンバーに設定できません。
- ［新規申請］ボタンをクリックすると、承認ワークフローが開始されます。承認者に割り当てられたメンバーへは通知メールが送られます。
承認者に割り当てられたメンバーへは通知メールが送られます。通知メールの詳細は「ユーザ設定について - 通知設定について」をご確認ください。 -
申請した支払依頼は一覧画面から確認できます。
入力担当は、自身が申請した支払依頼のみが表示されます。支払依頼の申請を行った時点で、従量課金のカウント対象となります。
申請内容の修正方法
申請内容の修正は、承認状況ごとに対応方法が異なります。
承認中の場合（承認が1ステップも進んでいない場合）
申請者は、申請の取消が可能です。
取消後に改めて申請を行う場合は、［新規申請］ボタンから操作を進めてください。
※申請者の［取消］操作は、「申請内容を取り消す」をご参照ください。
承認中の場合（いずれかのステップで承認されている場合）
申請者が申請を取り消すことはできません。
承認者が［却下］した後、申請者は再申請を行う事ができます。
再申請の操作手順は、「再申請」をご参照ください。
すべての承認が完了している場合
申請の「取消」や「却下」はできません。
内容の修正が必要な場合は、以下2つの方法で修正が出来ます。
- 請求書メニューから該当の請求書に対して直接修正を行う
- 修正が必要な請求書を「ごみ箱」へ移動させ、［新規申請］ボタンから改めて申請を行う
承認について
承認者は、下記の方法で承認依頼を確認し、承認または却下の手続きを行うことができます。
- 申請者側の手順が完了して承認フローが開始されると、割り当てられた承認者のメールアドレス宛に通知メールが届きます。
- メール本文内の［開く］ボタンをクリックし、承認者として割り当てられた申請を確認します。
または、「支払依頼」メニューの［自分の承認］でも、自分が承認担当となっている申請の一覧を確認することが可能です。 - 内容に応じて、［却下］または［承認］のいずれかをクリックします。
-
確認画面が表示されたら、任意でコメントを記載して［承認］ボタン（手順3で却下を選んだ場合は［却下］ボタン）をクリックします。
一度［承認］ボタンを押すと、承認の取消は行えません。
［却下］時のコメント入力は必須です。
一括で承認する方法
- 支払依頼メニュー →「自分の承認」の一覧画面から該当する書類のチェックボックスにチェックを入れ、［一括操作］ボタン →［一括承認］をクリックします。
- 確認画面で［OK］ボタンをクリックします。
※ 次の承認者が未指定の場合は一括承認を行えません。
申請が承認された場合
すべての承認が完了すると、申請者宛に承認通知が送付され、請求書メニューでの経理処理が可能となります。
また、申請者の「支払依頼」メニュー上では、承認された請求書が「承認済」一覧画面に表示されるようになります。
すべての承認が完了すると、申請の取消や却下、差戻しは行えません。
修正が必要な場合は「申請内容の修正方法」をご覧ください。
申請が却下された場合
申請が却下されると、申請者宛に却下通知が送付されます。
また、申請者の「支払依頼」メニュー上では、却下された請求書が「却下」一覧画面に表示されるようになります。
支払依頼詳細画面では、却下理由を確認できます。
再申請の操作手順は、「再申請について」をご参照ください。
承認中の申請に対して可能な操作
支払依頼の申請に使われている請求書は、申請中、自動的に「編集ロック」されます。この状態では「請求書詳細画面での編集」や「ごみ箱への移動」、および手動での「ロック解除」ができません。請求書の内容を編集したい場合は、先に支払依頼の申請側で、以下のいずれかの操作を行ってください。
- 申請者による「取消」
- 承認者による「却下」
- すべてのステップでの「承認」
申請を取り消す
- 申請を取り消す
申請者は申請画面の［取消］ボタンをクリックして申請を取消すことが可能です。
1ステップでも承認が進んでいる場合、申請者は取消し操作を行うことはできません。
承認状況を確認する
遷移後の申請ページでは、システムの仕様上、内容の編集はできません。
「入力担当」権限の場合は、自身が申請した「支払依頼」のみ確認可能です。
請求書詳細画面から確認する
「請求書」メニュー → 承認中の請求書を選択 → 請求書詳細画面上部の［支払依頼 - 未承認］をクリックする。
支払依頼メニューから確認する
支払依頼メニュー → ［自分の申請 - 承認中］または［承認業務 - すべての承認］→該当の申請を選択する。
コメントを送信する
承認者は承認ルート内のコメント欄から申請者へコメントを送信することができます。また、申請者はメールでコメント受信通知を受け取ることができます。
詳しくは「ユーザ設定について - 通知設定について」をご確認ください。
なお、承認者へコメントのメール通知をご希望の場合は、別途コメント機能をご活用くださいませ。詳しくは「書類のコメント機能について」をご覧ください。
再申請について
申請が「却下」された場合は、再申請を行うことができます。
再申請を行うためには、以下のすべての条件を満たす必要があります。
- 請求書ステータスが「未処理」
- 書類タイプが「請求書」
- 却下された申請である
再申請の手順は、以下の通りです。
- 「支払依頼」メニュー → 自分の申請 → 「却下」の一覧から該当の申請をクリックします。
※ 却下時の通知メールからも該当の申請を開くことができます。 -
画面右上の［再申請］ボタンをクリックします。
ごみ箱ボタンをクリックすると、支払依頼の申請時にアップロードした請求書データは受取請求書内から完全に削除されます。なお、［却下］の一覧画面では削除済みの申請を閲覧可能です。
削除後は再申請を行うことができません。また、［再申請］ボタンや［請求書を削除］のボタンは非表示となりますのでご注意ください。 - 申請内容で必要箇所の修正と、承認ルートの設定を行い「新規申請」をクリックします。
再申請ができない条件と対処法
却下された申請画面に［再申請］ボタンが表示されない場合があります。
考えられる要因と対処方法について、以下をご参照ください。
申請に利用している書類がごみ箱へ移動されている
【対処方法】
キャビネットメニューもしくは請求書メニューの［書類（請求書）一覧 - ごみ箱］から該当の書類を開き、［ごみ箱から戻す］をクリックしてください。
書類タイプが［請求書］以外に変更されている
【対処方法】
キャビネットメニューから該当の書類情報を開き、書類タイプを［請求書］に戻してください。
請求書ステータスが［未処理］以外に変更されている
【対処方法】
請求書ステータスを一度変更すると、［未処理］へ戻すことはできません。支払依頼メニューの［新規申請］ボタンから新規で申請を進めてください。
申請に利用した請求書が削除されている
【対処方法】
［請求書を削除］ボタン押下後は、この申請を用いて再申請を行うことはできません。［新規申請］ボタンから新規で申請を進めてください。
請求書メニューへの引継がれる項目
支払依頼メニューから請求書メニューへ引き継がれる項目は下記になります。
- 取引先
- 負担部門
- 金額
- 取引日
- 支払期日
- メモ