受取請求書の「キャビネット」メニューを使うと、電子帳簿保存法に則って書類を効率的に電子保管することができます。
こちらの記事では、「キャビネット」メニューにおける書類ファイルのアップロードから保存、閲覧など基本的な操作の流れについて説明します。
「キャビネット」メニューでできること
さまざまなビジネス書類の保管や閲覧、整理を、メニュー内で効率的に行うことができます。
基本的な操作の流れ
一般的な電子保管業務に合わせた、基本操作の流れを説明します。
書類タイプを設定する
受取請求書キャビネットでは、書類の属性に合わせた書類タイプを作成し、タイプ別に書類を保管・閲覧することができます。
詳細は「書類タイプについて 」をご覧ください。
書類をアップロードする
「キャビネット」メニューで書類ファイルをアップロードすると、AI-OCRが必要項目を読み取り、受取請求書キャビネットへ取り込みます。
詳細は「書類の取り込み（アップロード）方法について」をご覧ください。
取り込まれた書類の詳細画面では、PDF上の読み取り位置と読み取った情報が反映された各項目が、項目別に対応した色でハイライト表示されます。
詳細は「AI-OCRについて - 読み取った情報の反映」をご確認ください。
電子帳簿保存法に則って書類を保管する
受取請求書キャビネットでは、電子帳簿保存法の検索性の要件と真実性の要件に、下記の通り対応しています。
- 各書類の「取引先」「日付」「金額」に関する情報を自動付与することで、検索性の要件に対応
- 差し替え前の書類やごみ箱へ移動した書類を確認することができ、真実性の要件に対応
※ オプションとしてタイムスタンプ機能を有効にすることで、より真実性を増して利用できます。タイムスタンプ機能が有効になると、アップロード時点で書類にタイムスタンプが付与されます。
なお、2023年12月以前に保管した書類については、スキャナ保存の要件となる書類の階調情報もシステム上に記録されます。
※ 階調情報の保持についてはスキャナ保存の要件であり、電子取引については必須ではありませんが、受取請求書キャビネットではすべての書類において階調情報を保存しています。
書類を閲覧・検索する
受取請求書キャビネットに保管されている書類は、書類タイプ別に閲覧できることに加えて、検索やフィルタ機能を使った効率的な管理が可能です。
詳細は「書類・取引先の検索（フィルタ）について」をご覧ください。